O método Kaizen ou melhoria contínua, em 6 etapas
Você conhece o método Kaizen? O Kaizen é uma ferramenta de gerenciamento de qualidade, colaboração e melhoria contínua, que defende o gerenciamento progressivo de mudanças dentro da empresa, sem riscos ou restrições.
Mais eficiente, mais eficaz, mais competitivo... Somos constantemente pressionados a sermos melhores, ao mesmo tempo em que voltamos ao básico, em uma dinâmica ética. Que desafio!
Há duas maneiras de fazer isso: mudança radical ou melhoria gradual. O caminho mais rápido ou o mais lento. Pressão ou experimentação. O método Kaizen, na segunda categoria, é particularmente apreciado no gerenciamento de processos por sua abordagem tranquilizadora, supervisionada e não brutal, e pela perspectiva de mudanças suaves, mas constantes.
Produtividade, bem-estar no trabalho, explicamos por que essa técnica de gerenciamento continua a ser comentada. Talvez você queira experimentá-la?
O que é o método Kaizen?
Um pouco de história
Uma verdadeira filosofia de desenvolvimento japonesa, o kaizen é formado por duas palavras, kai 改 e zen 善, que significam "mudança" e "melhor".
Também conhecido como método de pequenas etapas ou método de melhoria contínua, o método Kaizen tem origem no programa americano TWI (Training with industry, treinamento com a indústria), criado por consultores (incluindo W. Edwards Deming) sob a supervisão do General MacArthur, para ajudar a indústria japonesa a se reerguer após a guerra de 39-45.
O método Kaizen ficou mais conhecido a partir de 1986, após a publicação do livro de Mazaaki IMAI, "Kaizen: the key to Japanese competitiveness".
Inicialmente aplicada no setor industrial, a manufatura enxuta era um método de gerenciamento projetado para eliminar o desperdício e aumentar os lucros.
Hoje, o método é usado em todos os setores: falamos de gestão enxuta, uma gestão ágil que visa a melhorar o desempenho da empresa envolvendo todos os funcionários.
Portanto, o método exige uma cultura corporativa adaptada a essa filosofia e, às vezes, até mesmo o apoio à mudança.
Tenha cuidado para não confundir o método Kaizen com o workshop Kaizen, ou kaizen blitz, ou kaikaku (reforma), que visa a uma mudança radical em um sistema de produção, uma reengenharia. Os ocidentais se inspiraram no primeiro para a tomada de decisões multifuncionais e colaborativas.
Para o desenvolvimento profissional e pessoal?
A abordagem Kaizen é cada vez mais usada para o desenvolvimento pessoal. Aprender uma língua estrangeira sem se pressionar, parar de fumar gradualmente, superar a timidez com cuidado, o Kaizen é de particular interesse para pessoas que temem o fracasso, mudanças repentinas e desânimo.
O método Kaizen em 10 princípios
Em uma dinâmica progressiva, permanente e colaborativa, o método Kaizen incentiva :
- o questionamento das práticas atuais,
- a busca da melhoria do processo, não da perfeição,
- Capacitar os funcionários e operadores e incentivá-los a tomar a iniciativa:
Iniciadas por eles, as mudanças são inevitavelmente mais bem aceitas, - a implementação de ações pequenas e concretas, que são, portanto, menos onerosas,
- pesquisa proativa sobre as causas dos problemas, que geralmente são múltiplas,
- capacidade de resposta e priorização das ações corretivas:
É melhor corrigir os erros imediata e parcialmente, mesmo que isso signifique voltar a eles mais tarde para resolvê-los completamente, do que permitir que a situação se deteriore, - Acompanhamento das ações tomadas,
- estabelecimento de procedimentos claros,
- definição de objetivos realistas,
- trabalho em equipe, uso de habilidades internas em vez de recorrer a especialistas externos, que são mais caros e menos envolvidos.
Objetivos estratégicos
Adotado desde o início pela Toyota, seu melhor embaixador, o sistema Kaizen nasceu da busca de ideias para melhorar processos, ferramentas e habilidades a fim de :
- otimizar :
- a produtividade
- a segurança (redução dos riscos)
- a qualidade
- prazos de entrega
- custos
- condições de trabalho,
- aproveitar ao máximo a inteligência coletiva e descompartimentar as habilidades,
- eliminar o trabalho desnecessário e desnecessário (melhor gerenciamento de estoque).
Por que adotar o método Kaizen?
As vantagens do método Kaizen
Não quer sair de sua zona de conforto muito repentinamente? Então o método Kaizen é para você! Ele permite que você :
- A introdução gradual de novos hábitos com o mínimo de esforço,
- simplificar os fluxos de trabalho e o gerenciamento de tarefas, dividindo um objetivo em subobjetivos mais fáceis de alcançar,
- Redução do estresse:
- os fracassos são mais bem aceitos, pois são menos significativos e consomem menos tempo,
- o progresso é sentido mais facilmente, com tantos sucessos ao longo do caminho quanto o número de subobjetivos,
- estimativa mais fácil de custos e prazos,
- eliminação dos fatores de risco associados a projeções excessivamente ambiciosas e distantes,
- aprimoramento e motivação dos funcionários em suas estações de trabalho.
