Aprimore seu processo de pedido para pagamento com esses 9 pacotes de software indispensáveis!

Por que a otimização do processo order-to-cash se tornou um desafio estratégico para sua empresa?

Em um cenário de crescente digitalização que afeta todos os setores, o desempenho só pode ser alcançado por meio da automação das operações. O objetivo? Resistir à pressão da concorrência, tornando-se mais eficiente e ágil e concentrando suas prioridades na satisfação do cliente.

É por isso que é uma boa ideia analisar a simplificação da cadeia do pedido ao caixa, pois ela é uma alavanca para a melhoria dessas áreas e, portanto, para o crescimento.

O uso de uma solução de software adaptada às suas ambições e à maturidade de sua organização em termos de transformação digital é essencial. É por isso que este artigo apresenta uma seleção de ferramentas para o gerenciamento eficaz do ciclo do cliente.

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O que é order to cash?

Definição de order to cash

O processo order to cash (do pedido ao caixa), também conhecido pelos acrônimos O2C ou OTC, abrange todas as atividades relacionadas ao ciclo do cliente e ao processamento de pedidos como um todo.

Como resultado, a atividade de O2C é posterior àquelas ligadas ao marketing, às ações de vendas e ao ciclo do fornecedor (procure to pay ou purchase to pay).

Vamos examinar mais detalhadamente os estágios que tradicionalmente compõem a cadeia do pedido ao caixa:

☑️ O pedido é feito pelo cliente, independentemente do canal utilizado (seu site, diretamente com um representante de vendas ou assistente de administração de vendas, etc.).

☑️ O processamento do pedido, em termos de administração e software.

☑️ Preparação do pedido, em armazéns de logística, por exemplo.

☑️ Expedição e entrega do pedido ao cliente.

☑️ Faturamento e cobrança. Observe que essa fase pode incluir várias subetapas adicionais, principalmente no caso de não pagamento. De fato, o order to cash e a cobrança são duas atividades frequentemente associadas.

Os desafios do order to cash

Mais do que apenas uma atividade operacional, uma sequência de fases, o order to cash envolve cada vez mais a ideia de digitalizar e otimizar as ações. O objetivo é atender a três desafios principais, que se tornaram essenciais para que você permaneça competitivo:

• Questões de custo: otimizar seu processo de O2C significa economizar tempo para que você possa se concentrar em tarefas com maior valor agregado para sua empresa e seus clientes.
  
• Prazos: ao reduzir o ciclo do cliente, você também economiza dinheiro e aumenta a satisfação do cliente.
  
• Questões de qualidade: por fim, o principal desafio do order to cash é oferecer aos clientes uma experiência de qualidade, de modo a evitar disputas e aumentar a taxa de fidelidade do cliente.

Mas para enfrentar esses vários desafios e garantir a eficiência de sua cadeia O2C, o uso de software torna-se rapidamente essencial.

Quais são as etapas do processo O2C?

O processo de O2C é composto por um conjunto de etapas fundamentais que começam com o recebimento de um pedido do cliente e terminam com a cobrança do pagamento.

Compreender e otimizar cada etapa desse processo é fundamental para garantir uma gestão de vendas eficaz, a satisfação ideal do cliente e uma boa gestão do fluxo de caixa. Vamos dar uma olhada mais de perto nos diferentes estágios do processo O2C e sua função na operação geral da empresa.

1. Registro do pedido

Quando o cliente faz um pedido, os detalhes da transação são registrados no software de gerenciamento de pedidos da empresa. Isso inclui informações sobre os produtos pedidos, quantidades, preços e detalhes de contato do cliente.

2. Verificação do pedido

O pedido registrado é então verificado para garantir que esteja em conformidade com as políticas da empresa. Isso pode envolver a verificação do crédito do cliente, a disponibilidade de produtos em estoque e a conformidade com os termos contratuais.

3. Preparação do pedido

Após a validação do pedido, ele é preparado para o envio. Isso envolve o processo de separação, no qual os produtos são coletados do depósito, seguido da embalagem e da etiquetagem adequadas das embalagens para envio.

