Seus contratos são valiosos, portanto, não deixe de fazer uma boa gestão de contratos
O gerenciamento de contratos, ou gerenciamento do ciclo de vida dos contratos, é uma atividade que as empresas ainda estão negligenciando...
... mas não por muito tempo, pois seu valor estratégico está se tornando cada vez mais evidente.
De fato, o gerenciamento de contratos promete uma série de benefícios: economia de tempo e dinheiro, proteção contra riscos financeiros e legais, e assim por diante.
Mas o que é exatamente um bom gerenciamento de documentos contratuais? O que ele envolve? E qual é exatamente a função do gerente de contratos?
Leia nosso artigo e descubra como você pode agregar valor ao seu negócio por meio de seus contratos.
O que é gerenciamento de contratos?
Definição de gerenciamento de contratos
A gestão de contratos é a atividade :
- otimizar todo o ciclo de vida do contrato (da elaboração ao encerramento);
- e, ao mesmo tempo, garantir que os riscos e as oportunidades sejam gerenciados adequadamente.
Portanto, envolve várias operações, incluindo
- Gerenciamento administrativo do contrato e de todos os documentos relacionados,
- Negociações e relações gerais entre as várias partes,
- Garantia de desempenho e execução adequada dos termos do contrato,
- gerenciamento de discrepâncias e reclamações e prevenção de disputas.
O objetivo é, portanto, otimizar o ciclo contratual como um todo, e não apenas um aspecto, como a administração ou o gerenciamento de disputas.
O profissional responsável por essas tarefas é o gerente de contratos. Ele pode trabalhar em um único contrato de cada vez (geralmente de tamanho e complexidade significativos) ou em um portfólio de contratos.
O surgimento e os desafios da gestão de contratos
O trabalho de gerenciamento de contratos surgiu no contexto de grandes projetos com altos riscos, como os do setor de construção.
Posteriormente, o gerenciamento de contratos se desenvolveu, especialmente a partir dos anos 2000, sob o impulso do aumento do gerenciamento de riscos, um aumento impulsionado pelo fortalecimento das regulamentações profissionais e das estruturas legais.
Hoje, cada vez mais vagas de gerenciamento de contratos estão surgindo na França, mesmo fora do contexto de projetos de grande escala. A profissão está conquistando cada vez mais as organizações menores, que estão cientes do valor de gerenciar seus contratos de forma mais estratégica.
Por que gerenciamento de contratos? Os benefícios
O gerenciamento de contratos oferece várias vantagens para as empresas:
- Visibilidade perfeita de todos os contratos. Por exemplo, de acordo com um estudo da Deloitte, 52% das empresas não têm conhecimento das datas de vencimento de seus vários contratos, o que pode levar a renovações indesejadas ou até mesmo a disputas.
- Controle de riscos financeiros e jurídicos. Isso é particularmente importante em um contexto de aumento da inflação regulatória. É por isso que determinados setores, como o bancário, estão integrando cada vez mais o gerenciamento de contratos às suas atividades.
- Melhoria das relações entre as várias partes. Graças a um bom gerenciamento de contratos, as expectativas de todos ficam perfeitamente claras. Ao mesmo tempo, o risco de erros que poderiam prejudicar as boas relações comerciais é reduzido.
- Maior consciência das oportunidades. Um gerenciamento de contratos claro e sólido facilita a identificação de possíveis reduções de custos ou formas de melhorar o ciclo de vendas.
- Aumento das margens. Em especial, o gerenciamento de contratos permite evitar possíveis perdas de dinheiro (multas por atraso, litígio etc.).
A pesquisa da IACCM mostra que as empresas perdem uma média de 9,2% da receita a cada ano devido à má gestão de contratos.
Source : leeway. Blog
Em suma, todo o valor do gerenciamento de contratos está em proteger os interesses da empresa (especialmente seus interesses financeiros), tanto quanto possível, ao elaborar contratos.
Como os contratos são gerenciados? O processo de gerenciamento de contratos
O processo de gerenciamento de contratos baseia-se nos vários estágios do ciclo de vida do contrato.
Etapa 1: Criação do contrato
A fase de criação do contrato se estende desde a expressão da necessidade até a entrega da proposta da empresa ao cliente.
Ela envolve :
- considerar todos os requisitos e obrigações das várias partes interessadas (quais níveis de serviço? Quais são as condições de pagamento? Quais são os prazos de entrega? etc.);
- registrá-los;
- identificar quaisquer riscos e questões legais.
Etapa 2: negociação do contrato
Pode ocorrer um grande número de negociações, especialmente no caso de grandes contratos.
Essas negociações não se referem apenas ao preço, mas também a vários outros aspectos, como
- termos e condições gerais
- condições especiais
- níveis de serviço
- acordos de confidencialidade
- propriedade intelectual, etc.
O objetivo? Garantir que as cláusulas negociadas sejam as mais vantajosas possíveis para a empresa e, ao mesmo tempo, aceitáveis para o cliente.
Etapa 3: Aprovação e assinatura do contrato
A aprovação entra em vigor quando o contrato é assinado por todas as partes envolvidas. Isso condiciona o lançamento do projeto de acordo com os termos aprovados pela empresa e pelo cliente.
O documento contratual é armazenado de acordo com o sistema de arquivamento definido pela organização (sistema sem papel, por exemplo).
