Escolher seu ERP: uma dor de cabeça? Não tão certo se você levar em conta os fundamentos atuais!
O que está em jogo?
Para muitas PMEs, a escolha de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma decisão muito estressante. Os riscos são sempre altos, tanto a curto quanto a longo prazo. A escolha errada pode até levar uma empresa a sérios problemas. Atualmente, há uma infinidade e diversidade de soluções de ERP em oferta.
Você deve optar por um ERP generalista ou especializado? Instalado localmente ou na nuvem? Você deve escolher um fornecedor "grande" e estabelecido há muito tempo ou um novo e mais ágil? Você deve ir direto ao fornecedor da solução ou passar por um integrador? Você deve escolher um ERP monolítico completo ou uma solução mais modular? Qual é o orçamento adequado?
Todas essas perguntas são legítimas. Em uma tentativa de respondê-las, aqui estão alguns fundamentos que devem ser mantidos em mente durante a fase de seleção.
Qual orçamento deve ser alocado para o projeto?
Não há regras sobre esse assunto, dependendo do fato de o investimento ser de curto ou longo prazo. Uma solução escalonável que seja sustentável ao longo do tempo costuma ser mais cara do que uma solução mais fixa.
A escolha de uma solução com base em um orçamento absoluto geralmente é um erro, pois é uma visão de curto prazo. É preciso pensar em termos de ROI , em termos de ganhos de produtividade e em termos da capacidade da solução de dar suporte à empresa à medida que ela avança para outras áreas de negócios e cresce. Isso pode ser resumido no termo "AGILIDADE", que se tornou um fundamento essencial diante das mudanças cada vez mais rápidas no modelo de negócios.
Também vale a pena lembrar que fazer a escolha errada, optando pelo menor lance (25% dos casos), resulta em uma penalidade tripla:
Comprar a 1ª solução, comprar a 2ª solução, triplicar o tempo gasto no projeto (você gasta o dobro do tempo na primeira solução para tentar mantê-la e evitar uma declaração de fracasso!)
Com o advento do modelo de negócios e tecnologia Saas (aluguel de software), dois orçamentos separados precisam ser levados em conta: o orçamento para configurar a solução e o orçamento anual para usar o software e atualizá-lo. Com muita frequência, o cliente analisará atentamente o aluguel recorrente e escolherá a proposta mais baixa. Na conservadora cultura francesa, a TI ainda é vista como um investimento depreciável (capex) e não como uma despesa (opex)... Isso pode ter sido compreensível há 10 anos, mas não mais com o desenvolvimento constante e muito rápido de novas tecnologias. O orçamento recorrente é e deve ser usado para cobrir esses desenvolvimentos contínuos.
Solução SaaS ou no local: ainda um dilema para alguns?
Em 2020, mais de 80% dos novos projetos de ERP estarão abertos ao modelo SaaS, ao passo que, há 10 anos, esse modelo era solicitado em menos de 20% dos casos!
Hoje, com os mercados mudando cada vez mais rapidamente como resultado da globalização, do advento de novos modelos de negócios e, mais recentemente, da ascensão do SaaS, está claro que o modelo SaaS é o caminho a seguir.Com o surgimento de novos modelos de negócios e, mais recentemente, com o aumento do teletrabalho na esteira da crise da Covid-19, o modelo local sofreu uma derrota: Estático, pouco ágil, com muitos recursos específicos que são difíceis de manter ao longo do tempo e que envelhecem mal porque as atualizações são muito raras. Não é incomum ver soluções locais que estão em funcionamento há 10 ou até 15 anos sem nenhuma atualização. As consequências são claras: a produtividade da empresa cai drasticamente e não está mais adaptada às exigências atuais. Os funcionários gastam uma quantidade considerável de tempo em tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas com as novas soluções (várias entradas, busca de informações, consolidação tediosa de números etc.).
Em geral, esse problema de atualização é muito mais bem resolvido em um modelo SaaS, pelos seguintes motivos:
- O núcleo do software é centralizado em um servidor,
- As atualizações nas estações de trabalho dos usuários são processadas automaticamente pelos editores do navegador (Chrome, IE etc.) no caso de uma solução desenvolvida nativamente usando tecnologias da Web.
