Somos todos responsáveis pela posição de caixa da empresa? Decifrando a cultura de caixa
A cultura de caixa é um conceito que está ganhando terreno em muitas empresas.
Ao contrário do que se possa pensar à primeira vista, não se trata apenas de otimizar o fluxo de caixa. Trata-se de ir um passo além, dando a cada funcionário o desejo de agir todos os dias para garantir um equilíbrio financeiro saudável.
É preciso dizer que as apostas são altas, já que os problemas de fluxo de caixa têm um impacto tão grande na sobrevivência de longo prazo de uma empresa.
Neste artigo, escrito em conjunto com Eric Desquatrevaux, sócio-gerente e fundador da Avizo, você poderá descobrir o que é uma cultura de caixa e, acima de tudo, como torná-la uma prioridade para seus funcionários.
O que é cultura de caixa?
A cultura de caixa é tanto um processo quanto um estado de espírito, o que significa que a boa gestão financeira e de caixa não deve recair apenas sobre os ombros do CFO 😮💨. Em vez disso, em uma abordagem multifuncional, ela se baseia na ideia de que todos devem ser responsabilizados a esse respeito.
Em outras palavras, a otimização do fluxo de caixa e a priorização da liquidez devem ser assuntos de todos.
Como resultado, os Diretores, Gerentes de Compras, Departamentos de Vendas, etc. são todos convidados a incorporar em suas operações diárias ações destinadas a proteger as finanças da empresa tanto quanto possível. Em outras palavras, incentivar a entrada de dinheiro e evitar perdas e outros atrasos nos pagamentos, tanto quanto possível.
Um exemplo bem conhecido é a cultura de caixa aplicada ao departamento de vendas, que é solicitado a trabalhar em várias alavancas, em especial
- análise rigorosa de clientes e prospects, a fim de evitar maus pagadores e concentrar-se em contas mais lucrativas;
- um procedimento bem elaborado para a cobrança de faturas.
Por que uma cultura de caixa é importante?
Para garantir o futuro da empresa a longo prazo
A cultura de caixa afeta potencialmente todas as empresas, não apenas aquelas que estão enfrentando dificuldades financeiras. Quando se trata de fluxo de caixa, é melhor prevenir do que remediar!
Diante de um ambiente econômico em constante mudança, está se tornando difícil prever tudo. Eventos recentes (Covid, inflação, etc.) têm sido a fonte de muitos problemas financeiros para os profissionais.
Nesse contexto, se você não tiver dinheiro suficiente, corre o risco de cair em uma espiral descendente, em que terá dificuldade para honrar seus fornecedores, manter suas atividades adequadamente etc.
Por exemplo, o aumento de pagamentos atrasados devido à crise econômica desequilibrou o fluxo de caixa de muitas organizações, mesmo que elas estejam em boa saúde financeira.
Além disso, embora seja importante prestar atenção aos seus resultados e às suas margens, é o caixa que permite que você invista e, portanto, faça sua empresa crescer. Em resumo, seu fluxo de caixa contribui para sua sustentabilidade.
Uma palavra do especialista
Há uma ligação direta entre uma boa gestão de caixa e a avaliação da empresa.
A gestão de caixa influencia o WACC (custo médio ponderado de capital), que depende do custo do patrimônio líquido e da dívida.
Uma boa gestão de caixa tranquiliza os credores, oferecendo melhores taxas, e reduz o risco percebido pelos investidores, diminuindo, assim, o custo do patrimônio líquido.
Por outro lado, uma má gestão de caixa aumenta o WACC, piorando as previsões de fluxo de caixa futuro e reduzindo a avaliação da empresa.
Envolvimento de todos os funcionários na gestão de numerário
Na cultura de caixa, a gestão de caixa deve envolver todos, desde a gerência até a equipe operacional. Caso contrário, será difícil obter lucratividade e equilíbrio geral.
Entretanto, a manutenção de finanças saudáveis também beneficia (sem trocadilhos) os funcionários. Embora eles desempenhem um papel na garantia do fluxo de caixa, eles também podem ver um benefício direto nos resultados.
Sem mencionar que preservar o caixa também significa proteger seus empregos no longo prazo.
O desafio de uma cultura de caixa
Mesmo que o CFO continue sendo o orquestrador da cultura de caixa, o principal desafio que ele enfrenta é conseguir incorporar essa mentalidade nos funcionários, para garantir que eles adotem os comportamentos certos no dia a dia para equilibrar ou até mesmo aumentar o caixa.
É uma questão de descompartimentar os desafios associados ao caixa, além da função financeira apenas:
- A equipe de vendas gerencia o risco do cliente e evita o não pagamento;
- O departamento de compras negocia condições de pagamento mais longas com os fornecedores para reduzir as necessidades de capital de giro;
- as análises contábeis identificam os itens e as ações que geram mais valor;
- a produção implementa processos para melhorar a produtividade, reduzindo assim os tempos de cobrança etc.
☝️Au Além da conscientização, a cultura de caixa também define uma metodologia, envolvendo a implementação de ações concretas para gerenciar o caixa de forma eficaz. Vamos dar uma olhada nas principais delas.
Como estabelecer uma cultura de numerário em sua empresa?
Comunique-se suficientemente com os funcionários
Para que todos os funcionários se sintam envolvidos, o CFO precisa se comunicar suficientemente sobre os resultados, ou simplesmente sobre a própria importância de uma cultura de caixa.
