Seu departamento de RH tem um talento incrível: aproveite-o ao máximo com processos!

A função de recursos humanos tem se tornado cada vez mais decisiva nos últimos anos, e as tarefas que ela deve realizar se tornaram mais complexas e estratégicas.

É por isso que é importante não se afogar nessa enxurrada de responsabilidades e proceder ME-THO-DI-QUE-MENT. Seu objetivo final? Administrar sua empresa da melhor forma possível e, ao mesmo tempo, mimar sua equipe. Tudo isso enquanto se alinha com os objetivos da empresa, é claro.

Para isso, só há uma solução: formalizar e estruturar todos os seus processos de RH.

Então, como transformar esses processos em geradores de valor para sua organização? Concentre-se na definição, no método a ser seguido e em um exemplo de mapa de processos de RH.

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Mas o que são exatamente os processos de RH?

Processos de RH: definição

Os processos de RH são definidos como :

• Estratégia de RH,
• Os processos de RH são definidos como: a estratégia de RH, os recursos humanos e todas as ações e interações entre eles,
  necessárias para que os recursos humanos atinjam seus objetivos.

O objetivo é

• apoiar a ambição e o desenvolvimento da empresa,
• desenvolver seu capital humano ouvindo seus funcionários.

☝️ Nesse sentido, os processos de RH refletem os diferentes estágios da jornada do funcionário, cada um dos quais requer seu próprio modus operandi:

• recrutamento
• integração
• desenvolvimento
• retenção,
• desligamento.

Quais são os diferentes processos de RH?

Existem diferentes tipos de processos de RH, todos ligados a tarefas específicas. Obviamente, há os principais temas relacionados à jornada do funcionário mencionados acima (recrutamento, integração, desligamento, etc.).

Mas, dada a complexidade das tarefas associadas aos recursos humanos, precisamos entrar em um certo nível de detalhe para responder perfeitamente a cada desafio.

Por exemplo, na fase de desenvolvimento, os processos podem incluir :

• solicitações de férias
• gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas
• solicitações de teletrabalho
• gerenciamento de arquivos de funcionários
• solicitações de viagens de negócios
• declarações de horas de trabalho, etc.

☝️ Obviamente, cada empresa tem suas próprias características específicas. Embora alguns processos sejam comuns a todas (recrutamento, por exemplo), outros dependem da organização existente. Normalmente, uma empresa que opera um sistema de escritório flexível terá de introduzir regras para garantir que a equipe faça rodízio nas instalações, que cada funcionário tenha uma mesa etc.

Foco nos processos críticos

Alguns processos de RH são considerados mais críticos do que outros em termos dos desafios que apresentam. Portanto, os recursos humanos devem prestar atenção especial para garantir que eles funcionem sem problemas:

💡 Aqui estão alguns exemplos:

• Desenvolvimento de habilidades: à medida que nos tornamos cada vez mais conscientes da força do capital humano para uma empresa, o gerenciamento de habilidades se tornou uma questão importante. Apoiar e ouvir seus funcionários promove o comprometimento deles e, ao mesmo tempo, compensa a falta de certas habilidades internas. Útil quando o recrutamento é escasso!
  
  
• Recrutamento: aqui chegamos ao recrutamento. Como você sabe, o mundo dos negócios está enfrentando atualmente uma escassez de talentos em vários setores. Ao trabalhar em seu processo de recrutamento, você estará colocando todas as chances do seu lado para garantir que não acabe em último lugar na corrida.
  
  
• Gerenciamento da folha de pagamento: gerenciar a folha de pagamento envolve lidar com uma série de restrições: conformidade legal, segurança de dados etc. Ao mesmo tempo, isso às vezes se mostra um desafio. Ao mesmo tempo, pode ser fundamental para aprimorar a marca de seu empregador: má administração, pagamentos atrasados... e a reputação da empresa pode ser manchada.

Por que os processos de RH são importantes?

Há muitas oportunidades decorrentes de processos de RH bem definidos.