O SaaS é bom, mas o multilocatário é ainda melhor!
Dê preferência a soluções/aplicativos multilocatários sempre que possível!
Diz-se que um aplicativo é multilocatário quando todos os clientes da solução estão usando a mesma versão : a atualização mais recente... Por exemplo, os aplicativos que você usa no seu smartphone são verdadeiros aplicativos multilocatários: Eles são atualizados regularmente e as funcionalidades estão em constante evolução para todos os usuários ao mesmo tempo. A comunidade de usuários está envolvida nesses desenvolvimentos.
As soluções de ERP multilocatário ainda são raras no mercado, pois exigem que os editores que adotam esse modelo como parte de sua estratégia de pesquisa e desenvolvimento adotem uma disciplina extremamente rigorosa para lidar com as solicitações específicas feitas pelas empresas clientes. Como cada empresa é única, não é incomum ter de lidar com solicitações específicas. Há duas maneiras de lidar com elas: ou você desenvolve essas novas funcionalidades fora do software principal (e isso é menos dispendioso no curto prazo), ou essas especificidades são processadas no modo "universal" no software principal e isso é menos dispendioso no longo prazo.O software principal é processado no modo "universal", e os recursos específicos em questão tornam-se parâmetros específicos para esse cliente, alimentando assim o novo padrão que está sendo ampliado. Esse último caso é o da filosofia multilocatário: mais caro no curto prazo, mas muito menos no longo prazo...
Intrinsecamente, essas soluções multilocatário só podem ser implementadas por editores de software que integram a solução para seus próprios clientes (ou por um número muito limitado de parceiros de integração).
Como regra geral, os integradores puros não têm acesso ao código-fonte do fabricante.
Essas soluções multilocatário têm vantagens estratégicas reais para aqueles que as utilizam:
- A P&D do editor beneficia sistemática e regularmente todos os clientes
- Os desenvolvimentos solicitados por um cliente existente ou por um novo cliente beneficiam toda a comunidade de clientes: é um modelo mutualista.
- Todos os desenvolvimentos (novas funções) são capitalizados para o benefício de todos os clientes. Nesse caso, podemos falar de sustentabilidade programada!
- As atualizações são frequentes (pelo menos 6 vezes por ano) e compatíveis com todos os clientes.
- As atualizações são gratuitas (incluídas na assinatura).
- A solução é resiliente diante de mudanças contínuas, portanto, não há mais necessidade de reformular o ERP (a cada 7 a 10 anos) e utilizar muitos recursos internos para gerenciar essas transições/migrações.
Ainda preciso estar próximo do meu fornecedor?
Para responder a essa pergunta, precisamos colocar o novo modelo SaaS em perspectiva.
O que pode ter sido relevante na era do local não é mais realmente relevante na era do SaaS, porque toda a infraestrutura é terceirizada.
Por outro lado, assim que não houver mais essa proximidade geográfica, a excelente disponibilidade do suporte ou da Hot-Line deve ser validada antes de escolher um fornecedor. Você pode verificar isso facilmente entrando em contato com os clientes da solução.
Devo optar por um desenvolvimento específico ou padrão?
Essa é uma questão bastante clara, se você concordar com os argumentos acima e, em particular, com as virtudes do modelo multilocatário. É claro que você deve optar pela solução mais padrão possível. Há muitos motivos para isso:
- Custos de implementação minimizados
- Menos bugs iniciais
- Economia de tempo na implementação
- Estabilidade da solução padrão
- Mais fácil de atualizar
Resumindo e concluindo
O orçamento para o sistema de informações de uma empresa não deve mais ser visto como um investimento único, mas como um encargo recorrente para financiar os desenvolvimentos tecnológicos contínuos e interromper os ciclos traumáticos e demorados de revisão do sistema de TI (5 a 7 anos). Em ordem decrescente de resiliência e durabilidade das soluções em face de mudanças tecnológicas muito rápidas, não hesito em colocar o modelo Saas multilocatário no topo, o modelo Saas na parte inferior e o modelo local na parte inferior.
Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial da appvizer. Seus comentários e posições são próprios.
Artigo traduzido do francês