Entenda e gerencie suas necessidades de caixa para que elas não sejam mais um problema
Como toda empresa sabe muito bem, o fluxo de caixa é de vital importância: ele garante a capacidade da empresa de cumprir suas obrigações financeiras, mas também de investir em seu próprio desenvolvimento. Portanto, é melhor cuidar dele!
Mas, apesar de um volume de negócios saudável, o caixa às vezes pode se esgotar - às vezes de forma perigosa 😰. É importante, então, entender quais fatores dão origem a esse fenômeno para que você possa antecipá-lo melhor, mas também para saber como financiar uma necessidade urgente de caixa , se for o caso.
Há muitas possibilidades e soluções disponíveis para você. Este artigo, escrito em conjunto com Eric Desquatrevaux, sócio-gerente e fundador da Avizo, fornece uma atualização.
Necessidades de caixa: definição
As necessidades de fluxo de caixa definem a situação em que uma empresa não tem mais dinheiro suficiente para cobrir suas várias despesas, em particular :
- pagamento de salários ;
- pagamento de fornecedores
- despesas contínuas, como aluguel de instalações ou custos de manutenção.
Esse conceito é semelhante ao de Necessidade de Capital de Giro (NCG), que se refere a déficits atuais de fluxo de caixa devido ao ciclo operacional.
A maioria das organizações, mesmo aquelas cujos negócios estão funcionando sem problemas, se depara com essa necessidade de caixa. Isso é particularmente verdadeiro quando é o resultado de fatores estruturais.
Os fatores por trás da necessidade de caixa de uma empresa
Fatores estruturais
Aqui, estamos falando de fatores relacionados às características intrínsecas dos negócios de uma empresa, que afetam regularmente seu fluxo de caixa.
Prazos de pagamento de clientes excessivamente longos
A maioria das organizações, especialmente as que operam no BtoB, concede a seus clientes prazos de pagamento bastante longos, às vezes chegando a 60 dias.
O problema é que elas já incorreram em custos para :
- fornecer o produto ou serviço ao cliente;
- administrar adequadamente seus negócios em geral.
E isso cria um óbvio descompasso no fluxo de caixa.
Prazos de pagamento do fornecedor muito curtos
Continuando com o tema dos prazos de pagamento, se os prazos de pagamento de seus fornecedores forem muito curtos, você terá que desembolsar fundos mais rapidamente do que gera renda.
Estoque excessivo
Níveis excessivos de estoque também são um fator de necessidade de fluxo de caixa, pois é preciso pagar por eles antes de vendê-los para compensar a diferença. Em outras palavras, o estoque imobiliza fundos sem gerar renda imediata, limitando, assim, a disponibilidade do dinheiro de que você precisa para administrar a empresa.
☝️ Daí a importância de seguir um processo de gestão de estoques bem elaborado, para evitar o excesso de estoque e, ao mesmo tempo, garantir a disponibilidade dos produtos para os clientes.
Investimento
O investimento (compra de ativos fixos, financiamento de projetos de desenvolvimento etc.) pode dar origem a uma necessidade estrutural de caixa.
Isso ocorre porque a operação exige saídas de caixa significativas no curto prazo... com o objetivo de estimular o crescimento e a lucratividade no longo prazo. Mas há um lapso de tempo até que ela de fato gere lucros ⏳.
Sazonalidade
Por fim, a sazonalidade geralmente leva a flutuações significativas no fluxo de caixa.
Por exemplo, uma estação de esqui tem picos de atividade e renda durante os meses de inverno, mas enfrenta períodos mais lentos durante o verão.
Essa variação leva a desequilíbrios temporários entre entradas e saídas de caixa, exigindo um gerenciamento cuidadoso para garantir a estabilidade financeira durante todo o ano.
Fatores econômicos
Às vezes, a necessidade de caixa aumenta significativamente em comparação com o que é geralmente aceito. Vários fatores estão envolvidos, às vezes difíceis de prever e mais prejudiciais.
Em todos os casos, o gerenciamento correto de seu fluxo de caixa limitará bastante as consequências dos fatores estruturais e cíclicos.
Crescimento repentino
O crescimento repentino e, portanto, a necessidade de atender ao aumento da demanda, aumenta consideravelmente as necessidades de caixa:
- vários investimentos (em equipamentos, software, instalações, etc.);
- contratação de pessoal adicional
- aumento de estoques.