Com o tempo, as organizações passaram a compreender o papel decisivo desempenhado pelos recursos humanos. Em um momento em que as pessoas estão percebendo até que ponto a escassez de talentos ou o declínio da motivação dos funcionários estão prejudicando o desempenho e a produtividade geral, o RH está trabalhando para :

• Atrair as melhores pessoas, especialmente por meio da criação de um ambiente de trabalho ideal e competitivo,
• desenvolvê-las
• retê-las a longo prazo.

Ao mesmo tempo, o departamento de Recursos Humanos deve refletir as ambições da empresa e seguir o mesmo curso. Em outras palavras, ele se encontra em uma encruzilhada decisiva:

• que deve levar em conta os desejos dos funcionários
• e, ao mesmo tempo, honrar a cultura corporativa e os objetivos comerciais definidos pela gerência sênior.

Daí a importância de formalizar os processos para enfrentar todos esses desafios 💪.

Como estabelecer processos de RH eficazes

Etapa 1: liste todas as suas atividades de RH

Para organizar suas operações da maneira mais eficaz possível, comece identificando todas as ações que dependem de você, por tema principal, sem se preocupar com suas inter-relações e responsabilidades.

Por exemplo, para o processo de recrutamento, há :

• identificação das necessidades de recrutamento
• elaboração do anúncio de emprego,
• distribuí-los por meio dos vários canais à sua disposição (quadros de empregos, site, LinkedIn etc.),
• recebimento e processamento de candidaturas
• realização de entrevistas,
• comunicação com os candidatos,
• selecionar o novo recruta.

Etapa 2: consulte seus funcionários

Os funcionários estão na melhor posição para identificar os problemas que encontram no dia a dia.

É por isso que recomendamos que você crie processos de RH em colaboração com a área. Dessa forma, você pode garantir que a sua estratégia não seja apenas relevante, mas também que as regras sejam mais bem adotadas e incorporadas por todas as suas equipes.

Por que não, por exemplo, criar grupos de foco ou enviar questionários destinados a obter feedback dos funcionários?

Você conhece o método Design Thinking? É um processo inovador que permite implementar projetos com base nas necessidades reais de uma pessoa, neste caso, os diferentes perfis encontrados em sua empresa: gerente, funcionário júnior, funcionário sênior etc.

Etapa 3: Formalizar cada processo

Agora você tem uma ideia melhor de todas as atividades que fazem parte da sua função.

Agora você precisa organizá-las de modo a :

• garantir que as operações ocorram sem problemas (seu tempo é precioso e você não quer que seus processos se transformem em uma fábrica de gás!
• responder à visão da empresa (abordagem de cima para baixo);
• levar em conta o feedback dos funcionários (abordagem de baixo para cima).

Etapa 4: Atribua responsabilidades a cada funcionário

Vários atores estão envolvidos nos processos de RH, a começar pelos próprios funcionários. Com a ajuda de uma boa organização, todos estão em condições de conhecer seu grau de responsabilidade por uma determinada ação.

Por exemplo, como parte de um processo de solicitação de teletrabalho, você pode decidir que cada funcionário deve proceder de forma independente, usando um software dedicado. A aprovação passa então por seu N+1. Nesse caso, não há necessidade de envolver a gerência, que claramente tem outras coisas com que se preocupar. Por outro lado, ela terá definido previamente com os gerentes as regras a serem respeitadas (quantos dias por semana são autorizados etc.).

Obviamente, essa distribuição de funções está intimamente ligada à cultura corporativa e gerencial existente. De fato, uma empresa que opera em um modelo horizontal deixará mais responsabilidades para os funcionários do que aquelas baseadas em uma estrutura mais piramidal.

Etapa 5: Fique de olho em seus processos

Quando os processos de RH estiverem bem estabelecidos, seu trabalho não termina aí.

Você precisa avaliá-los constantemente para identificar as áreas que podem ser melhoradas.

Em resumo, nada é imutável e você precisa atualizar constantemente seus processos para se adaptar às realidades locais e aos altos e baixos da empresa.

E quanto ao mapeamento dos processos de RH?

Assim que falamos de processos, seja qual for sua natureza, a questão do mapeamento surge rapidamente.

