BI, BPM: como combinar Business Intelligence e Gerenciamento de Desempenho?
Há uma confusão generalizada sobre a diferença entre Business Performance Management (BPM) e Business Intelligence (BI). Neste artigo, veremos a diferença entre BPM e BI e como essas duas tecnologias funcionam juntas.
Business Intelligence e gerenciamento de desempenho: diferenças e semelhanças
A diferença pode ser descrita da seguinte forma: se o BPM é o objetivo, o BI é o meio para esse fim. Combinados, eles medem o desempenho dos negócios, permitindo que as organizações alinhem as estratégias por meio do rastreamento e da análise dos indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Definição de Business Performance Management (BPM)
BPM é a sigla para Business Performance Management. Refere-se a um painel de controle corporativo projetado para ajudar os tomadores de decisão, fornecendo informações precisas, detalhadas e em tempo real sobre a situação da empresa.O Business Intelligence (BI) é usado para medir o gerenciamento do desempenho dos negócios.
Definição de Business Intelligence (BI)
O BI refere-se a todas as técnicas, métodos e ferramentas usados para transformar dados em informações acionáveis. O BI está posicionado a montante do BPM: ele transforma dados em informações e o BPM usa essas informações para permitir a tomada de decisões apropriadas. As tecnologias e análises de BI permitiram que o gerenciamento do desempenho evoluísse significativamente nos últimos anos. Como resultado, as organizações agora estão usando componentes de gerenciamento de desempenho, como consolidação financeira e relatórios gerenciais, planejamento, orçamento, painéis e tabelas para definir suas estratégias.
A gestão financeira no centro do BI e do BPM
Os sistemas de gerenciamento financeiro são parte integrante de qualquer estratégia de gerenciamento de desempenho. De acordo com alguns relatórios de analistas, entre 60 e 70% dos indicadores de desempenho são baseados em medidas financeiras. Como resultado dessa forte demanda, uma nova área de aplicação está se desenvolvendo: o gerenciamento do desempenho financeiro. O gerenciamento do desempenho financeiro integra dados de várias áreas financeiras, como recursos humanos e sistemas de orçamento e previsão, para análise e geração de relatórios.
A integração de ferramentas de BI em toda a empresa com o gerenciamento financeiro está se tornando cada vez mais importante para a elaboração de orçamentos e relatórios financeiros precisos, o que é crucial para os gerentes de alto nível, como CEOs e CFOs. O BI se concentra na natureza e nas tendências das empresas e das transações comerciais, e não nas transações ou nos processos comerciais. Por exemplo, o BI também se concentra em finanças, em vez de transações comerciais, da mesma forma que trabalha em setores de serviços financeiros, como bancos, títulos e finanças internacionais. Portanto, a integração entre BI e gerenciamento financeiro é importante para um melhor gerenciamento do desempenho. Os principais fornecedores de software, como Cognos, Hyperion e Systems Union, expandiram-se para essa nova área de gerenciamento do desempenho financeiro.
A Systems Union oferece uma solução completa
A Systems Union Inc. é uma empresa europeia de dimensão internacional, sediada em Hampshire, Inglaterra, com um portfólio de gerenciamento financeiro, gerenciamento de desempenho e BI. A empresa tem duas divisões operacionais: Gestão Financeira e BI. A divisão de Gestão Financeira inclui as subsidiárias Pegasus Software, RED Technology e Sun Systems. Em 2003, a empresa lançou sua operação de BI com a aquisição da MIS, com sede na Alemanha. Em 2004, expandiu sua divisão de BI com a aquisição da Lasata, sediada na Austrália. Atualmente, a Systems Union tem escritórios em 19 países e opera com 500 revendedores em 73 países.
Por meio de suas recentes aquisições, a empresa desenvolveu uma abordagem global para adquirir mais empresas de médio porte e vender sua linha completa de produtos aos clientes, independentemente de eles estarem usando soluções da Pegasus ou da Sun Systems. A empresa está adotando uma estratégia agressiva, de forma tática e prática, para estabelecer uma plataforma "global" de soluções de ponta a ponta para todas as facetas das transações financeiras corporativas. Em vez de criar uma marca única e monolítica, parece estar absorvendo totalmente os negócios, adotando uma abordagem integradora para consolidar um conjunto das melhores soluções pontuais. Para maximizar as oportunidades de sua gama de soluções integradas, o foco organizacional da Union Systems está nas regiões geográficas, e não nas famílias de produtos ou na estrutura jurídica.
