Digitalização de processos para aumentar o desempenho dos negócios

Ao longo dos anos, a digitalização de processos surgiu como um grande desafio para as empresas. Indissociável de seus imperativos de transformação digital, ela está se tornando um ativo em termos de desempenho e lucratividade.

Mas a digitalização dos processos de negócios, ao contrário do que se possa pensar, vai além de simplesmente colocar as novas tecnologias a serviço do bom andamento das operações cotidianas. Na verdade, ela envolve uma nova organização interna, que às vezes esbarra na resistência das equipes à mudança.

Então, como exatamente podemos definir o conceito de digitalização de processos? Quais são os problemas envolvidos? E que medidas você deve tomar para implementá-lo em sua empresa?

Nós lhe contaremos tudo sobre isso.

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O que é digitalização de processos?

Digitalização de processos: definição

A digitalização de processos é definida como os mecanismos implementados para digitalizar todos os processos de negócios de uma empresa.

Portanto, ela faz parte da transformação digital geral das organizações.

Embora as empresas já estejam usando novas tecnologias para aumentar o desempenho das vendas e acelerar o crescimento (criação de um site, uso de um CRM etc.), o foco principal é a economia digital.Para que as empresas se tornem ainda mais competitivas, elas precisam repensar todos os seus processos de trabalho.

A digitalização dos processos está levando a uma reorganização radical das operações e à otimização das sequências de tarefas recorrentes, graças a :

• fluxos de trabalho predefinidos
• tecnologias digitais
• automação.

☝️ A digitalização de processos afeta todos os departamentos. É por isso que frequentemente ouvimos falar em :

• digitalização de processos de RH
• processos contábeis
• processos de vendas, etc.

Também ouvimos falar com frequência sobre a digitalização de processos de documentos.

Digitalização de processos e fluxos de trabalho

Essa digitalização de processos anda de mãos dadas com a noção de fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho é composto de estágios sucessivos e implica que, após a conclusão de uma determinada ação, outra deve ser executada, tudo dentro de um prazo predefinido. Portanto, o fluxo de trabalho fornece uma estrutura para as atividades dos funcionários, com todos sabendo exatamente o que precisam fazer e quando.

Mas, graças à digitalização dos processos e à modelagem dos processos de negócios, algumas tarefas de fluxo de trabalho podem ser automatizadas por meio de software.

Exemplo de um fluxo de trabalho de gerenciamento de pedidos:

Os desafios da digitalização de processos

Apoio à estratégia de transformação digital

Atualmente, empresas de todos os portes perceberam que a transformação digital é inevitável se quiserem permanecer competitivas.

Mas a simples troca de papel e caneta por software não é suficiente para iniciar a transição digital. As organizações precisam mudar a maneira de pensar e incutir essa nova dinâmica em todos os níveis. E os processos operacionais, que muitas vezes ainda são executados da "maneira antiga", não são exceção à regra.

O sucesso de uma estratégia de transformação digital envolve, portanto, todos os componentes da empresa, cada um dos quais contribui para melhorar o desempenho e a qualidade.

Alinhamento com novas formas de trabalho

A digitalização de processos parece essencial em um contexto em que novas formas de organização do trabalho estão se desenvolvendo, começando com o teletrabalho, para citar apenas uma.

Com a digitalização dos processos, as operações diárias, a colaboração e a comunicação tornam-se mais fluidas, mesmo quando as equipes estão trabalhando remotamente.

Economia de tempo

A digitalização de processos também garante ganhos de produtividade, pois significa automatizar tarefas recorrentes na medida do possível. Assim, os funcionários podem se concentrar em tarefas com maior valor agregado para a empresa...

... e para o relacionamento de vendas! Por exemplo, ao reduzir o tempo necessário para processar as solicitações dos clientes, as organizações estão agindo para melhorar a satisfação e a experiência do cliente.

Melhoria da qualidade e da segurança

As novas tecnologias e as estruturas operacionais otimizadas reduzem o risco de erros. Isso ocorre porque os dados que circulam entre os diferentes estágios de um processo tornam-se mais confiáveis e são atualizados em tempo real. Tarefas repetitivas, como a entrada e a reentrada de dados, que são fontes de erro, são evitadas na medida do possível.

Além disso, os avanços na tecnologia da informação e o grau de automação que eles permitem proporcionam às empresas segurança em outros níveis:

• conformidade com as restrições regulatórias
• detecção de riscos
• gerenciamento de acesso, etc.

Reduzir custos e gerar mais vendas

Em última análise, graças à :

• economia de largura de banda
• menos erros dispendiosos
• aumento do valor das tarefas executadas pelos funcionários,
• e melhores relações com os clientes,

  a digitalização dos processos contribui para o crescimento da lucratividade corporativa.

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Como você digitaliza um processo? Exemplo de um projeto de digitalização em 6 etapas

1 - Defina seus objetivos

A primeira etapa da digitalização de processos é determinar os objetivos da empresa. Esses objetivos podem ser, por exemplo

• melhorar a produtividade
• melhorar os volumes de vendas e as relações comerciais,
• simplificar a comunicação interna, etc.

Nesse estágio, é uma boa ideia obter feedback dos vários funcionários. Como eles lidam com questões operacionais diariamente, são os primeiros a serem afetados por essa digitalização. Além disso, eles fornecem feedback construtivo!

2 - Fazer um balanço da situação da empresa

Uma vez que os objetivos tenham sido definidos, a empresa faz um balanço de sua situação. Dessa forma, ela :

• identificar os processos comerciais já existentes na organização
• avalia até que ponto eles podem ser digitalizados
• avalia se a digitalização vale a pena em termos de aumento do desempenho.