Sua primeira tarefa é, portanto, conscientizar os Diretores de Negócios sobre essas questões e orientá-los na direção certa. Se necessário, você precisará treinar determinados funcionários no conceito de gestão de caixa e nas boas práticas associadas, com o objetivo de encontrar, em conjunto, as alavancas de melhoria que podem ser ativadas de acordo com as restrições de cada negócio individual.
☝️ Essa comunicação necessária também envolve a criação de rituais para o compartilhamento de relatórios, alimentados pelos indicadores corretos, para que os funcionários possam monitorar facilmente o estado das finanças: níveis de caixa, contas a receber pendentes etc.
Analisar e proteger os fluxos de caixa
Entender e agir sobre os fluxos de caixa da empresa é uma das prioridades de uma cultura de caixa.
Não há nenhum mistério em manter sua necessidade de capital de giro negativa. Você precisa agir sobre :
- tempos de cobrança. É importante reduzir o DSO da organização por meio da introdução de um sólido processo de gerenciamento de risco do cliente e de cobrança de dívidas;
- tempos de desembolso, tentando aumentá-los.
Uma das melhores práticas é analisar os fluxos de caixa atuais, mas também elaborar previsões regulares de fluxo de caixa, que são essenciais para antecipar as entradas e saídas de caixa no próximo período.
Priorize suas ações de gerenciamento de caixa de forma inteligente
Há muitas coisas que você pode fazer para ajudar a gerenciar melhor seu caixa. Mas elas não podem ser realizadas todas ao mesmo tempo!
É por isso que recomendamos que você as priorize, dando preferência a :
- quick wins, operações que são sinônimo de ganhos rápidos e que podem ser implementadas rapidamente na empresa. Se tomarmos como exemplo a redução dos tempos de cobrança, isso pode envolver a introdução de um novo método de pagamento (pagamento on-line em vez de por cheque etc.) ou a automatização dos lembretes aos clientes usando um software;
- tarefas que são de competência do Departamento Financeiro, para dar o exemplo. De que outra forma você convencerá os funcionários que se sentem menos preocupados?
Em todos os casos, suas várias reflexões precisarão culminar em um plano de ação, que será acompanhado por KPIs projetados para acompanhar seu progresso, de modo que você possa rever sua estratégia, se necessário.
Algumas empresas decidem chamar um gerente de caixa. Se não for possível contratar esse tipo de perfil, ainda há a opção de usar um prestador de serviços externo.
Reduzir despesas desnecessárias
Quando analisamos como otimizar o fluxo de caixa, geralmente nos concentramos em primeiro lugar no gerenciamento de caixa.
No entanto, sugerimos que você adote uma mentalidade mais frugal ao mesmo tempo, ou seja, certifique-se de que menos dinheiro esteja saindo pela porta.
É claro que você não quer colocar em risco o bom funcionamento de sua empresa ou o bem-estar de seus funcionários. Mas você ficaria surpreso com a quantidade de gastos desnecessários em algumas empresas:
- assinaturas de serviços que não são mais usados;
- viagens de negócios que poderiam ser evitadas em favor de videoconferências;
- desperdício de energia, etc.
Reduzir os custos também significa dar uma nova olhada nos fornecedores. Em outras palavras, tente reduzir seus custos de compra renegociando seus contratos ou jogando a concorrência uns contra os outros.
Que soluções existem para ajudá-lo a implantar uma cultura de caixa?
Para tornar sua abordagem de cultura de caixa mais eficaz, recomendamos que você se equipe com um software adequado. Esses softwares têm a vantagem de
- automatizar muitos processos (o que facilita a integração da cultura de caixa nas rotinas de suas equipes);
- fornecer uma visão geral de seus fluxos de caixa.
Alguns exemplos de ferramentas:
- Software de cobrança, projetado para simplificar os procedimentos de gerenciamento de dívidas não pagas. É isso que o Cash & Credit, uma solução de gerenciamento de crédito e cobrança de dívidas, oferece em particular. Com ela, você pode automatizar seus lembretes de faturas usando cenários personalizados e tomar medidas preventivas e corretivas para reduzir os atrasos nos pagamentos. O Cash & Credit também permite que você gerencie com eficácia o risco do cliente, para que possa antecipar problemas de falta de pagamento antes que eles surjam.
- O software de desmaterialização de faturas é conhecido por economizar tempo e dinheiro das empresas no que diz respeito à transmissão de documentos. Como resultado, elas são pagas mais rapidamente, especialmente se a ferramenta incluir uma função de pagamento on-line.
- Software de gerenciamento de caixa. São usados para otimizar o monitoramento e a previsão do fluxo de caixa, proporcionando maior visibilidade do caixa disponível e das necessidades futuras da empresa.
Cultura de caixa: em poucas palavras!
Diante dos desafios cada vez maiores apresentados pela gestão de caixa, a cultura de caixa é a resposta certa para TODAS as empresas. Ao capacitar todos os funcionários, ela pode influenciar uma série de alavancas, com o objetivo de colocar as finanças em uma base mais sólida.
Mas uma cultura de caixa é também, e acima de tudo, a implementação de ações concretas para aumentar a liquidez disponível, para reagir prontamente em caso de problemas... e também para investir no futuro da organização!
Se você também deseja adotar uma cultura de caixa, pode contar com um software que o ajudará a se antecipar, tomar as decisões certas rapidamente e, assim, manter a lucratividade a longo prazo.