Mapear processos significa formalizá-los usando diagramas claros e visuais para :

• centralizar todas as informações em um único documento
• melhorar a comunicação em torno desses processos;
• destacar claramente os estágios que os compõem e as interações entre eles;
• torná-los mais fáceis de entender, principalmente para os novos funcionários que ingressam na empresa;
• identificar rapidamente os pontos de bloqueio.

Para ajudá-lo nessa tarefa, sugerimos o uso de ferramentas de mapeamento mental.

Exemplo de um processo de RH

Para ilustrar melhor o que estamos dizendo, aqui está um exemplo de um processo de RH mapeado, mais especificamente um processo projetado para preencher uma vaga:

Este exemplo lhe mostrará por que é uma boa ideia mapear seus processos, para torná-los mais claros e fáceis de entender.

Afinal de contas, você sempre se depara com diferentes opções em seu trabalho diário. Aqui, um gerente de recrutamento envia uma oferta de emprego a você para preencher uma lacuna no departamento dele. Você tem a opção de aprová-la ou rejeitá-la. E, se a aprovar, você mesmo pode fazer o recrutamento ou decidir usar os serviços de uma empresa externa.

Automação de processos: a solução?

A automação de processos e a digitalização que a acompanha estão se tornando cada vez mais a norma.

E por um bom motivo: à medida que a função de recursos humanos se torna cada vez mais complexa, muitos profissionais de RH se veem sobrecarregados com tarefas administrativas, em detrimento de sua função essencial: apoiar os funcionários.

Ao usar um software, especialmente o HRIS, que executa automaticamente regras predefinidas por você, você economiza um tempo precioso e pode se concentrar mais em seu negócio principal e em tarefas de maior valor agregado.

🛠️ Aqui estão apenas alguns exemplos:

• O Foederis é um pacote de software completo que é tanto um HRIS quanto um TMS (Talent Management System). Graças à sua flexibilidade e rica funcionalidade, ele é adequado para todos os tipos de empresas e setores. Mais especificamente, você pode escolher entre 12 módulos para padronizar seus diferentes processos: recrutamento, integração, desligamento, treinamento e gerenciamento de habilidades, etc. Ao mesmo tempo, graças ao seu foco em "gerenciamento de talentos", você tem as ferramentas necessárias para colocar o funcionário no centro da sua estratégia e oferecer a ele a melhor experiência possível durante toda a sua carreira.
  
  
• O HRMAPS é um sistema de gestão de recursos humanos rico em recursos e 100% escalável que oferece suporte ao gerenciamento administrativo e de talentos. Ele abrange todo o ciclo de vida do funcionário, desde o recrutamento até a saída da empresa. Com esse software, você pode automatizar todas as suas tarefas administrativas e se concentrar no essencial: ajudar os funcionários a crescer dentro da empresa.
  
  
• Destinadas a empresas de todos os portes, as soluções da UKG foram projetadas para digitalizar os processos de RH, desde o gerenciamento de tempo e mão de obra até a administração. Para facilitar os intercâmbios entre as equipes de RH, os gerentes operacionais e os funcionários, a UKG integra as ferramentas de Prestação de Serviços de RH e Gestão da Força de Trabalho ao sistema de informações de RH. Isso automatiza os fluxos de trabalho e, ao mesmo tempo, permite que os funcionários obtenham respostas para suas perguntas em uma base de autoatendimento. O resultado: economia de tempo, especialmente para RH e operações, e uma melhoria geral na experiência do funcionário.

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O que eu ganho com isso?

Os processos de RH garantem a eficiência do departamento de recursos humanos e ajudam a aumentar seu valor. Construídos em conjunto com os funcionários, mas também com a gerência, eles refletem a cultura e os objetivos da empresa.

No entanto, para aproveitar ao máximo o potencial desses processos e facilitar a compreensão pelas equipes, é uma boa ideia mapeá-los. Ao mesmo tempo, conte com um software que automatize tarefas não estratégicas. Dessa forma, você mantém o foco no maior ativo da empresa: seu capital humano.