Tudo isso leva a uma saída substancial de caixa no curto prazo, antes que a empresa gere renda suficiente para obter lucro.
Atraso no pagamento pelos clientes
Aqui não estamos mais falando sobre os termos de pagamento acordados mencionados acima.
Estamos falando aqui de atrasos reais de pagamento, de clientes que violam as regras... colocando-o no vermelho, já que o fenômeno do atraso descrito acima está piorando!
☝️ Sem mencionar o fato de que, se a situação sair do controle, você provavelmente terá que entrar com processos judiciais caros, o que desestabilizará ainda mais suas finanças.
Eventos externos
Por fim, quando falamos de fatores difíceis de prever, inevitavelmente pensamos em eventos externos, como desastres naturais ou conflitos.
Interrupções na cadeia de suprimentos, redução da demanda, clientes afetados que não podem mais pagar ou que cancelam seus pedidos... há muitas consequências em potencial que podem afetar seu fluxo de caixa.
Uma palavra do especialista
Para evitar que as consequências de fatores cíclicos tenham um impacto muito grande sobre o fluxo de caixa, é possível prever soluções para se preparar melhor para esses eventos imprevistos.
A gestão de caixa também envolve a formação de uma reserva de caixaou a contratação de um seguro para cobrir determinados riscos .
O objetivo dessa estratégia é, acima de tudo, absorver os choques financeiros sem comprometer as operações atuais e proteger-se contra eventos específicos que possam ter um impacto significativo no fluxo de caixa, contratando uma cobertura de seguro adequada.
Como você calcula suas necessidades de caixa?
Para poder agir o mais rápido possível na eventualidade de um problema, é melhor prever suas necessidades de caixa!
E não há melhor maneira de fazer isso do que com as previsões de fluxo de caixa. Apresentadas em forma de tabela, elas permitem prever os fluxos de caixa em um período definido, geralmente mensal ou trimestral.
Aqui estão as etapas a serem seguidas para produzi-las:
- Faça uma lista de todos os possíveis recebimentos de caixa durante o período em análise (vendas, empréstimos, investimentos, etc.). Seja o mais exaustivo possível.
- Faça o mesmo para os desembolsos (pagamentos a fornecedores, salários, impostos, etc.).
- Calcule a diferença entre os dois.
Obviamente, essa é uma estimativa, e é melhor fazer esse cálculo com a maior regularidade possível. O mercado e o mundo do trabalho estão em constante flutuação!
Para garantir que sua previsão seja a mais precisa possível, mas também para evitar passar horas por mês trabalhando nela, recomendamos que você use um software dedicado, como o Fygr, que é o mais fácil de usar possível. O Fygr foi projetado para empresas muito pequenas e PMEs e se conecta diretamente às suas contas bancárias. Ele recupera seus dados em tempo real para fornecer um relatório de fluxo de caixa instantâneo. Ele também permite que você crie previsões com apenas alguns cliques, com a opção de integrar vários cenários para cobrir todas as eventualidades.
Uma palavra do especialista
Outro método rápido de analisar as necessidades de caixa é analisar os índices financeiros.
Os exemplos incluem o índice de liquidez imediata ou até mesmo o índice de cobertura de juros para grandes empresas. Como o próprio nome sugere, o índice de liquidez imediata é um cálculo rápido que dá uma ideia inicial das necessidades de caixa. Ele fornece uma medida clara da liquidez imediata disponível para quitar dívidas e desembolsos iminentes.
Como você pode reduzir suas necessidades de caixa? Nossas 3 dicas
Não é de se surpreender que uma boa gestão de caixa desempenhe um papel importante na redução dos descasamentos de caixa que são prejudiciais à sua empresa.
Isso é particularmente verdadeiro para fatores estruturais, sobre os quais você pode ter um impacto real.
#1 Adote a estratégia certa para os pagamentos dos clientes
Os atrasos nos pagamentos dos clientes são uma das principais causas das altas exigências de capital de giro e, portanto, da necessidade de caixa.
Para reduzi-los, comece reduzindo esses períodos de pagamento autorizados ou até mesmo exigindo pagamento em dinheiro. Por motivos comerciais óbvios, isso pode ser feito "cliente por cliente" (dê mais tempo aos seus melhores clientes, por exemplo).