Etapa 4: monitoramento do projeto
Esta etapa, que é a mais demorada, envolve o monitoramento da implementação do projeto para garantir que ele esteja de acordo com os termos do contrato, até o seu vencimento, rescisão ou renovação.
É nesse momento que os entregáveis são produzidos. O gerente de contratos garante que eles atendam aos requisitos contratuais, principalmente em termos de
- prazos
- qualidade
- conformidade com as normas do setor e quaisquer alterações a elas.
Ao mesmo tempo, o cliente deve fazer os primeiros pagamentos, se acordado no contrato.
Etapa 5: Encerramento do contrato e relações contratuais
O objetivo desse estágio é concluir todas as tarefas relacionadas ao contrato em questão, como gerenciar e verificar as últimas faturas.
Entretanto, se o contrato for renovado, o ciclo de vida do contrato começará novamente. Nesse caso, algumas fases, como a negociação, são mais rápidas (porque se baseiam no que já foi estabelecido). Elas exigem apenas alguns ajustes.
Etapa 6: Auditorias e análises
O ideal é que o gerente de contratos realize análises no final do ciclo de vida de cada contrato para identificar as áreas que podem ser melhoradas.
Essa também é uma oportunidade de obter feedback do cliente.
O que é um gerente de contratos?
Os gerentes de contratos estão se tornando cada vez mais procurados como resultado do crescimento das atividades de gerenciamento de contratos.
Como uma função multifuncional, o gerente de contratos está no centro do gerenciamento de projetos, ao mesmo tempo em que assume funções mais comerciais, jurídicas e relacionais (relações com clientes e fornecedores). Tanto é assim que, muitas vezes, eles estão vinculados a diferentes departamentos da mesma empresa.
Compreender o campo de ação e as habilidades do gerente de contratos significa compreender todas as questões envolvidas no gerenciamento de contratos.
As tarefas do gerente de contratos
Estas são as principais tarefas executadas pelo gerente de contratos:
- Analisar o ambiente do projeto para entender os prós e contras do futuro contrato.
- Elaborar e negociar o contrato, levando em conta as necessidades do cliente e as características funcionais, ambientais e técnicas do projeto a ser realizado.
- Gerenciamento regulatório e contratual. Isso inclui o conhecimento de todos os regulamentos em vigor no setor de atividade da empresa, de modo a
- redigir contratos de forma correta e adequada;
- resolver quaisquer disputas comerciais de forma eficaz.
- Identificar riscos (jurídicos, financeiros, comerciais e operacionais) e seu nível de criticidade, e propor soluções para protegê-los, de acordo com as cláusulas acordadas e as obrigações legais.
- Aconselhar as equipes de projeto, especialmente em processos administrativos e de compras.
- Estabelecer contatos, especialmente em caso de disputas ou durante a fase de negociação.
- Identificação de oportunidades para garantir a melhor rentabilidade possível.
- Gestão orçamentária, econômica e financeira.
- Monitoramento jurídico.
Treinamento em gestão de contratos
Há vários caminhos para a profissão de gerenciamento de contratos. Em particular, há um curso especializado que leva à certificação, administrado pela E2CM (European School of Contract Management).
Deve-se observar, entretanto, que, como a profissão é nova, muitos gerentes de contratos são advogados que optaram por mudar de direção com os anos e a experiência que adquiriram.
E quanto ao software de gerenciamento de contratos?
Como já mencionamos, os cargos de gerente de contratos ainda são, em grande parte, exclusividade das grandes empresas.
É por isso que estamos vendo o surgimento do software de gerenciamento de contratos, conhecido como CLM (Contract Lifecycle Management).
Quais são seus objetivos?
- Simplificar e automatizar, na medida do possível, todas as tarefas envolvidas no ciclo de vida do contrato;
- Economizar o máximo de tempo possível para as empresas;
- e, ao mesmo tempo, limitar o risco de erros e a perda de dinheiro.
Para ilustrar nosso argumento, tomemos o exemplo de contratos recorrentes, sem recursos ou complexidade específicos. Graças a uma ferramenta dedicada, agora é possível elaborá-los usando modelos, para maior produtividade.
Qual software de gerenciamento de contratos você deve escolher?
🛠️ O módulo de gerenciamento de contratos da suíte DiliTrust Governance permite que você :
- centralizar todos os seus contratos e arrendamentos para maior visibilidade em uma única plataforma segura;
- estruturar e automatizar, na medida do possível, os processos de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos;
- nunca perca um prazo graças ao sistema de alertas;
- garantir a rastreabilidade das ações (criação, atualização, consulta, modificação, etc.) para facilitar as auditorias.
Com o DiliTrust Governance, as empresas têm mais largura de banda para se dedicar a atividades de gerenciamento de contratos de alto valor agregado, como a negociação.
De agora em diante, o gerenciamento de contratos não terá segredos para você.
Como você já deve ter percebido, um contrato é mais do que apenas um pedaço de papel; ele envolve muitas questões. Gerenciado adequadamente, ele pode garantir uma margem melhor. Por outro lado, pode dar origem a disputas, que podem consumir muito tempo para serem gerenciadas e ter consequências prejudiciais para a reputação da sua empresa. Todos esses são bons motivos para não levar o gerenciamento de contratos levianamente...