Em resumo, o método Kaizen melhora a viabilidade e o moral do projeto!
As desvantagens
Somos mais criativos sem estresse. Mas a adoção de um processo de melhoria excessivamente gradual pode ser um freio para a inovação revolucionária. O último requer que "saltemos para frente" de tempos em tempos, e uma reatividade que é incompatível com as restrições de tempo da melhoria contínua.
A Toyota, por exemplo, deixou de lado o método Kaizen para a construção de carros autônomos. Gill Pratt, CEO do Toyota Research Institute, explicou:
"O método Kaizen fez da Toyota um sucesso porque nos permitiu aprimorar o design de nossos carros todos os dias. Mas esse método não é mais eficaz quando o ambiente se torna incerto e surge um novo design ideal (...) precisamos avançar em direção à inovação disruptiva, em vez de melhorar o que já existe em pequenas etapas".
Uma empresa inovadora pode, no entanto, usar o método Kaizen para revisar procedimentos administrativos internos e projetos mais rotineiros, ou integrá-lo ao gerenciamento de um projeto inovador combinando vários métodos, dependendo das tarefas e da flexibilidade e capacidade de resposta que elas exigem.
Como você aplica o método Kaizen?
vídeo em inglês
O método Kaizen em 6 etapas
- Identifique uma oportunidade, um objetivo de melhoria.
- Explore novas ideias consultando sua equipe.
- Divida o objetivo em subobjetivos ou resultados.
- Planeje as tarefas para cada subobjetivo, sem sobrepor recursos humanos ou materiais ou períodos de execução.
- Teste, monitore o progresso e ajuste o cronograma.
- Passe para o próximo objetivo!
As metodologias aplicáveis a uma abordagem Kaizen
Muitas metodologias são usadas para dividir projetos, planejar tarefas, encontrar as causas dos problemas, gerenciar recursos e monitorar o progresso.
Elas incluem (mas não estão limitadas a)
- a roda de Deming (ou ciclo PDCA, Planejar - Fazer - Verificar - Agir/Ajustar, para testar novos processos em 4 estágios),
- Ferramentas de TQM (gerenciamento da qualidade total),
- QQOQCP (Quem? Quem? Quem? O quê? Onde? Quando? Como? Por quê?),
- o 5M (diagrama de Ishikawa) e o 5P (para procurar as causas dos problemas),
- os 5 Ss (para melhorar o espaço de trabalho; em japonês: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ou Livrar o espaço do supérfluo, Arrumar, Limpar, Padronizar, Progredir),
- Six Sigma (um método de gerenciamento criado para melhorar a qualidade e a eficiência dos processos, registrado pela Motorola),
- WBS (Work Breakdown System, sistema de decomposição de trabalho),
- Gerenciamento de Projetos de Cadeia Crítica (CCPM),
- Estrutura Adaptativa de Projetos (APF),
- Quadro Kanban (método visual baseado no método just-in-time, para fornecer informações importantes pouco a pouco, no momento certo).
Escolha a ferramenta certa
A nova geração de software SaaS (Software as a Service) é muito interessante para a qualidade e o aprimoramento contínuo. Ao coletar dados de produção em tempo real ou ao levar em conta o feedback dos gerentes de projeto, essas soluções de TI estão constantemente melhorando e se adaptando às necessidades de seus usuários.
Por exemplo, muitas soluções são adaptadas para o gerenciamento de tarefas e oferecem recursos alinhados com a filosofia Kaizen (gerenciamento de prioridades e incidentes, monitoramento de lucratividade etc.).
Softwares dedicados à comunicação interna (redes sociais corporativas) e ao gerenciamento de ideias (caixas de sugestões digitais) também podem ser úteis.
E, por fim, você já pensou em usar uma solução de business intelligence? Desenvolvido em parceria com a Airbus, o K-value analisa o uso dos usuários de um software ou aplicativo comercial. Seu objetivo? Ajudá-lo a identificar gargalos e otimizar a adoção em cada estágio da navegação, de modo a aumentar a satisfação e a produtividade. Seus indicadores e painéis de controle podem calcular automaticamente :
- NPS
- a taxa de esforço
- a taxa de adoção
- o tempo por sessão.
Progrida em etapas para atingir seus objetivos
O que você acha, você tem uma mentalidade Kaizen?
O bem-estar de uma empresa depende do bem-estar de seus funcionários e da facilitação do trabalho deles.
Há muitos métodos existentes; escolha aqueles que se adequam à sua cultura corporativa e que estão provando seu valor com suas equipes. E por que não combiná-los para atender a necessidades específicas, permanentes ou pontuais?
Há vários anos, o appvizer vem trabalhando para facilitar o trabalho diário das equipes e dos gerentes, adotando as ferramentas certas.
Dê uma olhada em nosso banco de dados e em nossos conselhos e diga-nos o que achou. Esse é o caminho para a melhoria contínua!
Artigo atualizado, originalmente publicado em junho de 2019.
Artigo traduzido do francês