Então, como você evita atrasos reais de pagamento? Aqui você precisa :
- estabelecer um procedimento de cobrança de faturas que funcione bem;
- implementar uma política de gerenciamento de risco do cliente. Por exemplo, se você suspeitar que alguém é um mau pagador, peça o pagamento em dinheiro ou até mesmo evite fazer negócios com essa pessoa.
#2 Negocie mais com seus fornecedores
Se vale a pena reduzir as condições de pagamento de seus clientes, também vale a pena estender as suas com seus fornecedores! Em outras palavras, é hora de colocar seu chapéu de negociador 🧢.
Porém, como os fornecedores às vezes estão na mesma situação que você em termos de caixa, é melhor oferecer a eles alguns benefícios em troca, como contratos de longo prazo.
Outra solução: diversifique seus parceiros para obter maior flexibilidade.
#3 Gerencie seus estoques com mais eficiência
O objetivo? Evitar o excesso de estoque, o que é sinônimo de imobilização de dinheiro.
Cabe a você encontrar o método mais adequado à realidade do seu negócio, pois o mais importante é atender aos seus pedidos!
Por exemplo, uma abordagem JIT (just-in-time) significa que você recebe entregas de matérias-primas ou produtos acabados pouco antes de serem necessários para a produção ou venda.
O método de ponto de reabastecimento, por outro lado, envolve a definição de quando acionar um novo pedido de fornecimento, com base na demanda real.
Descubra outras técnicas, bem como nossos conselhos valiosos, em nosso artigo dedicado ao gerenciamento de suprimentos.
Como financiar as necessidades de fluxo de caixa? Os 4 métodos que você precisa conhecer
Você tem uma necessidade urgente de caixa que não pode ser atendida rapidamente aplicando os conselhos acima?
Não entre em pânico, é possível financiá-la antes que a situação fique fora de controle.
Método 1: O empréstimo bancário
Um dos primeiros reflexos das empresas é recorrer aos bancos para obter um empréstimo. No entanto, você precisa pensar com antecedência sobre :
- os juros a serem pagos ;
- o tempo necessário para as negociações com a organização.
Existem esquemas que se adaptam perfeitamente às necessidades de fluxo de caixa, como as facilidades de saque a descoberto. Esse é um tipo de saque a descoberto autorizado, que permite que você retire fundos de sua conta a curto prazo, além do saldo disponível, até um valor acordado.
Método 2: Desconto comercial
Essa técnica consiste em conceder um desconto a um cliente com a condição de que ele honre sua fatura mais rapidamente ou pague em dinheiro.
É certo que o valor final obtido será menor, mas você evitará prejuízos no fluxo de caixa.
Além disso, esse método é muito mais simples de implantar do que aqueles que envolvem bancos, por exemplo. Útil quando você precisa de dinheiro com urgência!
Método 3: Factoring
O factoring, também conhecido como fatorização, é um método de financiamento por meio do qual você vende suas contas a receber para uma empresa ( o fator ) em troca de dinheiro. A empresa (a factor) vende seus recebíveis comerciais a uma empresa (a factor) em troca de pagamento imediato, geralmente um adiantamento em dinheiro de cerca de 70% a 90% do valor da fatura.
O fator então se encarrega de cobrar essas contas a receber e lhe paga o saldo restante, menos as taxas de serviço, assim que os pagamentos forem recebidos.
Esse método tem duas vantagens:
- você converte as contas a receber em dinheiro imediato;
- você também transfere o risco de não pagamento para a empresa de factoring.
Método 4: O Dailly Act
O Dailly Act permite que você atribua seus recebíveis comerciais a uma instituição financeira, como um banco, em troca de financiamento imediato.
Graças a essa cessão, você pode se beneficiar rapidamente de um adiantamento em dinheiro, sem ter de esperar pelo pagamento de seus clientes. O banco se torna então o proprietário das contas a receber em questão e as cobra diretamente dos devedores.
O que você precisa saber sobre necessidades de caixa?
Toda empresa se depara com uma necessidade de caixa em algum momento de sua vida.
Ela pode ser estrutural. A implementação de boas práticas pode ajudar a reduzi-la.
Também pode ser cíclica... e, portanto, difícil de prever. Nesse caso, dependendo da escala do problema, é melhor financiar a necessidade de caixa rapidamente, usando práticas como facilidades de cheque especial ou factoring.
Seja qual for o caso, seus mantras devem ser "antecipação" e "boa gestão". E por que não fortalecer seus processos com o suporte de software, que certamente o tornará mais preciso?