Tudo o que você precisa saber sobre as regras que regem as viagens de negócios

As viagens de negócios são uma ferramenta de crescimento que contribui para o desenvolvimento e a humanização das empresas.

Portanto, embora certamente estejamos evoluindo em um mundo cada vez mais desmaterializado, onde a comunicação virtual é uma brincadeira de criança, o contato humano e a intervenção no local às vezes são essenciais. ☝️

Um dia, talvez possamos nos teletransportar com uma boa conexão Wi-Fi... Enquanto isso, aqui está um guia para viagens de negócios, com as regulamentações que você precisa conhecer e métodos para otimizar o... gerenciamento digital.

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Vamos revisar os conceitos básicos das viagens de negócios

O que é uma viagem de negócios?

Também conhecida como viagem de negócios, uma viagem de negócios envolve a realização de uma atividade profissional, individual ou em grupo, fora do local de trabalho ou do domicílio habitual.

A duração de uma viagem de negócios varia. Ela pode ser realizada ao longo de um dia de trabalho, mas se ela se estender por mais de 24 horas, geralmente é chamada de viagem de negócios.

Observação: as viagens de negócios ao exterior são limitadas a

• menos de 90 dias consecutivos ;
• menos de 180 dias por ano.

Se esse não for o caso, a viagem não é mais uma designação no exterior, mas uma expatriação ou um destacamento.

Qual meio de transporte devo escolher para minha viagem de negócios?

Cabe ao empregador determinar o meio de transporte usado para a viagem de negócios. No entanto, ele deve ser compatível com o estado de saúde do funcionário.

Por exemplo, se o funcionário não estiver fisicamente apto a pegar o avião, deverá ser fornecido um atestado médico.

Além disso, a empresa não tem o direito de exigir que o funcionário use seu veículo pessoal. Em todos os casos, a empresa é responsável pela segurança do funcionário e deve garantir isso, independentemente do meio de transporte escolhido.

Uma viagem de negócios pode ser recusada?

Em casos gerais

Algumas atividades implicam a necessidade de viajar com maior ou menor regularidade. Portanto, o funcionário não pode se recusar a viajar sob o pretexto de que nada está estipulado no contrato de trabalho.

No entanto, se houver uma cláusula de viagem, especificando a área geográfica em questão, e a solicitação do empregador estiver fora dessa área, o funcionário tem o direito de recusar.

Da mesma forma, se a cláusula não especificar uma área geográfica, isso não é legal.

No caso de uma atividade sedentária

Para atividades profissionais sedentárias, uma solicitação de viagem excepcional não constitui uma alteração no contrato de trabalho. Ela pode ser recusada por motivos pessoais (pessoa dependente), mas a recusa deve ser justificada.

Caso contrário, a recusa é considerada um ato de insubordinação punível com ação disciplinar se a empresa não conseguir encontrar soluções alternativas e for prejudicada por isso.

☝️ Longos períodos de viagem não podem ser motivo de recusa se as tarefas atribuídas fizerem parte do desempenho normal das funções do funcionário.

A viagem entre a casa e o trabalho é considerada uma viagem de negócios?

O tempo de deslocamento é tempo de trabalho? De acordo com o Artigo L3121-1 do Código do Trabalho da França, "O tempo de trabalho efetivo é o tempo durante o qual o empregado está à disposição do empregador e cumpre as instruções do empregador sem ter liberdade para buscar interesses pessoais".

Assim, o tempo de viagem de casa para o local de trabalho habitual, qualquer que seja a distância, não é tempo de trabalho efetivo.

Da mesma forma, uma viagem de negócios de casa para um local de trabalho incomum não dá direito a nenhuma compensação se não exceder o tempo normal de viagem entre a casa e o trabalho.

Descubra tudo o que você precisa saber neste vídeo!

A questão das providências de viagem no contrato de trabalho

Muitas pessoas estão familiarizadas com essa frase cautelosa: "o funcionário pode ser solicitado a viajar a negócios no exercício de suas funções".

Mas as providências de viagem não precisam ser estipuladas no contrato de trabalho. A lei considera que , sem uma cláusula específica, o acordo do funcionário para viajar é tácito se a empresa precisar.

Entretanto, para ambas as partes, se houver previsão de viagens regulares, é preferívellimitar o escopo geográfico da viagem e as condições (duração, frequência), por meio de uma cláusula de mobilidade profissional. 🧳

Além disso, as instruções sobre viagens de negócios devem ser compiladas em um meio acessível aos funcionários, no interesse da transparência e da boa comunicação interna, e devem incluir um lembrete sobre

• os meios de transporte preferidos;
• a pessoa encarregada de gerenciar as viagens
• as bases e os prazos para reembolso
• os documentos comprobatórios a serem apresentados
• os canais administrativos a serem seguidos, etc.

