O guia definitivo para desenvolver uma política de viagens eficaz e sem turbulências

Sinônimo de oportunidades de negócios, as viagens de negócios são uma oportunidade para os funcionários combinarem negócios com prazer. Mas essa boa experiência pode rapidamente se transformar em um desastre, tanto para o funcionário quanto para a empresa, se os eventos não saírem conforme o planejado. O primeiro pode ter que suportar condições de vida ruins e, no pior dos casos, ter sua segurança comprometida, enquanto o segundo pode ter que arcar com uma explosão nos custos operacionais.

A melhor maneira de regular tudo isso? Elaborar e implementar uma política de viagens que imponha uma estrutura clara na qual todos saiam ganhando.

Esse documento precisa incorporar vários elementos, e você precisa estar ciente de várias práticas recomendadas se quiser garantir que suas novas diretrizes sejam compreendidas e totalmente adotadas.

É aí que o nosso artigo é útil, assim como o nosso modelo de política de viagens em PDF abaixo.

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O que é uma política de viagens?

Geralmente elaborada pelo gerente de viagens, ou pela gerência e pelo RH em organizações menores, a política de viagens define as regras e os processos que regem as viagens de negócios dos funcionários.

Ela estabelece vários aspectos:

• modos de transporte autorizados;
• a escolha da acomodação (tipos e categorias);
• o processo de reserva e aprovação;
• limites orçamentários por tipo de despesa;
• condições para reembolso de despesas;
• regras de segurança para viagens;
• o uso de ferramentas de reserva;
• o comportamento esperado dos viajantes.

A política de viagens também permite a implementação de contratos-quadro negociados, a fim de obter as melhores condições e descontos de prestadores de serviços, como hotéis ou companhias aéreas. Esse tipo de acordo ajuda a otimizar os custos e a padronizar as reservas.

Por que é importante definir uma política de viagens corporativas?

O principal objetivo de uma política de viagens? Estabelecer regras claras para todos os aspectos da viagem, desde as reservas de transporte e a escolha da acomodação até o gerenciamento das despesas associadas. Dessa forma, todos têm o mesmo nível de informação, sabem qual procedimento adotar e podem desfrutar da experiência mais tranquila possível. O resultado: muito menos tempo gasto com a organização, tanto para os gerentes de viagens quanto para os funcionários. ✅

É claro que o aspecto orçamentário também entra na equação. Com uma boa política de viagens e despesas, você pode controlar melhor os gastos associados. Você não só reduzirá os custos excessivos, como também saberá com mais ou menos antecedência qual será o seu orçamento anual para viagens de negócios.

Por fim, ao demonstrar transparência e justiça por meio da imposição de uma estrutura comum a todos, você estará trabalhando para manter boas relações com os funcionários. Em particular, você pode evitar conflitos como "Por que fulano conseguiu uma acomodação melhor do que a minha? ". Além disso, as políticas de viagem geralmente incluem uma seção inteira dedicada à segurança dos viajantes (seguro, reembolso de despesas médicas, medidas preventivas, etc.).

O que contém a política de viagens de uma empresa?

Cada empresa implementará sua própria política de viagens, dependendo de suas necessidades. Entretanto, o conteúdo permanece mais ou menos o mesmo de uma organização para outra.

Aqui estão os elementos tradicionais:

O orçamento anual e os limites de gastos

• transporte (passagens aéreas, trens, aluguel de carros etc.);
• acomodação (hotéis ou aluguéis);
• refeições, ou seja, custos de bufê;
• outras despesas (custos diversos, táxis, estacionamento etc.).

Os limites de gastos geralmente são definidos para cada categoria a fim de evitar excessos. Esses limites incluem

• valores máximos para passagens aéreas ou hotéis;
• limites para refeições diárias.