Essa etapa também envolve questionar o grau de maturidade da empresa no que diz respeito à transformação digital, a fim de determinar quais aspectos precisam ser redobrados para acelerar o processo.

☝️ As ferramentas já implantadas internamente não são exceção a essa avaliação. Faça a si mesmo as perguntas certas:

• Elas são suficientes para atingir seus objetivos?
• Elas estão sendo usadas em todo o seu potencial?
• É necessário investir em um novo software?

3 - Planeje o projeto de digitalização de processos

Um projeto de digitalização de processos é um projeto por si só.

Portanto, exige a nomeação de um gerente de projeto. O gerente de projeto é responsável pela elaboração de um roteiro que especifique :

• as ações prioritárias a serem executadas para atingir os objetivos predefinidos (por exemplo, pesquisa de novos softwares),
• os prazos para a execução dessas ações.

4 - Escolha das ferramentas certas para apoiar a mudança

Como parte de um projeto de digitalização de processos, a aquisição e a implementação de um novo software dependem da natureza das soluções já existentes na empresa, mas também de seus objetivos:

• CRM para melhorar as relações comerciais e o desempenho?
• Software de gerenciamento de projetos para garantir a confiabilidade de todos os processos associados aos projetos da empresa?
• HRIS para digitalizar as operações de RH?
• BPM (software de gerenciamento de processos de negócios) para digitalizar os fluxos de trabalho e otimizar os processos de negócios?

É isso que o Iteroppermite que você faça , um BPM muito fácil de usar, projetado para projetar, configurar, automatizar, implantar e melhorar seus processos com apenas alguns cliques e sem treinamento, graças ao low-code. Você pode criar fluxos de trabalho personalizados, integrando todas as partes interessadas, e conectar o software ao seu sistema de informações existente para obter uma centralização completa.

A lista continua...

Obter o equipamento certo é o primeiro passo para a digitalização total de seus processos... desde que você faça com que eles se comuniquem adequadamente! Para fazer isso, existem alguns pacotes de software "sem código" muito fáceis de usar que não exigem nenhuma habilidade especial de TI: Software EDI (Electronic Data Interchange), queé muito fácil de usar e não requer conhecimentos especiais de informática.

Lobster_data e Lobster_pro são exemplos perfeitos. Desenvolvidos para integrar dados e digitalizar processos, esses dois aplicativos de software tudo-em-um, colaborativos e seguros, ajudam a criar facilmente interfaces entre seus sistemas (ERP, CRM, etc.) e aplicativos para permitir que eles se comuniquem entre si. Sem necessidade de programação e compatíveis com todos os padrões do setor, as soluções Lobster permitem que você crie seus fluxos de dados e integre seus processos de negócios de forma simples, arrastando e soltando.

☝️ O gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) é um componente essencial na digitalização dos processos de negócios. Graças à desmaterialização e à automação resultantes, ele :

• otimiza as diversas operações da empresa (contabilidade, recursos humanos, etc.),
• evita a proliferação de documentos e as tarefas manuais que os acompanham,
• facilita a transmissão de informações e, portanto, a comunicação e a colaboração entre as equipes.

🛠️ Um exemplo é o Nexia EDM, que ajuda as grandes empresas a desmaterializar, automatizar e gerenciar seus processos. Essa solução SaaS fácil de usar gerencia, distribui e arquiva toda a documentação da empresa: faturas de fornecedores e clientes, pedidos de compra, relatórios de despesas, correspondências recebidas e enviadas etc. As pesquisas de documentos também são facilitadas por um mecanismo de pesquisa de alto desempenho habilitado para IA.

5 - Comunicação e suporte às equipes

Durante todo o projeto de digitalização de processos, é aconselhável comunicar-se o máximo possível com as equipes, desde a fase de coleta de requisitos.

Lembre-se de que são elas que são mais afetadas por essa transformação, e seu feedback é de grande benefício para a empresa.

O mesmo se aplica quando se trata de optar por um novo software. É melhor que eles sejam testados pelos funcionários envolvidos, a fim de obter feedback com base em seu uso real nas tarefas cotidianas.

Por fim, depois que as novas ferramentas e processos forem implantados, é importante oferecer o melhor suporte possível às equipes para minimizar qualquer resistência à mudança ("tudo funcionava perfeitamente antes, então por que mudar alguma coisa?").

Isso envolve não apenas comunicação, mas também treinamento para explicar como explorar totalmente o potencial dos novos processos digitalizados.

6 - Avalie e ajuste conforme necessário

Por fim, a empresa não deve descansar sobre os louros. Ela monitora os indicadores que foram definidos previamente para medir a eficácia dos processos: por exemplo, métricas ligadas à economia de tempo , com o objetivo de determinar se as equipes estão realmente economizando largura de banda.

Ao monitorar esses indicadores, a organização pode identificar áreas de melhoria para aperfeiçoar sua estratégia de digitalização de processos e, assim, melhorar ainda mais.

A digitalização de processos é um empreendimento importante que, além de estar fora do escopo de um único projeto de TI, tem uma forte dimensão humana. Toda a organização está envolvida, principalmente as equipes operacionais.

☝️ Por sua vez, a gerência sênior deve preparar o terreno apoiando a mudança, removendo obstáculos e explicando os benefícios a serem obtidos.

A chave para isso é o aumento da lucratividade e do desempenho.