Das práticas recomendadas às ferramentas, como você pode melhorar a gestão de suas viagens de negócios?
Já se foi o tempo em que a maioria dos negócios era realizada em uma área geográfica restrita. Nesta era de globalização, as empresas estão se abrindo cada vez mais. Os funcionários, especialmente a equipe de vendas, precisam viajar, às vezes para o exterior, para se reunir com clientes, parceiros em potencial e assim por diante.
Embora a pandemia de Covid tenha mudado o cenário, com o uso generalizado de videoconferências para reuniões, as viagens de negócios estão longe de ter desaparecido. Por outro lado, a ascensão da transformação digital está levando as organizações a procurar maneiras de melhorar a gestão de suas viagens de negócios. Atualmente, é importante economizar tempo e dinheiro nesses processos, sem comprometer o bem-estar e a segurança dos funcionários.
É por isso que é uma boa ideia usar uma plataforma especializada, quer ela lide com viagens de negócios em parte ou em sua totalidade.
Como você pode gerenciar suas viagens de negócios de forma eficaz e com quais ferramentas? Que critérios você deve usar para escolher a solução mais adequada?
Aperte o cinto de segurança e vamos começar ✈️.
Definição de viagens de negócios e gerenciamento de viagens de negócios
Para começar, aqui está uma definição rápida para ajudá-lo a entender o que falaremos neste artigo: o que queremos dizer com viagens de negócios (sinônimo de viagens profissionais) e gestão de viagens de negócios?
O que é uma viagem de negócios?
Uma viagem de negócios é uma viagem feita por um funcionário ou empresário no exercício de suas funções. Ela pode envolver :
- reuniões ;
- conferências
- negociações
- visitas a clientes ou parceiros.
☝️ No entanto, é comum diferenciar entre viagens de negócios e viagens de negócios, já que as últimas geralmente envolvem viagens mais longas e em distâncias maiores, o que gera considerações adicionais (com relação à acomodação, por exemplo).
E quanto à gestão de viagens de negócios?
A gestão de viagens de negócios define o processo de organização, planejamento e supervisão dessas viagens. Ela abrange várias tarefas, como
- comparar as várias ofertas;
- reservar voos, hotéis e transporte;
- processamento de despesas
- aplicação de políticas internas de viagem.
Uma perspectiva legal sobre viagens de negócios
Observação: as viagens de negócios são regidas pelo Código do Trabalho. Não hesite em consultar os textos oficiais para ter certeza de que você está dentro da lei.
Você também pode dar uma olhada em nosso artigo que resume as regras a serem observadas ao viajar a negócios.
Como organizar uma viagem de negócios de forma eficaz em 5 etapas?
1- Estabeleça uma política de viagem de negócios
Para começar, elabore uma política de viagens detalhada, especificando todas as diretrizes, desde a seleção de fornecedores até os limites de gastos e procedimentos de aprovação.
Para fazer isso, faça a si mesmo as perguntas certas, como, por exemplo:
- Que critérios você deve usar para selecionar companhias aéreas e hotéis? Você deve dar prioridade a determinados fornecedores com os quais tem acordos empresariais?
- Qual é o orçamento máximo autorizado para acomodação, transporte e refeições em diferentes destinos?
- Quem deve aprovar a viagem e que tipos de viagem exigem autorização especial?
- Que medidas de segurança devem ser tomadas ao viajar para destinos considerados de risco? Como a segurança dos funcionários pode ser monitorada em tempo real?
- Quais são os prazos e documentos necessários para enviar e aprovar os pedidos de reembolso de despesas?
☝️ Naturalmente, comunique essa política a todos os funcionários e certifique-se de que ela esteja facilmente acessível.
2- Decida quem planeja as viagens de negócios
Em outras palavras, você tem alguém interno para essas tarefas ou prefere delegá-las a prestadores de serviços externos?
Atualmente, algumas organizações confiam o gerenciamento de suas viagens de negócios a uma agência especializada. Nesse caso, a agência se encarrega de todo o processo organizacional (comparação de diferentes prestadores de serviços, reservas, etc.), bem como de todo o faturamento. Esse é o caso da Egencia, TravelPerk e Selectour Affaires.
No entanto, por motivos orçamentários, essa abordagem continua sendo exclusividade das empresas de médio e grande porte. Em empresas menores, essas tarefas são atribuídas a um membro específico da equipe, seja ele
- um assistente executivo
- um gerente de escritório
- ou até mesmo um gerente de viagens, se houver recursos para criar esse tipo de cargo.
3- Use as ferramentas tecnológicas adequadas
Mas para os funcionários cujo trabalho principal não é gerenciar viagens de negócios, como os gerentes, cuidado com a quantidade de largura de banda que eles têm para dedicar a isso!
É por isso que um novo tipo de solução tecnológica foi desenvolvido nos últimos anos, 100% dedicado à gestão de viagens de negócios.