Modos de transporte autorizados (de acordo com critérios específicos, como a duração e o destino da viagem)

• transporte público;
• aluguel de carro, para viagens curtas ou quando o transporte público não estiver disponível;
• viagens aéreas, dependendo da distância e da duração da viagem (classe econômica para viagens curtas, classe executiva para viagens longas, etc.);
• outras opções, como car pooling, táxi, VTC, etc.

Regras sobre acomodação e refeições

• Tipos de acomodação (hotéis, apartamentos ou outros tipos de acomodação);
• teto por noite para cada categoria de hotel;
• refeições, com valores máximos, dependendo do destino (refeições em restaurantes, refeições de negócios, etc.).

A política também pode definir se as refeições devem ser feitas com um cliente ou colega ou se são pessoais.

Segurança dos viajantes

• seguro de viagem (qual a cobertura em caso de acidente, doença ou cancelamento da viagem);
• protocolos de emergência, ou seja, ações a serem tomadas em caso de circunstâncias imprevistas (greves, acidentes, desastres naturais etc.);
• segurança da saúde, orientação sobre vacinas, equipamentos de proteção etc;
• números de emergência e contatos a serem mantidos em caso de necessidade.

Procedimentos de reserva e reembolso

• Ferramentas de reserva (plataforma, agência dedicada, etc.);
• procedimento de reembolso;
• documentos de apoio (faturas, recibos, etc.).

Sustentabilidade e responsabilidades ecológicas

• viagens eco-responsáveis: preferência por trem em vez de avião, uso de transporte público etc;
• seleção de hotéis eco-responsáveis.

Exemplos de casos específicos

Para a sua política de viagens, recomendamos que você planeje cenários especiais que não se enquadram necessariamente nas categorias padrão.

Por exemplo:

• O que você deve fazer se um funcionário prolongar sua estadia por motivos pessoais?
• O que você deve fazer se uma viagem for cancelada no último minuto?
• Quais são os critérios para escolher um hotel com base na localização?
• O que devo fazer se um funcionário quiser ficar com um parente no local?

Como você estabelece sua política de viagens?

1 - Defina os objetivos de sua política de viagens

Como em qualquer projeto, a elaboração de uma política de viagens começa com a definição de objetivos claros.

O objetivo é reduzir o orçamento gasto com viagens de negócios?

Ou reduzir o tempo gasto na organização de viagens? ⏱️

Reserve um tempo para identificar claramente seus objetivos a fim de orientar suas decisões. Por exemplo, se a sua prioridade for controlar os custos operacionais, então você se concentrará em negociar tarifas preferenciais com os fornecedores.

2 - Analise as necessidades da empresa

Ao mesmo tempo, é importante entender completamente as reais necessidades de sua empresa em termos de viagens de negócios.

Comece identificando os destinos visitados com frequência, sejam eles locais ou internacionais, bem como os tipos de viagem mais comuns (reuniões, seminários, visitas de negócios etc.).

Avalie também os custos atuais associados a essas viagens, observando o transporte, a acomodação e as despesas acessórias.

Isso o ajudará a identificar as áreas em que é mais provável economizar.

3 - Elabore o orçamento

O orçamento de viagem é um dos principais elementos de qualquer política. É importante elaborá-lo de forma realista, com base nas necessidades da empresa, mas também nos objetivos definidos anteriormente.

Em primeiro lugar, calcule quanto você pode alocar para viagens de negócios a cada ano, levando em conta todas as áreas de despesas. Obviamente, a estimativa geral pode ser refinada de acordo com o tipo de viagem, pois algumas viagens exigem mais recursos do que outras (viagens internacionais, conferências etc.).

O controle de custos também envolve a definição de limites máximos de gastos para cada categoria. Por exemplo, qual é o orçamento máximo por noite para um hotel? Quanto é aceitável para uma passagem de avião?

☝️ Todos os limites devem ser definidos tendo em mente os padrões do mercado!

Dica: deixe uma margem de segurança para os imprevistos. Dessa forma, você poderá lidar com aumentos de preços ou situações excepcionais sem grandes prejuízos.

