Por que escolher o ERP?
Muito se fala sobre ERP (Enterprise Resource Planning). Mas o que é exatamente o ERP? Quando você deve considerá-lo para sua empresa? E como identificar o que você precisa?
Para que é usado o software ERP?
O ERP é um software de gerenciamento que centraliza todos os fluxos operacionais de uma empresa: contabilidade, vendas, recursos humanos, etc.
Como funciona uma empresa jovem
No estágio inicial, a escolha do software ERP é rara. Os empreendedores geralmente começam organizando seu banco de dados no Excel. Eles podem passar para uma ferramenta de negócios quando surgir a necessidade: software de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciamento de vendas ou software de contabilidade para escrituração contábil. Até o momento, não há nenhum ERP no horizonte e , a priori, não há necessidade dele. Então, qual seria o gatilho? Em que momento uma empresa pode ou deve considerar um software ERP?
Necessidades crescentes
A necessidade de uma ferramenta de ERP surge quando :
- as disfunções internas se acumulam,
- os processos se tornam redundantes ou trabalhosos.
Digamos que um de seus vendedores saiba que um cliente se mudou. Ele mesmo anota o fato. Mas se ele não pensar nisso e não passar a informação para o departamento de contabilidade, as faturas e cartas continuarão a ser enviadas para o endereço antigo. Para incentivar as trocas internas, as reuniões departamentais podem ter como objetivo cobrir todos os pontos que precisam ser levantados. Mas o risco é que alguns deles sejam omitidos. Com a cabeça na areia, é fácil, para não dizer comum, esquecer quais informações precisam ser repassadas aos colegas.
A necessidade de uma ferramenta comum
Não é tanto o tamanho da sua empresa, mas o volume de dados processados que o levará ao ponto de precisar instalar um software ERP. Na medida em que as informações inseridas por alguém na empresa se tornam acessíveis a todos os seus departamentos, você elimina instantaneamente os problemas de transmissão de informações. Mais autônomos, todos têm acesso aos dados que lhes interessam e podem se aprofundar, se necessário. De um ponto de vista estrutural, o ERP se torna a espinha dorsal da organização. Comum a todos os funcionários, ele está no centro das tarefas e do progresso de todos. Colaborativo, ele introduz maior transparência. E para a gerência e os vários chefes de departamento, facilita o gerenciamento dos negócios. Os números, disponíveis em um único lugar, podem ser cruzados para fornecer uma visão geral concreta da situação da empresa, do ponto de vista financeiro, competitivo ou humano.
Como escolher seu software ERP?
Dependendo de seu setor/negócio
Em geral, as empresas têm processos semelhantes: prospecção, vendas, faturamento, gerenciamento interno etc. No entanto, a maneira como cada uma delas opera será diferente, em maior ou menor grau. Uma agência de consultoria, por exemplo, não funcionará da mesma forma que uma construtora: prospecção de cenários, apresentação de orçamentos, chamadas para projetos, faturamento por tarefa ou por hora etc. Por isso, alguns softwares ERP são dedicados a um ou mais setores específicos. O IOvision, por exemplo, é mais voltado para empresas de serviços, como agências e escritórios, enquanto o Archipelia é mais voltado para atividades de varejo, comércio e produção.
Recursos específicos
Esse software ERP, uma espécie de kit de ferramentas específico do setor, é pronto para uso. Se você trabalha em um determinado setor , essa é a ferramenta ideal para você. Mas... pode ser que, embora atue em um determinado campo, você tenha seu próprio modelo de negócios ou modo de operar que o diferencie de seus colegas. Nesse caso, o software pronto para uso pode não ser adequado para você. Então, você tem duas alternativas:
- Optar por um ERP que atenda às suas necessidades específicas. Se, por exemplo, você identificou que a gestão de recursos humanos é um fator essencial para o sucesso do seu modelo de negócios. Então, seria sensato optar por uma ferramenta que seja particularmente avançada nessa área, como o Zéphir, por exemplo.
- Opte pela modularidade. Sua equipe de vendas pode estar acostumada a trabalhar com uma ferramenta, ou suas contas podem estar sendo gerenciadas por outra há algum tempo. Ao optar por um ERP transversal, você terá que pedir às suas equipes que mudem seus hábitos e seu ambiente de trabalho. E algumas delas podem achar a nova ferramenta menos eficaz. Felizmente, cada vez mais ERPs são equipados com APIs para que possam fazer interface com soluções de terceiros. Essa compatibilidade de ferramentas significa que você pode escolher ou manter a solução que cada um de seus departamentos deseja, ao mesmo tempo em que unifica o sistema de informações da estrutura.
Se uma empresa pode passar sem o ERP, sempre haverá um momento em que ele será necessário. O software ERP agiliza os fluxos de trabalho internos e ajuda a melhorar a produtividade, desde que corresponda aos negócios ou às necessidades específicas da empresa.
Artigo traduzido do francês