Essas plataformas são a resposta perfeita para as necessidades de material e suporte das empresas em relação a essas questões, poupando-lhes um tempo precioso. Em particular, elas possibilitam
- automatizar processos como a reserva de voos e hotéis;
- controle de despesas em tempo real
- controlar o gerenciamento de itinerários.
Voltaremos a falar dessas ferramentas um pouco mais adiante no artigo ⤵️.
4- Organize a viagem de negócios propriamente dita
Com ou sem uma plataforma, a organização de uma viagem de negócios envolve uma série de tarefas diferentes:
- definir os objetivos da viagem para determinar suas prioridades;
- estabelecer o orçamento, de acordo com a política interna
- escolher o meio de transporte e a acomodação, comparando as várias ofertas do mercado;
- organizar a agenda do funcionário, levando em conta as restrições de tempo, como compromissos;
- preparar os documentos necessários, em especial passagens, vouchers, passaportes e vistos;
- planejar soluções em caso de cancelamento de transporte ou mudança de programa.
☝️ Não se esqueça de dar atenção especial à segurança de seus viajantes, sua prioridade absoluta. Por exemplo, estabeleça protocolos de segurança para garantir uma resposta rápida em caso de emergência e informe-se sobre a situação geopolítica do país para o qual o funcionário está viajando, bem como sobre seus costumes e tradições.
5- Monitore e ajuste
Por fim, recomendamos que você realize auditorias regulares para identificar lacunas e oportunidades de melhoria na gestão de seus recursos.
A revisão periódica de sua política de viagens também permite que você avalie sua eficácia e faça os ajustes necessários de acordo com as mudanças nas necessidades da empresa ou no ambiente externo.
Quais são as três vantagens das plataformas de viagens de negócios?
Como acabamos de mencionar, considerando todos os fatores a serem levados em conta no gerenciamento de viagens de negócios, faz sentido contar com um software dedicado.
- A principal vantagem é a economia de tempo. E por um bom motivo: com suas muitas funções automatizadas, a ferramenta faz parte do trabalho para você, de acordo com seu orçamento e sua política interna de viagens. Isso inclui, por exemplo, a validação e o processamento de pedidos de reembolso de despesas.
- Além disso, graças ao relacionamento com os fornecedores mantido pelos editores, você se beneficia de tarifas negociadas, sem comprometer a eficiência de suas viagens de negócios. Essas plataformas também o ajudam a evitar gastos excessivos. Em resumo, você pode economizar muito!
- Por fim (e essa é uma grande vantagem!), as equipes estão à disposição para ajudá-lo, geralmente 24 horas por dia, 7 dias por semana, se você tiver um problema urgente para resolver. Voos atrasados ou cancelados, problemas com reservas de hotéis... os funcionários podem entrar em contato com um serviço dedicado a qualquer momento e em qualquer lugar para lidar com esses imprevistos.
Como você escolhe sua solução de gerenciamento de viagens de negócios?
As principais funcionalidades
A primeira coisa a se observar ao escolher uma solução de gestão de viagens de negócios é, obviamente, sua cobertura funcional. Em outras palavras, pergunte a si mesmo o que você realmente precisa.
Como regra geral, as funções esperadas são as seguintes
- centralização de reservas. Observe, entretanto, que há plataformas genéricas que cuidam de todos os aspectos da viagem, enquanto outras se concentram em um componente específico (transporte de carro, por exemplo);
- centralização de dados, o que é útil se você não quiser ter que reinserir informações toda vez que fizer uma reserva (número do passaporte, por exemplo);
- integração de sua política interna de viagens de negócios;
- painéis de controle e outros relatórios para análise de dados;
- gerenciamento automatizado de pedidos de reembolso de despesas;
- Rastreamento e controle de despesas;
- gerenciamento de autorizações, usando fluxos de trabalho de validação;
- rastreamento em tempo real dos viajantes, com um sistema de rastreamento que localiza os funcionários em trânsito para garantir sua segurança, entre outras coisas;
- integração com outras ferramentas, como software de contabilidade, software de gerenciamento de recursos humanos, etc.
Dica : recomendamos que você realize esse projeto em conjunto com as diversas partes interessadas:
- funcionários que viajam ;
- equipes financeiras que desejam controlar o orçamento;
- funcionários encarregados da reserva e da aprovação.
Dessa forma, você poderá conhecer com precisão as expectativas de todos, bem como os gargalos.
Outros critérios a serem levados em conta
Qualidade do atendimento ao cliente
Esse é, sem dúvida, o critério número 1, pelo simples fato de que as viagens de negócios têm sua cota de imprevistos e situações urgentes a serem resolvidas no último minuto. Portanto, é importante poder contar com um atendimento ao cliente disponível (24 horas por dia, 7 dias por semana) e responsivo.
Dica: opte também por um provedor de serviços com experiência real em seu setor, seja para entender suas exigências e restrições, mas também para dominar os destinos para os quais você está viajando.