A solução da Union Systems integra-se às finanças e a outros aplicativos existentes, como Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), BI e outros. Além disso, seus pacotes consolidados oferecem uma gama completa de ferramentas de BI em escala global. Possui uma plataforma de soluções para muitos tipos de soluções financeiras empresariais integradas. O MIS da Systems Union, por exemplo, integra soluções financeiras completas e abrange consolidação legal e gerencial, gerenciamento de riscos, balanced scorecards, planejamento estratégico e gerenciamento de subsidiárias.
A importância da integração e da racionalização dos aplicativos
À medida que a tecnologia se desenvolve, os sistemas precisam se integrar para gerar melhor desempenho. Recentemente, alguns fornecedores passaram a consolidar seus sistemas para atender melhor às necessidades dos usuários, trabalhando em conjunto. A importância da integração dos aplicativos comerciais fica clara quando você responde a perguntas como:
- O seu contador insere no sistema de gerenciamento as mesmas informações de RH que o departamento de vendas insere?
- Sua equipe financeira precisa reinserir informações de planilhas impressas?
- Há discrepâncias nos dados financeiros de diferentes departamentos?
Infelizmente, se essas situações ocorrem em uma organização, seus aplicativos não estão integrados em um sistema coerente. Como a base de todas as funcionalidades de negócios são as finanças, o gerenciamento financeiro está no centro da estratégia de gerenciamento de desempenho e é importante estabelecer um balanço financeiro preciso para ter uma visão global e consolidada do desempenho financeiro.
No entanto, diferentes sistemas e tecnologias foram desenvolvidos ao longo do tempo, e agora há muitas ferramentas no mercado (o que se tornou ainda mais complicado devido à recente proliferação de fusões e aquisições, à estratégia de expansão global e ao desenvolvimento do comércio eletrônico). Como resultado, a falta de padrões de BI dificulta a combinação e a centralização de informações em tempo real de diversas fontes em toda a empresa. Essas disparidades agravam ainda mais as inconsistências nos dados e nas análises. Devido às graves consequências de relatórios financeiros imprecisos, conforme evidenciado pelos recentes escândalos do setor, o governo está intervindo para impor regulamentação e conformidade aos relatórios financeiros. Por exemplo, a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) dos EUA exerce mais pressão do que nunca sobre as empresas para garantir a precisão das informações financeiras.
A parte mais importante da SOX para BI e BPM são as seções 302, 404 e 409, que tratam de procedimentos de relatórios e controle interno. Muitas empresas implementam a SOX usando planilhas, uma solução temporária que funciona, mas a conformidade é um processo contínuo que as empresas enfrentam todos os anos, e as planilhas não são muito sofisticadas em termos de compartilhamento de dados e relatórios, por exemplo.
Alguns fornecedores de BI (mas não todos) estão automatizando seus processos para cumprir a SOX e, graças à automação e à integração da maioria das informações financeiras, as auditorias que realizam permitem reduzir custos e cumprir os termos da lei com ainda mais precisão. Entretanto, nem todos aceitam a padronização e a consolidação do BI. Os fornecedores menores, em particular, relutam porque a padronização significa que eles teriam que abandonar muitas ferramentas para ter apenas uma, ou pelo menos algumas, mas todas dependentes de uma única plataforma. Com sua presença internacional, a Systems Union está tentando resolver o problema da regulamentação e da conformidade dividindo o mundo em grupos regionais. No entanto, os grandes fornecedores de BI, como Business Objects, Hyperion e Cognos, estão competindo para se tornar um fornecedor padrão de BI, o que apresentará desafios reais aos fornecedores menores e mais consolidados, como a Systems Union.
