Aumente sua produtividade por meio de práticas recomendadas de melhoria contínua
O que é melhoria contínua ? Se você tem interesse em gestão da qualidade, já sabe pelo menos uma definição básica.
Como é possível aumentar a produtividade e melhorar os processos sem apressar a equipe e criar um cataclismo? Os princípios dessa abordagem tratam desse problema.
Neste artigo, daremos uma olhada no que é a melhoria contínua, por que ela é importante e como implementá-la em sua empresa.
O que é melhoria contínua?
Definição
A melhoria contínua é um processo de gerenciamento de qualidade que visa otimizar o desempenho de produtos, serviços e processos que os compõem.
Ele é regido pela norma ISO 9001.
O conceito de melhoria contínua foi democratizado por William Edwards Deming na década de 1950, graças, principalmente, à roda de Deming (detalhada abaixo):
Por que implementar a melhoria contínua?
Embora seja fácil entender como a melhoria do desempenho tem um efeito positivo na empresa, aqui estão os benefícios da melhoria contínua em mais detalhes:
- Reduzir erros e problemas de funcionamento,
- Reduzir custos, principalmente aqueles associados a atividades que agregam pouco valor ou não aumentam a qualidade,
- reduzir o desperdício de recursos,
- criar valor,
- Melhorar os processos para que sejam mais eficientes na produção de produtos ou serviços,
- aumentar a satisfação do cliente,
- aumentar a competitividade da empresa, etc.
Os 4 princípios da melhoria contínua: PDCA
Essas são as 4 etapas da roda de Deming mencionadas anteriormente. A repetição desse ciclo PDCA é a base da melhoria contínua.
P: Planejar
Isso envolve a definição de objetivos precisos e mensuráveis. Você conhece os objetivos SMART? Use seus 5 componentes para definir seus objetivos:
- Específicos ou simples,
- Mensuráveis
- Attainable (atingível)
- Atingíveis,
- Definidos no tempo.
Então, tudo o que resta é planejar os recursos necessários para definir um roteiro claro (plano de ação) que todos possam entender e que servirá como uma ferramenta de comunicação para toda a empresa.
Exemplo de um princípio a ser aplicado em sua empresa:
Questione regularmente as práticas atuais para evitar o status quo.
D: Fazer
A etapa 2 consiste em realizar as tarefas planejadas: o plano de ação é executado. A atribuição de tarefas na etapa anterior é essencial para a distribuição ideal da carga.
Você também tem a opção de terceirizar toda ou parte da produção: nesse caso, é necessário reservar tempo para o monitoramento.
Exemplo de um princípio a ser aplicado em sua empresa:
Prefira 80% de melhoria agora, visível rapidamente, a 100% amanhã, o que torna o processo mais lento e adia os efeitos desejados.
C: Verificar
Os resultados alcançados correspondem aos esperados? Os objetivos foram alcançados e em que medida?
O monitoramento de indicadores definidos antecipadamente e registrados em um painel de controle permite :
- uma visão preditiva para antecipar desvios,
- ser alertado rapidamente e tomar as decisões apropriadas se os objetivos não forem atingidos.
Exemplo de um princípio a ser aplicado em sua empresa:
Vá a campo para entender as dificuldades e os motivos pelos quais as metas não estão sendo atingidas. Isso será mais eficaz do que procurar alguém para culpar.
A: Agir ou melhorar
Se uma lacuna for identificada, é hora de reagir e ajustar o plano de ação de acordo.
É durante essa fase que você precisa atualizar sua documentação (procedimentos, diretrizes, listas de verificação etc.) e comunicar as alterações às pessoas envolvidas.
Você também pode ter notado deficiências em sua organização: ferramentas, habilidades, métodos, etc. Elas precisam ser abordadas. Você precisa planejar a correção dessas deficiências... antes de voltar à etapa 1 do processo de planejamento!
Exemplo de um princípio a ser aplicado em sua empresa:
Pense em como fazer isso em vez de explicar por que você não pode fazer.
Nosso conselho 👉 Temos uma tendência natural de nos concentrar na etapa "Fazer", porque é satisfatório ver como as tarefas estão progredindo. No entanto, negligenciar os outros estágios prejudica o sucesso geral da abordagem de melhoria contínua. Portanto, preste atenção!
Como configurar uma abordagem de melhoria contínua?
Escolha de um método de melhoria contínua
Embora a melhoria contínua seja, antes de tudo, uma abordagem, um conjunto de princípios e até mesmo um estado de espírito, é necessário usar um método para garantir sua eficácia. Qual deles você deve escolher? Aqui estão 5 alternativas à roda de Deming:
- O método Kaizen promove a melhoria contínua com base no trabalho colaborativo e na inteligência coletiva, visando à melhoria progressiva por meio do questionamento dos métodos atuais.