Facilidade de uso
A facilidade de uso é sempre um dos principais critérios a serem observados ao escolher um software. Ao mesmo tempo, como poderia ser de outra forma se você quiser garantir que ele será total e rapidamente adotado pelos usuários e, portanto, se beneficiará de suas promessas de economia de tempo?
Além disso, uma solução simples minimiza o risco de os funcionários cometerem erros ao registrar ou rastrear despesas.
Um catálogo exaustivo
Da mesma forma que as pessoas físicas fazem suas reservas em sites como Expedia ou Booking, os profissionais querem ter uma escolha, seja em termos de tipo de acomodação ou de transporte.
Um software com um vasto catálogo permite que os funcionários escolham opções adaptadas às suas necessidades específicas (horários de voos, preferências de hotéis, meios de transporte etc.). Essa flexibilidade é mais do que bem-vinda!
Além disso, um catálogo diversificado promete vantagens em termos de tarifas! Ele inclui fornecedores disponíveis em diferentes níveis de preços (muitas vezes negociados!), para que você possa recorrer às soluções mais econômicas, respeitando sua política de viagens.
O preço
Por falar em preço, também recomendamos que você analise o preço da solução em si, prestando atenção especial a quaisquer custos ocultos.
O objetivo? Selecionar o software que garanta o melhor retorno possível sobre o investimento.
Não hesite em solicitar cotações de diferentes editores!
Personalização
Cada organização tem suas próprias características específicas. Nesse sentido, a plataforma escolhida deve ser capaz de se adaptar a todas as suas necessidades e singularidades, para apoiá-lo de forma eficaz no alcance de seus objetivos de gestão de viagens de negócios.
Além disso, o software precisa incorporar opções de configuração para que possa ser vinculado à sua política interna de viagens de negócios.
Reduzindo o risco do viajante
A redução de riscos é sua prioridade absoluta!
Portanto, a solução ideal de gerenciamento de viagens de negócios deve incluir a capacidade de rastrear e auxiliar os funcionários de forma rápida e fácil, principalmente em caso de crise (desastres naturais, distúrbios políticos, incidentes de segurança etc.).
Ao mesmo tempo, é importante garantir que a empresa cumpra integralmente as regulamentações quando estiver viajando. Algumas plataformas cuidam do gerenciamento de vistos, vacinas e seguro de viagem.
Mobilidade
Por fim, não é preciso dizer que os viajantes devem poder usar o software em qualquer lugar, para gerenciar a viagem ou resolver uma emergência quando já estiverem em movimento.
Além disso, um aplicativo móvel pode ser usado para receber notificações úteis em tempo real, como informações sobre o atraso de um voo.
Qual solução de gerenciamento de viagens de negócios você deve escolher?
Bem, aquela que atender perfeitamente às suas necessidades, simplesmente 😉.
Algumas plataformas são mais generalistas e cuidam de todos os aspectos de sua viagem de negócios, de voos a hotéis e aluguel de carros com motorista.
Outras são mais especializadas (e, portanto, muito eficazes em seu campo), como a Bolt Business, projetada para gerenciar viagens de negócios para PMEs de forma flexível e econômica.
Com a Bolt Business, você :
- gerencie com eficiência a reserva e a coordenação de viagens de negócios em uma única plataforma;
- controle os gastos com transporte, graças ao faturamento centralizado, às opções de pagamento flexíveis e aos relatórios detalhados;
- Melhora a experiência do viajante, com opções de transporte rápidas e confiáveis disponíveis em várias cidades;
- promover a sustentabilidade com alternativas de mobilidade mais ecológicas.
Novas tendências na gestão de viagens de negócios
As viagens de negócios estão em movimento!
O setor de viagens de negócios, como qualquer outro, está tendo que lidar com novas preocupações de consumidores e funcionários. Essas preocupações incluem a responsabilidade ecológica e a disposição de algumas empresas de implementar políticas de sustentabilidade. De agora em diante, as plataformas deverão incorporar os seguintes parâmetros:
- modos de transporte ecologicamente corretos (trens em vez de voos curtos, compartilhamento de carros, etc.);
- uma seleção de hotéis e prestadores de serviços mais ecológicos;
- ferramentas de cálculo de emissões para avaliar melhor o impacto da viagem.
Ao mesmo tempo, os avanços tecnológicos estão levando a uma maior otimização e automação. Como não mencionar a inteligência artificial, que é perfeitamente capaz de aperfeiçoar itinerários, encontrar as melhores ofertas e gerenciar imprevistos em tempo real?
Por fim, em um momento em que a retenção de talentos está se tornando um grande problema para muitas empresas, o bem-estar e a segurança dos funcionários devem continuar sendo uma das principais preocupações dos gerentes de viagens. Os funcionários merecem a melhor experiência possível, mesmo que você tenha que lidar com suas próprias restrições orçamentárias e organizacionais.
Mas a boa notícia é que a maioria das soluções está atualizada. Elas se mantiveram atualizadas, tornando as viagens de negócios um verdadeiro motor de eficiência!
Artigo traduzido do francês