4. Geração e envio da fatura

Enquanto o pedido está sendo preparado, a fatura correspondente é gerada. Essa fatura detalha os produtos pedidos, os preços, os custos de remessa e quaisquer outros encargos aplicáveis. A fatura é então enviada ao cliente para pagamento.

5. Rastreamento da entrega

Depois que o pedido é despachado, o rastreamento da entrega é realizado para garantir que os produtos cheguem ao seu destino no prazo. Isso pode envolver o rastreamento de pacotes usando números de rastreamento e a comunicação com as transportadoras, quando necessário.

6. Pagamento

Depois que o cliente receber os produtos, ele procederá com o pagamento correspondente à fatura. Isso pode ser feito por vários meios de pagamento, como transferências bancárias, cheques ou pagamentos on-line.

7. Registro de pagamentos e fechamento da transação

Por fim, após o recebimento do pagamento, ele é registrado nos sistemas de contabilidade da empresa, atualizando as contas a receber. A transação é então considerada encerrada e o processo de pedido em dinheiro é concluído para esse pedido específico.

Por que usar um software para aprimorar seu processo de pedido para pagamento?

Funcionalidades gerais esperadas do software

A otimização de sua cadeia O2C anda de mãos dadas com o uso de software.

Embora essas soluções possam ser de diferentes tipos (software de desmaterialização, CRM, ERP, ferramentas analíticas, etc.), espera-se que um determinado número de funções otimize o ciclo do cliente. Entre elas estão

• processamento automatizado de pedidos
• centralização dos dados do cliente
• comunicação e colaboração (mensagens instantâneas, gerenciamento de tarefas e projetos, etc.),
• funções analíticas (relatórios, painéis de controle, etc.),
• desmaterialização de documentos,
• faturamento,
• gerenciamento de documentos (compartilhamento de documentos, arquivamento, etc.),
• integração com vários pacotes de software (ERP, CRM, etc.),
• etc.

Em última análise, o uso de tais funcionalidades oferece uma série de benefícios que atendem a um objetivo específico: apoiar a implementação das melhores práticas de order-to-cash.

Os benefícios do uso do software

De acordo com um estudo da IBM, as empresas que otimizaram seu processo de O2C são 81% mais eficientes no gerenciamento de seus pedidos.

ibm.com

Automação de processos

O gerenciamento do ciclo do cliente tem impacto em todas as atividades da empresa e exige um grande número de intervenções humanas. Em outras palavras, se ocorrerem atrasos ou erros em qualquer estágio, por exemplo, no gerenciamento de estoque, toda a cadeia sofrerá as consequências.

A automação e a racionalização dos processos operacionais por meio de software limitam esses riscos.

Eliminação de tarefas de baixo valor agregado

A consequência da implementação de processos automatizados é a redução de atividades de baixo valor agregado, como a entrada manual de pedidos.

Livres dessas tarefas, as equipes ficam mais disponíveis para trabalhar em missões mais importantes, como a melhoria do relacionamento com o cliente- um verdadeiro impulsionador da fidelidade!

Comunicação mais fluida entre os vários participantes da empresa

A falta de comunicação e rastreabilidade entre os vários participantes da cadeia de O2C pode gerar confusão. Isso pode ter um impacto negativo no desempenho de sua empresa e nas relações com os clientes.

Usando a ferramenta certa, é possível simplificar a comunicação e melhorar a colaboração entre as equipes.

Monitoramento e medição do desempenho

Graças às soluções de software, a análise de dados e os relatórios podem ser usados para corrigir pontos de lentidão e identificar áreas de melhoria nos processos de gerenciamento de pedidos para pagamento.

Qualificação dos dados dos clientes

Ter dados de clientes corretos, completos e atualizados permite que você :

• evitar erros infelizes que poderiam prejudicar o relacionamento com sua empresa, como entregas atrasadas;
• obter a visibilidade necessária para orientar sua estratégia de O2C.

