O que você deve escolher entre ERP e aplicativos especializados?
Sua empresa está crescendo ano após ano e você está acumulando softwares que não se comunicam entre si? Talvez você tenha uma necessidade repentina e combinada de relacionamento com o cliente, gerenciamento de projetos, recursos humanos e outras áreas? Então, surge a questão de reunir suas soluções de software para aumentar a produtividade. Leia todos os nossos conselhos sobre o uso do ERP.
Trata-se de um nó crítico na evolução de sua empresa, que a tornará mais eficiente ou, ao contrário, retardará seu desenvolvimento. Há apenas cinco anos, não havia dúvidas: a solução ideal era o ERP. A escolha agora é menos óbvia com a proliferação de soluções SaaS (Software as a Service) que atendem a todas as suas necessidades e se comunicam entre si de forma nativa... Quase como um aplicativo ERP, por assim dizer.
Ainda estamos falando de ERP em 2016?
Sim... Mas as coisas mudaram muito. Para entender isso, precisamos voltar aos conceitos básicos de ERP. Um ERP é um conjunto de módulos especializados (RH, finanças, gestão de vendas, etc.). Eles operam em um único banco de dados que garante o compartilhamento, a atualização e a rastreabilidade dos dados em todos os módulos do sistema. O aplicativo ERP abrange a maioria das necessidades comerciais de uma empresa e, de fato, constitui todo o seu sistema de informações. A vantagem fundamental do ERP é que ele pode rastrear todas as operações, desde as cotações até os relatórios financeiros.
Os ERPs de que estamos falando são publicados pela Oracle, SAP e outras empresas históricas. Eles agora estão sendo questionados devido ao seu alto custo (várias centenas de milhares de euros, excluindo os custos de manutenção), à falta de colaboração e à incapacidade de levar em conta os requisitos de mobilidade.
Em 2016, o ERP está assumindo uma forma mais leve. De fato, às vezes ele é chamado de software de gerenciamento empresarial. Mesmo que os fundamentos permaneçam os mesmos, novas soluções, como IOvision e Fitnet Manager, se beneficiam das vantagens do SaaS: licenças mensais baixas, baixos custos de instalação, capacidade de compartilhar conhecimento além dos processos de negócios e acesso altamente seguro de qualquer dispositivo, a qualquer momento.
Por que um software especializado?
Os aplicativos ou softwares on-line no modo SaaS já atingiram um nível de maturidade que permite que sejam usados por PMEs e grandes grupos. Essas soluções, acessíveis por meio de um navegador da Web, são abertas. Quase todas elas oferecem APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos) que permitem a comunicação entre elas. Portanto, você pode escolher seu CRM, seu software de cotação e faturamento, seu software de gerenciamento de projetos e fazer com que todos eles se comuniquem entre si. Você fará estimativas com base nos clientes em seu CRM e, em seguida, executará os projetos assim que eles forem faturados.
Esse é o princípio.
Na realidade, ainda não é fácil encontrar um conjunto de aplicativos on-line que atenda às suas necessidades e, além disso, que se integre de forma nativa e perfeita entre si. No entanto, o futuro do SaaS especializado está caminhando nessa direção, e muitas vezes é possível negociar o desenvolvimento de um gateway com os editores ou fazê-lo internamente.
O melhor dos dois mundos
Considerado de forma independente, o software especializado geralmente tem a seu favor a simplicidade de uso e a agilidade. Muitas soluções de SaaS se "conectam" a aplicativos multifuncionais, como suítes de produtividade (ou suítes de escritório). O exemplo testado e comprovado é o Salesforce, Zoho CRM, Sellsy e outros CRMs on-line que se conectam ao Google Apps para integrar conversas por e-mail e compromissos com o gerenciamento de contas no CRM. Aqui estão apenas alguns dos benefícios dessa escolha:
- Experiência comercial : os CRMs, assim como os softwares de faturamento, cotação, contabilidade e gerenciamento de documentos etc., são projetados e aprimorados por editores especializados que recebem feedback de seus clientes todos os dias. Eles também enfrentam uma concorrência acirrada que está constantemente elevando o nível. São os clientes que se beneficiam.