4 - Determine o que a política de viagem deve conter

Agora é hora de elaborar a política de viagem propriamente dita!

Ela é composta por todos os elementos listados na seção anterior, não deixando espaço para interpretações.

Seja o mais claro possível sobre todos os aspectos da política, desde os meios de transporte autorizados até as categorias de acomodação e os limites de gastos.

5 - Negocie com os prestadores de serviços

Depois que as regras estiverem em vigor, é hora de negociar contratos-quadro com os diversos prestadores de serviços, sejam eles companhias aéreas, hotéis ou agências de aluguel de carros.

Por que você deve fazer isso? Porque, com esses contratos, você obtém tarifas preferenciais (em troca de volumes garantidos) e outras condições vantajosas para a empresa.

Dica: dê preferência a empresas que ofereçam condições flexíveis para cancelamentos ou alterações de última hora, pois o inesperado sempre pode acontecer!

6 - Divulgue a política de viagens

Uma vez que sua política de viagens tenha sido elaborada, é hora de divulgá-la e comunicar as regras que foram postas em prática.

Para isso, organize sessões de apresentação, webinars ou reuniões informativas, dependendo do tamanho e das necessidades de sua empresa. O ideal é optar por um documento on-line centralizado que os funcionários possam consultar a qualquer momento.

7 - Atualize o documento regularmente

Uma boa política de viagens evolui com o tempo, com base no feedback dos funcionários e nas mudanças do mercado.

A atualização do documento envolve a análise prévia do que está funcionando, mas também a identificação dos pontos problemáticos. Por exemplo, se os funcionários não estiverem seguindo as diretrizes estabelecidas (por exemplo, excedendo o preço da acomodação), você precisa entender :

• se isso se deve ao fato de a estrutura imposta não estar de acordo com a realidade das necessidades e do mercado;
• se é por causa de um "gosto pelo luxo".

☝️ Uma política de viagens dinâmica é aquela que continua a atender às necessidades de mudança da empresa.

Como você pode implementar com sucesso sua política de viagens de negócios? 5 práticas recomendadas a serem observadas

1 - Deixe tudo o mais claro e fácil possível

Muitas vezes, a primeira armadilha em que os gerentes de viagens e outros gestores de viagens de negócios caem é tornar sua política de viagens complexa demais para ser entendida. 😬

No entanto, o objetivo ainda é que os funcionários possam consultá-la sem dificuldade. Eles precisam entender em um piscar de olhos:

• todas as informações relacionadas a acomodações, refeições, viagens, etc;
• os processos de aprovação ou solicitação de aprovação no caso de um problema
• como lidar com circunstâncias imprevistas, etc.

Obviamente, certifique-se de manter a comunicação ideal em todos os momentos. Se, por exemplo, um funcionário tiver dificuldades em um ponto, ele precisa poder contar com alguém que esteja disponível para levantar o véu. E, se necessário, não hesite em organizar sessões de treinamento (no uso de plataformas de reserva, por exemplo).

2 - Personalize sua política de viagens envolvendo seus funcionários

Uma política de viagens eficaz é aquela que é adaptada à situação real de sua empresa.

E as pessoas que estão em melhor posição para saber como é uma viagem de negócios para sua empresa são, sem dúvida, os próprios funcionários. Por isso, é importante envolvê-los na elaboração do EVP desde o início do processo, principalmente durante a fase de análise das necessidades.

Essa maneira de fazer as coisas gera outro benefício: ao envolver os funcionários na operação, você facilita a adesão deles à mudança, especialmente se sua nova política de viagens mudar bastante as linhas (você está mostrando que a opinião deles conta!).

Dica: não obtenha feedback dos funcionários apenas quando a política de viagens estiver sendo elaborada. Ao longo do processo, continue ouvindo-os para que você possa melhorar constantemente o documento e as diretrizes.

3 - Seja flexível em sua política

Embora estabeleça a estrutura, uma política de viagens não deve ser muito rígida. Por exemplo, você pode instruir os funcionários a não excederem um determinado orçamento, sem impor a escolha do estabelecimento (a menos que haja acordos específicos).