Uma única solução de BI ou soluções de BI consolidadas
Na verdade, não é possível gerenciar o que não se pode ver ou medir. Como muitas organizações de grande porte usam mais de um aplicativo de BI, a gerência não tem uma visão panorâmica única das atividades da empresa. Visto dessa forma, uma única solução de BI é melhor do que soluções de BI fragmentadas ou consolidadas. Alguns dizem que uma solução de BI consolidada e de proprietário único é melhor porque ajuda a evitar a duplicação e a sobreposição (essa é a abordagem adotada pela Systems Union). No entanto, cada sistema tem suas vantagens e desvantagens. O BI fragmentado é mais barato no curto prazo, mas caro no longo prazo, enquanto o BI consolidado é mais barato no longo prazo. No entanto, as soluções de BI fragmentado específicas para cada departamento oferecem visões dissociadas da estrutura da empresa e têm custos menores de manutenção e treinamento, pois já estão implementadas e operacionais. Embora as soluções de BI consolidadas ofereçam uma visão única, elas são caras, principalmente no início. No entanto, a longo prazo, elas permitem que você economize, principalmente em pessoal e treinamento. Uma solução consolidada também requer uma licença coletiva para o software, o que é mais barato do que ter várias licenças para diferentes soluções.
De qualquer forma, nenhum sistema é perfeito e não há nenhum fornecedor que tenha todas as funcionalidades que os clientes esperam para atender a todas as suas necessidades. Se você misturar e combinar diferentes ferramentas ou módulos de diferentes fornecedores, o sistema poderá fazer um trabalho melhor. Mas, na realidade, você não pode forçar um fornecedor a criar um único sistema, mas sim um que possa ser modulado para oferecer diferentes soluções. A Systems Union está tentando aproveitar os benefícios de diferentes ferramentas de diferentes fornecedores e, ao mesmo tempo, trazer a consistência que vem de um único provedor de serviços. Ela consolidou pacotes de soluções de BI sob uma única autoridade, deixando a entidade da marca e a funcionalidade inalteradas. Ela não está sozinha nessa estratégia, pois empresas como a Hyperion Software, a Business Objects e a Cognos estão tentando oferecer soluções consolidadas. A Hyperion adquiriu a Brio e várias outras pequenas empresas privadas, como a Appsource, a Business Objects adquiriu a Crystal Decisions e a Cognos absorveu a Adaytum, entre outros exemplos. Novamente, esses grandes players também apresentarão desafios para a Systems Union, desde que ofereçam um ambiente mais competitivo, apresentando mais opções aos usuários.
BI e BPM: recomendações dos usuários
Os clientes de uma empresa que foi absorvida enfrentam incertezas. Entretanto, como a Systems Union está criando um grupo consolidado de provedores de serviços, os clientes não serão forçados a mudar para um novo sistema. Os clientes terão suas soluções licenciadas ampliadas e integradas com um conjunto maior de recursos. Apesar de enfrentar a concorrência de grandes fornecedores, a System Union parece ser uma "aposta segura" para os clientes que buscam soluções. Com base em um crescimento sólido e contínuo, é provável que ela permaneça no mercado por um longo período, o que é um bom sinal se você organiza seus processos de negócios em torno de uma plataforma de software. O maior mercado da Systems Union é a América do Norte, mas sua presença na Europa e na Ásia é muito forte e está crescendo. Também parece que os novos clientes poderão reunir uma gama de soluções pontuais que podem ser facilmente integradas, com uma arquitetura aberta que abrange os mercados nacionais e internacionais.
A Systems Union é ideal para empresas de pequeno e médio porte. Também é adequado para grandes organizações, embora a empresa pareça estar perdendo participação de mercado para concorrentes nessa área, como Hyperion, Cognos e Microstrategy. Os usuários podem misturar e combinar ferramentas do conjunto de produtos da Systems Union de acordo com as necessidades da empresa. Para muitas empresas, a elaboração de orçamentos é um processo demorado, e o principal objetivo do gerenciamento de desempenho é melhorar a elaboração de orçamentos. O sistema de orçamento da Systems Union é totalmente integrado ao gerenciamento de desempenho, fornecendo capacidade de planejamento e previsão em um tempo mais curto. Embora razoavelmente flexível e personalizável para a geração de relatórios em vários setores, a oferta da Systems Union é particularmente adequada aos setores de seguros e hotelaria. Por exemplo, a Systems Union oferece a solução Hospitality Performance Management (HPM) da Sun System. A Sun Systems é uma subsidiária da Systems Union e fornece uma solução analítica integrada de front e back office para o setor. Ao adotar a abordagem de integração de componentes da Systems Union, as organizações podem aproveitar seus investimentos existentes em infraestrutura de TI e obter as respostas para as perguntas "como" e "por que" com uma solução robusta e escalável, sem os gastos financeiros extravagantes e as consequências adversas de uma implementação intrusiva ou perturbadora.
Artigo traduzido do francês