Melhorar a experiência do cliente

Esse é, sem dúvida, o benefício mais importante a ser obtido com o uso do software.

De fato, a satisfação do cliente, em todos os pontos de contato, continua sendo uma das principais prioridades do order to cash. Você precisa garantir que seus clientes tenham uma experiência tranquila de pedido, pagamento e entrega.

Além disso, com o uso de software, você pode trabalhar para melhorar as trocas, principalmente em caso de disputas.

Soluções Order to Cash

Descubra nossa seleção de soluções de software para aumentar a eficiência e a produtividade, a serem escolhidas de acordo com suas necessidades e a possível integração com seus ambientes de trabalho.

Esker: a solução O2C completa

O Esker é uma solução de software SaaS desenvolvida para automatizar todas as atividades de aquisição-para-pagamento e pedido-para-caixa. A solução Esker oferece aos usuários uma plataforma, integrando tecnologias de inteligência artificial, que permite a criação de valor agregado e eficiência em cada etapa do ciclo do cliente.

Visão geral da interface Esker order to cash:

Benefícios do software Esker :

Gerenciamento de pedidos e disputas com clientes, bem como distribuição de faturas, pagamento, crédito ao cliente, cobranças, cobrança de dívidas... todo o seu processo O2C é controlado e monitorado por meio de uma interface única, amigável e colaborativa.

Integrado a vários sistemas ERP (SAP, Cegid, Microsoft Dynamics, Oracle, etc.), o Esker ajuda as empresas a transformar e modernizar seus processos, garantindo ao mesmo tempo uma ótima experiência do cliente.

Flowie: a plataforma para equipes modernas de compras e finanças

Se você trabalha em uma empresa com processos complexos, o software Flowie é a escolha perfeita. Essa plataforma unificada centraliza todas as operações ligadas aos ciclos order-to-cash e procure-to-pay, para o benefício de uma melhor gestão financeira. E faz tudo isso sem problemas, graças à sua interface intuitiva!

Visão geral da interface de gerenciamento de faturas da Flowie:

Vantagens do software Flowie:

Em nível de O2C, a Flowie reúne todas as principais funcionalidades: gerenciamento de pedidos, faturamento, portal do cliente, análises, etc. A solução também é particularmente poderosa em termos de cobrança de dívidas e automatiza uma grande parte do procedimento (lembretes, cobrança inteligente de faturas etc.).

E para tornar suas tarefas ainda mais fáceis, esse software se integra nativamente ao seu ecossistema tecnológico, como seu ERP ou ferramenta de contabilidade, com apenas alguns cliques. Ele também conta com um Copiloto de IA para ajudar a acelerar as aprovações e a tomada de decisões.

Por fim, a Flowie está se candidatando para se tornar uma Plataforma de Desmaterialização de Parceiros como parte da reforma da faturação eletrônica.

Microsoft Dynamics 365: software de gerenciamento de negócios

O Microsoft Dynamics 365 é uma solução abrangente para gerenciar todas as atividades de uma empresa. E, embora suas funcionalidades de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) tenham contribuído para sua reputação, esse software também oferece suporte ao processo do pedido ao caixa.

Visão geral da interface de gerenciamento de armazém do Microsoft Dynamics 365:

Benefícios do Microsoft Dynamics 365 :

O Microsoft Dynamics 365 possibilita a racionalização de várias ações relacionadas à cadeia de suprimentos, ou seja, todos os fluxos que transitam das matérias-primas até o cliente final. O processo order-to-cash está, portanto, vinculado ao processo da cadeia de suprimentos.

Em termos concretos, com a ajuda dessa ferramenta, as equipes garantem um gerenciamento moderno dos armazéns graças a estimativas mais precisas das datas de entrega, levando em conta todas as restrições humanas e materiais. Todos os problemas de estoque são informados em tempo real e a automação dos fluxos de informações permite acelerar a entrega dos produtos aos clientes.

Por fim, a solução também oferece funções para pedidos, faturamento, devoluções de produtos e pós-venda.