- O diagrama de Ishikawa, ou método 5M, é útil para identificar problemas de funcionamento em um sistema e sua localização, além de definir as melhores soluções para resolvê-los.
- O método 5S, desenvolvido nas fábricas de produção da Toyota, ajuda a melhorar as condições de trabalho e se baseia em cinco ações principais:
- ordenação para eliminar o supérfluo
- arrumar e colocar as coisas em ordem
- limpeza para garantir uma estação de trabalho limpa
- organizar de acordo com padrões e regras precisas,
- manter esse nível de qualidade ao longo do tempo.
- O método Six Sigma ajuda o gerenciamento da qualidade, começando com o feedback do cliente, e funciona particularmente bem no modo de projeto. Eles se complementam com o método DMAIC, parte da família de gerenciamento enxuto, que se baseia na análise estruturada e na resolução de problemas em cinco estágios:
- Definir,
- Medição
- Analisar,
- Melhorar,
- Gerenciar.
- O último método é o método "Just in Time" ou "Na hora certa", que vem do setor de logística e busca evitar desperdícios e estoques desnecessários: produzimos de acordo com a demanda, não de acordo com a oferta. Como isso é feito? Graças ao princípio dos 5 zeros:
- 0 defeitos
- 0 atrasos
- 0 avarias
- 0 estoque,
- 0 papel.
Observação 👉 Existem outros métodos, como o Kanban na família de métodos ágeis, com base em iterações. Cabe a você encontrar o método que atenda às suas necessidades!
| Método | Princípio | Empresas envolvidas |
| Método Kaizen | Colaboração e inteligência coletiva | Todos |
| Diagrama 5M ou de Ishikawa | Identificação das fontes de problemas | Todos |
| 5S | Melhoria das condições de trabalho | Produção industrial, logística |
| Seis Sigma, DMAIC | Feedback do cliente, solução estruturada de problemas | Tudo |
| Just in time | Zero desperdício e zero estoque | Produção industrial, logística |
Adotar os processos certos usando as melhores ferramentas
Isso é tudo sobre teoria, mas o que nos interessa agora é como você pode implementar a melhoria contínua em sua empresa.
- Faça um balanço de seus processos atuais:
- Quais são eles?
- Existem muitos deles?
- Eles estão em conformidade com um padrão de modelagem?
- Eles ainda são relevantes?
- Compartilhe seus processos de negócios com todas as suas equipes:
- Certifique-se de que as pessoas que os projetaram entendam os problemas comerciais. Por exemplo, os gerentes de produção e os técnicos têm acesso às mesmas informações?
- Nosso conselho: mapeie seus processos de negócios para que todos possam usá-los.
- Equipe-se com as ferramentas certas para garantir que seus processos estejam atualizados, reflitam a realidade no local e reflitam os aprimoramentos que foram feitos:
- uma ferramenta de gerenciamento de projetos para planejar e monitorar tarefas,
- uma ferramenta de BPM, como a solução francesa Iterop, para modelar e digitalizar seus processos de negócios como parte de um processo de melhoria contínua.
Nosso conselho para uma abordagem de melhoria contínua bem-sucedida
- Envolva a gerência: a governança em favor dessa abordagem é essencial para que ela seja executada sem problemas, nem que seja para encontrar tempo para se dedicar a ela, por exemplo.
- Envolva também os funcionários: é possível evitar a resistência à mudança trabalhando em colaboração com suas equipes. Assim, elas estarão em uma posição melhor para propor soluções adequadas para melhorar a qualidade da produção.
- Seja concreto: essa abordagem visa a melhorar os processos e a produção. Ela precisa ser baseada em dados quantificáveis e mensuráveis. Não é possível aumentar a produtividade em 10% confiando em generalidades que estão divorciadas do campo - ou então compartilhe seu segredo conosco! 😉
Existem limites para a abordagem de melhoria contínua?
Os únicos limites são aqueles que você mesmo estabelece!
Recursos humanos, financeiros ou de tempo... Seus objetivos de melhoria devem ser realistas e estar de acordo com os recursos de sua organização. Se você almejar objetivos muito altos, nunca colherá os frutos do seu trabalho; se almejar objetivos muito baixos, a melhoria não será visível.
Nosso conselho 👉 Defina com precisão as linhas gerais do processo a ser aprimorado com antecedência e estabeleça objetivos pequenos, mas alcançáveis, para chegar lá. Tudo isso, sem nunca esquecer o gerenciamento de mudanças para que suas equipes participem do projeto!
Depende de você!
Artigo traduzido do francês