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Casos em que as despesas são cobertas e reembolsadas

Como vimos anteriormente, as viagens entre a casa e o trabalho não são consideradas viagens de negócios.

☝️ Entretanto, deve-se observar que :

• para funcionários itinerantes, o Tribunal de Justiça da União Europeia (CJEU) considera que o tempo de viagem entre a residência e o primeiro cliente e entre o último cliente e a residência deve ser contado como tempo de trabalho, com o único objetivo de calcular o período mínimo de descanso entre dois dias de trabalho;
• o tempo gasto no deslocamento de um local de trabalho para outro, por exemplo, entre dois clientes, é tratado como tempo de trabalho real;
• durante uma viagem de negócios, o tempo gasto no transporte (aviões, trens, caronas, etc.), incluindo escalas e espera para embarcar, é tratado como tempo de trabalho real. Na prática, o salário é simplesmente mantido e não pode ser reduzido;
• para viagens fora do horário normal de trabalho, em que o funcionário precisa passar a noite em um hotel, esse tempo de trabalho às vezes é chamado de tempo de trabalho não produtivo real. Não apenas as despesas são cobertas, mas o funcionário também pode ser compensado, por exemplo, com um valor fixo por dia ou com uma folga em seu lugar. Para saber mais, é importante consultar a empresa e os acordos coletivos;
• para funcionários de plantão, especialmente no setor de construção e obras públicas, o tempo de deslocamento de casa durante operações excepcionais deve ser contado e pago como tempo de trabalho real;
• com relação ao trajeto diário entre a empresa e o local de trabalho, esse é um tempo de trabalho real se o funcionário tiver que ir à empresa antes de ir ao local de trabalho.

Remuneração por viagens de negócios

Em geral...

Os empregadores são obrigados a reembolsar as despesas de viagem de negócios, até o limite das despesas estritamente necessárias, explicadas ao funcionário com antecedência, tais como

• custos de transporte
• custos de acomodação
• despesas com refeições.

Se o funcionário for responsável por reservar sua própria viagem, o empregador informará ao funcionário se há algum limite. Por exemplo, cobertura limitada à 2ª classe para o trem (o funcionário pode optar pela 1ª classe e pagar a diferença), um pacote de almoço pré-definido, etc.

Mas em nenhuma circunstância pode haver diferença de tratamento entre os funcionários.

Os funcionários também têm deveres: eles devem ser capazes de justificar suas despesas e, para isso, devem manter todos os documentos que lhes permitirão ser reembolsados.

☝️ De acordo com o acordo coletivo, viagens de negócios fora dos dias e horários normais de trabalho, aos domingos ou feriados, dão direito a uma compensação adicional.

E o que acontece com o subsídio de longa distância?

De acordo com a URSSAF, a viagem de longa distância é "caracterizada pela impossibilidade de o empregado retornar para casa todos os dias devido às suas condições de trabalho".

Portanto, um subsídio de longa distância pode ser pago para compensar as despesas adicionais de refeição e acomodação (valores em 2022):

• 19,40 por refeição ;
• 69,50 por dia para acomodação e café da manhã em Paris e arredores;
• 51,60 por dia para acomodação e café da manhã nas províncias.

☝️ Os subsídios fixos para despesas profissionais estão isentos de contribuições para a seguridade social até o limite das despesas definidas acima.

Cálculo dos subsídios de milhagem

Há vários métodos de reembolso e pagamento:

• taxa fixa ;
• em uma base real (de acordo com a escala de milhagem da URSSAF).

Para simplificar o gerenciamento de viagens de negócios e evitar o acúmulo de pedidos de reembolso de despesas, podem ser usados cartões de pagamento. Por exemplo, há cartões de combustível para despesas com gasolina.

Gerenciamento de viagens de negócios

Quem organiza a gestão de viagens de negócios?

Também conhecida como gestão de viagens de negócios, a gestão de viagens de negócios cabe ao gestor de viagens, que gerencia todas as viagens e deslocamentos de uma empresa, em 23% das empresas em 2018.

Nas demais, em 28% dos casos, é o departamento financeiro, o departamento de compras (24%), o RH (15%) ou outro (10%).

A gestão de viagens inclui a organização, a reserva e o pagamento de viagens, inclusive :

• definição de uma política de viagens da empresa (PVE) ;
• gerenciamento administrativo e contábil (coleta, processamento, verificação de pedidos de reembolso de despesas e documentos de apoio, reembolso);
• gerenciamento de frota, quando aplicável
• manutenção de registros de viagens ;
• comparação de ofertas de serviços (transporte, franquia de bagagem, acomodação);
• gerenciamento de riscos relacionados a viagens ;
• cumprimento de formalidades, como vistos, seguros, etc.