Neotouch: a plataforma completa para desmaterialização de faturas de clientes

O Neotouch é uma solução de software baseada em SaaS para desmaterialização de faturas de clientes, destinada a VSEs, PMEs e SMIs. Mas ele vai além de um simples EDM, pois se encarrega de todo o processo de faturamento, desde a transmissão de documentos ao cliente até o gerenciamento de lembretes e a prevenção de disputas.

Leia mais sobre os benefícios do Neotouch:

Vantagens do Neotouch:

O Neotouch automatiza o gerenciamento de contas a receber e todos os processos associados, especialmente graças às tecnologias de inteligência artificial. Como resultado, você economiza um tempo precioso em suas operações, podendo dedicar mais tempo ao relacionamento com os clientes, e economiza no envio de faturas. Essa otimização do seu fluxo de caixa também é apoiada pela automação dos procedimentos de cobrança, o que significa que você pode reduzir os prazos de pagamento.

Perfeitamente alinhada com a legislação atual e futura (em particular, com a legislação sobre faturamento eletrônico obrigatório), a plataforma incorpora uma ampla gama de funções, como uma trilha de auditoria confiável e arquivamento com valor probatório.

Por fim, se você trabalha com clientes do setor público, a ferramenta também gerencia o envio e o rastreamento de suas faturas por meio do portal Chorus Pro.

Odoo: ERP de código aberto 100% personalizável

Odoo, o ERP de código aberto, contém centenas de aplicativos diferentes para atender a todos os tipos de necessidades, incluindo aquelas relacionadas ao order to cash. Sua principal força reside, portanto, em sua incrível modularidade, permitindo que cada empresa, independentemente de seu setor de atividade ou tamanho, ganhe em eficiência.

Visão geral da interface de faturamento do Odoo:

Vantagens do software Odoo:

O Odoo consiste em 45 módulos (finanças, vendas, recursos humanos, etc.) projetados para gerenciar todas as atividades de sua organização. No que diz respeito ao ciclo do cliente, o software integra uma infinidade de funções: criação de cotações e formulários de pedido, gerenciamento de estoques e remessas, faturamento, etc. Todas elas estão perfeitamente interconectadas, de modo que o processo seja o mais fluido e automatizado possível.

Além disso, você pode optar apenas pelos módulos de que precisa, obtendo assim uma solução personalizada de acordo com seu orçamento.

Por fim, o Odoo é apreciado pelos usuários por sua velocidade de implementação e facilidade de uso.

Power BI: a ferramenta de análise e processamento de dados

O Power BI da Microsoft é frequentemente citado como uma ferramenta para gerenciar e analisar dados reais e preditivos para otimizar o sistema O2C.

Visão geral de um painel de controle do Power BI:

Benefícios do software Power BI :

O Power BI oferece suporte a executivos e gerentes na análise de seus KPIs e, portanto, em todas as decisões estratégicas relacionadas ao ciclo do cliente. Como um software de business intelligence, ele oferece visualização simples e personalizável de relatórios e painéis: quaisquer problemas (atrasos recorrentes nas entregas, por exemplo) são relatados em tempo real, para que as empresas possam ser mais ágeis em seu gerenciamento.

Além disso, o Power BI se integra a uma ampla gama de ferramentas (Salesforce, Dynamics 365, Excel, etc.) e pode ser facilmente implantado em seu ambiente de trabalho, facilitando o uso por suas equipes.

SAP Business One: ERP para pequenas empresas

Você dirige uma pequena empresa? Então o SAP Business One é a solução para você.

Visão geral da interface de gerenciamento de estoque do SAP Business One:

Benefícios do SAP Business One:

Como um bom ERP, o SAP Business One inclui inúmeras funcionalidades relacionadas ao ciclo do cliente: gerenciamento de dados do cliente, pedidos, entregas, gerenciamento de devoluções, adiantamentos, faturamento e assim por diante. Tudo de forma simples e automatizada, com uma interface intuitiva que permite que toda a equipe envolvida se familiarize rapidamente com a solução.

