3 chaves para uma implementação bem-sucedida do ERP
O ERP (Enterprise Resource Planning) está no centro da sua empresa. Ele é multifuncional, reunindo todas as informações de que você precisa para administrar sua empresa. Seus diferentes departamentos o compartilham como uma ferramenta de trabalho. Implementado corretamente, ele pode lhe poupar muito tempo e energia. Mas você tem medo de desencadear uma fábrica de gás. Então, como você faz isso? Descubra todos os nossos conselhos, dicas e práticas recomendadas sobre ERP.
Primeiro ponto: as etapas a seguir
Designe as pessoas de contato
Como parte de um projeto de implementação de ERP, você tem um contato dedicado no editor da solução. Seu perfil é o de integrador. Sua função é implementar com sucesso a nova ferramenta em sua organização. A implantação de uma solução de ERP envolve toda a empresa. Para atender às necessidades e expectativas de cada departamento, o gerente de projeto e sua equipe devem adotar uma visão multifuncional. A solução ideal é nomear um contato comercial para cada departamento. Cada pessoa formula suas expectativas e necessidades. E, com base nesse feedback, o ERP é co-construído.
Definição adequada do projeto
A preparação no início do projeto é essencial. Ela determina a qualidade da solução final. Ela envolve a realização de um diagnóstico rigoroso e exaustivo das diversas funcionalidades que o ERP deverá oferecer. A equipe responsável pelo projeto se mobiliza para reunir e conciliar as informações dos diversos departamentos. Um olhar crítico é de grande valia nessa etapa, pois essa reconciliação pode evidenciar certas duplicações ou ineficiências. Aqueles que sabem como identificá-las e questioná-las trazem um valor agregado real ao projeto.
Optar pela solução técnica certa que seja segura, simples e rápida
SaaS ou no local? SaaS (Software As A Service) é uma solução em nuvem. Enquanto que no local significa instalar o software localmente nos servidores da empresa. Durante muito tempo, as pessoas desconfiavam da nuvem em termos de segurança e confidencialidade dos dados. Isso agora é obsoleto. O software 100% baseado na Web não tem nada a invejar das versões locais. Seus sistemas de controle de acesso e certificados oferecem todas as garantias. Acima de tudo, a versão SaaS torna a instalação muito mais simples. Mais rápida, é muito menos trabalhosa de implantar do que uma versão local.
Configuração e teste final da solução
Antes de implantar o ERP em toda a empresa, todos os seus recursos precisam ser testados. Esses testes economizarão seu tempo no restante do processo. É a oportunidade de neutralizar qualquer problema de funcionamento e dar uma olhada geral em toda a empresa usando a ferramenta. É função do integrador verificar todos os obstáculos para que você obtenha uma solução pronta para uso que funcione imediatamente.
2ª chave: integrar o fator humano
Resistência à mudança: uma variável a ser levada em conta
Agora que você passou pelas várias etapas na ordem correta, seu ERP está completo e operacional. Tudo o que seus departamentos precisam fazer é adotá-lo. Só que isso significa mudar completamente a maneira como eles trabalham. Porque você está substituindo a ferramenta do dia a dia deles por outra. Estamos tocando em um assunto delicado aqui: a aceitação da mudança. Você pode ter empregado a maior inteligência técnica em termos de Sistemas de Informação (SI) para criar seu ERP, mas se o fator humano atrapalhar, ele será um fracasso.
Envolva as pessoas no início do processo para incentivar a adoção coletiva
Conscientes desse aspecto decisivo, alguns editores de software integram a variável humana ao projeto desde o início. Esse é o caso da solução de software da IOvision, que cria a adesão ao ERP desde o início. O grupo de pessoas que usará o software é composto por todas as partes interessadas desde o início. O editor também ajuda a empresa a se comunicar internamente sobre o projeto. Depois, há as sessões de treinamento que, se realizadas adequadamente, garantirão que todas as equipes adotem a ferramenta.
3ª chave: adaptabilidade da ferramenta
SaaS: uma vantagem para ter um sistema ERP atualizado e atualizável
Uma vez instalado, seu ERP se torna seu melhor aliado. No centro de tudo o que você faz, ele evolui com você... ou não. Se estiver preso em um único lugar e tiver que ser laboriosamente atualizado de vez em quando, estará impedindo o seu desenvolvimento. Opte por uma solução que tenha essa adaptabilidade fluida. As soluções SaaS têm uma grande vantagem nesse aspecto. Como a ferramenta pode ser gerenciada remotamente, o provedor de serviços pode atualizá-la para você sem precisar viajar. A IOcéan, editora da solução IOvision, oferece esse serviço de monitoramento gratuitamente. Assim, você pode ter certeza de que terá uma ferramenta atualizada, com o suporte associado, se necessário.
Empresas de serviços de TI: conhecimento especializado complementar a seu serviço
Quando se trata de escolher um fornecedor em vez de outro, vale a pena examinar suas respectivas áreas de especialização. Todos os fornecedores de ERP fornecem ERP. Mas nem todos eles são igualmente relevantes do ponto de vista analítico. As habilidades analíticas do integrador responsável por seu projeto terão um papel importante a desempenhar na fase de upstream. Ao escolher uma empresa de serviços de TI, você pode ter certeza de que se beneficiará de sua experiência na criação de sistemas de informação. Esse é o caso da IOvision, cujo toque pessoal é reconhecível em cada implementação de ERP.
A implantação de um ERP não é uma ciência de foguetes. O segredo é :
- fazer as coisas na ordem certa
- lembrar que os futuros usuários da ferramenta são os primeiros a serem afetados,
- Optar por soluções escalonáveis oferecidas por editores competentes.
E então, você está tranquilo?
Artigo traduzido do francês