6 pacotes de software para facilitar o gerenciamento de despesas

Os pontos fortes e as vantagens do software de reembolso de despesas

É difícil entender a complexidade das regulamentações em vigor, as especificidades de cada setor de negócios e as áreas cinzentas legais. Entre tolerância, jurisprudência e exceções, recomendamos que você consulte um especialista em direito trabalhista, tanto para a elaboração de contratos quanto para responder a perguntas específicas sobre viagens de negócios.

Recomendamos também que você se equipe com uma ferramenta de gerenciamento de despesas, com o objetivo de economizar tempo e cumprir o máximo possível as disposições legais.

☁️ Na nuvem, em modo SaaS, eles têm a vantagem de estar atualizados com as regulamentações mais recentes e de poder incorporar as especificidades dos acordos coletivos e a política de viagens da empresa, se houver. Acima de tudo, eles podem ser acessados de qualquer lugar, o que os torna muito práticos quando você está em trânsito.

Qual software você deve escolher?

Aqui estão 6 pacotes de software para você experimentar:

• ⚒️ Expensya ▷ Digitalize e automatize todo o processo de despesas comerciais. Evite a entrada manual de dados sujeita a erros, substituindo o papel pelo arquivamento digital com valor probatório, e integre seus dados ao software de contabilidade, folha de pagamento ou ERP.
• ⚒️ Kizeo Forms ▷ Benefícios? A coleta de informações não é apenas desmaterializada, mas também pode ser totalmente configurada a partir do momento em que o formulário é criado, com a seleção dos campos obrigatórios a serem preenchidos.
• ⚒️ Rydoo ▷ Também equipado com a tecnologia Optical Character Recognition, o editor oferece o gerenciamento tradicional de relatórios de despesas com o Rydoo Expense, bem como o gerenciamento de viagens de negócios com o Rydoo Travel.
• ⚒️ Silae Expense ▷ Seus pontos fortes? Aprendizado de inteligência artificial que otimiza a ferramenta, um cofre digital com valor de evidência em caso de auditoria e um ecossistema de conectores para uma solução do tipo ERP.
• ⚒️ Skipr ▷ Gerencie todas as suas viagens de negócios com simplicidade e flexibilidade, do planejamento ao pagamento. Essa solução inovadora e ecologicamente responsável reduz sua carga de trabalho administrativo e se torna aliada de seus funcionários.
• ⚒️ Soldo ▷ Uma verdadeira solução pronta para o gerenciamento de despesas de viagem. Com sua plataforma SaaS, aplicativo móvel e variedade de cartões físicos ou virtuais ou combustível, é ideal para PMEs que desejam aumentar a eficiência no processamento de suas despesas e acompanhar todas as suas transações em tempo real.

3 pacotes de software para preparar suas viagens de negócios e antecipar suas despesas

• ⚒️ Bolt Business ▷ Planeje as viagens de negócios de sua equipe e mantenha-as sob controle com limites de gastos personalizados. Acompanhe as viagens em tempo real e beneficie-se do faturamento mensal simplificado. Não há necessidade de gerenciar os pedidos de reembolso de despesas após a viagem! Tudo é simplificado, dentro do seu orçamento e integrado às suas contas.
• ⚒️ Mooncard ▷ O Mooncard vai ainda mais longe ao oferecer uma interface de software para controlar o gerenciamento financeiro e contábil e realizar análises, bem como (e acima de tudo!) um cartão de pagamento e um cartão de combustível configuráveis. Portanto, não há mais necessidade de gerenciar os pedidos de reembolso de despesas. As equipes financeiras economizam tempo e controlam seu fluxo de caixa.
• ⚒️ Navan ▷ uma solução obrigatória para qualquer empresa que queira otimizar seu gerenciamento de viagens de negócios, graças a: reservas simplificadas, gerenciamento automatizado de despesas e uma visão geral das viagens de negócios.

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O que precisamos saber sobre viagens de negócios?

Como você já deve ter percebido, as leis que regem as viagens de negócios são bastante claras no que diz respeito às obrigações. É preciso estar ciente do que está envolvido para que você possa fazer a melhor provisão possível para os vários métodos de compensação e reembolso, caso contrário, você não conseguirá garantir a conformidade legal.

O uso do software certo pode ajudá-lo a organizar e gerenciar esse processo da forma mais eficaz possível. É a chave para a conformidade!

Você chegou ao seu destino! 🚖