Além disso, uma versão móvel bem projetada ajuda os funcionários em trânsito a realizar suas tarefas.

Por fim, a ferramenta é flexível e modular, de modo que pode acompanhar o ritmo de seus desenvolvimentos estratégicos, seu crescimento e seu orçamento.

SY by Cegedim: digitalização de faturas e do processo order-to-cash

O SY é uma solução de digitalização de processos de negócios para PMEs, PMIs e grandes empresas.

Sua equipe de especialistas pode ajudá-lo a atingir seu objetivo de conformidade sem papel e tornar seus vários processos fluidos e eficientes, independentemente de suas necessidades específicas.

Esse software SaaS, cujos dados estão hospedados na França, o ajudará com uma série de questões diferentes: digitalização de faturas, assinaturas eletrônicas, arquivamento com valor probatório, fluxos de trabalho de validação, etc.

Visão geral da interface SY by Cegedim :

Vantagens do software SY :

O SY da Cegedim lhe permite desmaterializar tanto as faturas de seus clientes (order to cash) quanto as faturas de seus fornecedores (purchase to pay). Você pode gerenciar seu processo de contrato a pagamento do início ao fim em uma única interface, desde a assinatura do contrato até o pagamento eletrônico da fatura.

A ferramenta suporta todos os métodos de desmaterialização utilizados por seus clientes (e fornecedores) e aceita todos os formatos de faturas: papel por meio de digitalização, envio/recebimento por e-mail, exportações do ERP, arquivos EDI estruturados ou faturas inseridas diretamente no portal SY. Os arquivos emitidos estão em conformidade com a legislação, e seu processamento e roteamento são simplificados.

As trocas com seus clientes ocorrem de forma mais tranquila e os prazos de pagamento são consideravelmente reduzidos.

Zeendoc: EDM para PMEs e autoridades locais

O Zeendoc é um software de gerenciamento de documentos eletrônicos, ou EDM, disponível no modo SaaS. Perfeitamente adaptado às necessidades e aos orçamentos das pequenas e médias empresas, ele coleta todas as informações, classifica-as e as disponibiliza para os funcionários envolvidos.

Portanto, a solução apóia a desmaterialização de vários processos (RH, fornecedores, etc.), incluindo o ciclo do cliente.

Apresentação completa do Zeendoc :

Vantagens do software Zeendoc:

O Zeendoc desmaterializa todo o arquivo do cliente: assinatura eletrônica de contratos e faturas, arquivamento automático e arquivamento de documentos (graças à tecnologia de reconhecimento), gerenciamento completo de faturas, acompanhamento de pagamentos, etc.

O objetivo do software é realmente acelerar o processo de faturamento e melhorar o máximo possível o acompanhamento do cliente. Por exemplo, ao automatizar os lembretes e os procedimentos de cobrança, você pode receber o pagamento mais rapidamente.

O Zeendoc também garante a segurança e a integridade dos seus documentos: gerenciamento de acesso, trilha de auditoria confiável, etc.

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Transformação digital e o processo de pedido para pagamento

A importância atribuída à digitalização e à otimização dos processos order-to-cash revela uma realidade que as empresas de hoje não podem mais negar: Em um momento em que a jornada do cliente está se tornando cada vez mais omnicanal e os fluxos de informações e atividades estão se tornando mais complexos, as empresas precisam estar bem equipadas!

É por isso que um software adaptado às suas ambições e ao seu ambiente será, sem dúvida, um ativo valioso que o diferencia de seus concorrentes, que ainda estão atrasados e carentes de inovação.

Uma empresa bem equipada, sim, mas também uma empresa bem "evangelizada". Não é possível adotar as mudanças relacionadas à transformação digital da sua empresa e à desmaterialização dos fluxos de trabalho sem uma boa comunicação interna e apoio a todas as suas equipes.

É por isso que você precisa dedicar tempo para implementar adequadamente seus novos padrões O2C e treinar seus funcionários em suas novas ferramentas. Mas se você observar o tempo economizado e o aumento da produtividade deles, eles dirão "obrigado"!