- Abertura: para enfrentar a concorrência, os provedores de SaaS precisam provar que podem se adaptar às mudanças nas necessidades de seus clientes. Portanto, quase todos eles têm APIs que podem ser conectadas a qualquer outro SaaS. Alguns aplicativos on-line oferecem conectores nativos para outros aplicativos nomeados.
- Colaboração e mobilidade: os aplicativos SaaS especializados estão cada vez mais integrando bate-papo, compartilhamento de documentos e notificações. Os editores também estão se esforçando para oferecer um aplicativo para iPhone ou Android ou, no mínimo, uma interface dinâmica/responsiva (acesso por meio do navegador da Web a uma interface adaptada ao seu celular).
- Primeiros passos: a familiarização com um aplicativo especializado costuma ser menos impressionante do que com um ERP. O escopo do serviço é muito limitado e os usos são simplificados.
Pelos motivos expostos a seguir, o ERP tem vantagens inegáveis que garantirão que seu futuro continue tão brilhante como sempre:
- 1 fornecedor, 1 lógica: ao optar por uma solução completa, você só precisa integrar uma única lógica para automatizar todos os seus processos.
- As soluções de ERP são adaptadas para PMEs e até mesmo para empresas muito pequenas: o Microsoft Dynamics NAV e o Sage Gamme 30-100, por exemplo, são projetados para empresas de pequeno e médio porte.
- Os sistemas ERP estão se tornando mais especializados : essa é uma tendência importante. Para enfrentar a concorrência internacional, muitos ERPs são especializados em um determinado tema ou setor. Portanto, há muitas opções atualmente:
- O IOvision, o ERP desenvolvido pela IOcean, oferece um ERP abrangente e modular, feito sob medida para empresas de serviços. Como a editora também é uma empresa de serviços de TI, seus clientes se beneficiam de toda a experiência adquirida ao longo de seus projetos.
- O Fitnet Manager é outra opção de ERP voltada para empresas que trabalham em modo de projeto com seus clientes. Esse software de gestão empresarial inclui até mesmo um módulo de treinamento para seus instrutores.
- Integridade dos dados: como mencionado acima, ainda não há conexões "nativas" suficientes entre os aplicativos SaaS. O aplicativo ERP, portanto, tem a vantagem de poder alimentar os mesmos dados em todo o sistema de informações, de modo que eles possam ser rastreados por meio dos processos de negócios. Portanto, nunca haverá importação/exportação ou, pior ainda, redigitação de dados entre duas áreas de negócios.
- Cobertura funcional: estar em um ambiente unificado em termos de modelo de dados abre mais possibilidades em termos de uso. Portanto, os sistemas ERP geralmente oferecem funcionalidades mais avançadas. Eles também são projetados para PMEs e grandes grupos, de modo que atendem a necessidades avançadas. As soluções SaaS especializadas, por outro lado, são voltadas para o público em geral, portanto, você precisa fazer escolhas funcionais.
De modo geral, as empresas que desejam dar ênfase especial ao desempenho de uma ou mais equipes optarão por uma gama de SaaS especializados, geralmente em torno do pacote de escritório: o Google Apps e o Office 365 alcançaram um nível de popularidade e abertura tão grande que os editores de software on-line incluem espontaneamente a opção de recuperar dados desses serviços centrais. O ERP, por outro lado, é ideal para empresas que precisam industrializar seus processos de negócios. Essa opção permitirá que elas obtenham grandes economias de escala. O ERP também oferece excelente rastreamento de informações e integridade perfeita dos dados. Por fim, é mais provável que você opte por hospedar a solução em suas próprias instalações ou na nuvem do que com os participantes puros de SaaS, que, na maioria das vezes, operam sistemas multilocatários para todos os seus usuários.
Artigo traduzido do francês