Se possível, você também deve permitir que os viajantes tenham um certo grau de autonomia. Por que não permitir que eles mesmos façam as reservas, por meio de plataformas selecionadas com antecedência e de acordo com suas condições?

Esse tipo de iniciativa não apenas melhora a experiência de viagem, mas também economiza seu tempo administrativo.

4 - Alinhe sua política de viagens com a RSE

O alinhamento da política de viagens com os objetivos de RSC demonstra o compromisso da empresa com práticas sustentáveis e responsáveis. Ao incorporar critérios ambientais na gestão de viagens, ela reduz sua pegada de carbono (dando prioridade a viagens de trem, incentivando os viajantes a usar o transporte público, etc.).

O objetivo, além da emergência climática? Promover uma imagem positiva da empresa, tanto internamente com os funcionários quanto externamente com parceiros e clientes.

5 - Use as ferramentas certas

E se a maneira mais fácil de implantar a política de viagens de sua empresa fosse usar um software dedicado?

Eles prometem muitas vantagens para as empresas:

• Centralização das informações: todas as reservas, despesas e informações são agrupadas em um único local, facilitando o acesso e o gerenciamento das atividades.
  
  
• Simplificação do processo de reserva: os funcionários podem reservar seus diversos serviços de forma rápida e fácil, seguindo a política de viagens estabelecida.
  
  
• Rastreamento de despesas: o software permite que você rastreie as despesas em tempo real e garanta que os limites predefinidos sejam respeitados.
  
  
• Melhore a conformidade: alertas automáticos o lembram das regras da política de viagens e sinalizam as exceções solicitadas.
  
  
• Negocie tarifas preferenciais: ao centralizar as reservas, você pode negociar tarifas melhores com os fornecedores (hotéis, companhias aéreas, etc.).
  
  
• Melhor experiência do viajante: os funcionários se beneficiam de um processo de reserva otimizado, com fácil acesso às opções aprovadas pela empresa. Assim, eles podem desfrutar de uma experiência de viagem muito mais tranquila!

🛠️ Exemplo de software:

Navan é uma solução de gerenciamento de despesas e viagens de negócios. Graças a um extenso inventário, os usuários têm acesso a uma infinidade de ofertas, disponíveis a preços negociados, enquanto se beneficiam de programas de fidelidade vantajosos. Sua política de viagens pode ser integrada diretamente à solução, de modo que os funcionários possam fazer suas próprias reservas e você não precise monitorar constantemente os custos. Todas as informações são centralizadas e acessíveis, facilitando a vida dos funcionários em trânsito. E, no caso de um problema ou emergência, eles podem contar com assistência de viagem 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Seu modelo de política de viagens corporativas

Para ajudá-lo a elaborar seu próprio documento, aqui está um exemplo de uma política de viagens corporativas em formato PDF, que pode ser baixado gratuitamente.

Fique à vontade para usá-lo como inspiração!

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O que devo lembrar sobre a política de viagens?

Se sua empresa organiza muitas viagens de negócios, é importante ter uma política de viagens clara e abrangente. Qual é o seu valor agregado? Ela economiza seu tempo, assegura seu orçamento e contribui para o bem-estar dos funcionários.

Mas a eficácia dessa política de viagens depende de como ela foi elaborada, de acordo com os objetivos da empresa e a realidade local. É nesse ponto que os funcionários são seu maior patrimônio: ao compartilharem suas experiências, eles o ajudarão a implantar diretrizes realmente relevantes e viáveis.

E uma vez que essa política tenha sido elaborada, você é incentivado a implementar boas práticas para que ela possa ser seguida sem dificuldade. Aqui, a tecnologia virá em seu socorro e o ajudará a aplicar a estrutura. Tudo o que seus funcionários precisam fazer é arrumar as malas e partir com tranquilidade! ✈️