Tudo o que você precisa saber sobre como manter as declarações de despesas em papel ou eletrônicas
Manter os pedidos de reembolso de despesas e os documentos de apoio implica uma série de obrigações das quais você deve estar ciente para evitar qualquer risco de penalidades.
Como certas despesas são isentas de encargos, as autoridades podem realizar verificações para garantir que a empresa esteja em ordem e não esteja disfarçando benefícios em espécie, por exemplo.
Por quanto tempo devo guardar as faturas e os recibos de despesas comerciais? Na era da fatura eletrônica, existem regras diferentes para solicitações de despesas digitalizadas?
Declarações de despesas e documentos de apoio: um breve lembrete
Uma solicitação de reembolso de despesas é um formulário preenchido para declarar despesas incorridas pelo funcionário no interesse da empresa, ao qual é anexado o documento de solicitação de reembolso de despesas que comprova a despesa.
Pode ser um documento em papel, mas cada vez mais os departamentos administrativos estão optando pela declaração de despesas desmaterializada. Nesse caso, o formulário é digitalizado ou editado usando um aplicativo dedicado, e os documentos de apoio são fotografados ou digitalizados, depois anexados e armazenados em um servidor.
O período de retenção das solicitações de reembolso de despesas
Desde 1º de janeiro de 2019, a lei sobre o financiamento da seguridade social inclui a obrigação de manter os documentos e as evidências de apoio necessários para que a Urssaf calcule a base de avaliação e audite as contribuições para a seguridade social por um período mínimo de 6 anos.
☝️ No entanto, o artigo L 123-22 do Código Comercial francês estipula que os documentos contábeis e as evidências de apoio devem ser mantidos por 10 anos a partir do final do ano fiscal. Os recibos de solicitação de reembolso de despesas também são usados para fins de contabilidade, portanto, é melhor mantê-los por 10 anos, por segurança.
Se você não quiser encher seus armários ou prateleiras com recibos por uma década, a desmaterialização é uma boa opção.
Eles serão muito mais fáceis de encontrar no caso de uma inspeção da Urssaf, graças a uma pesquisa por data ou palavra-chave.
Além disso, você não terá que se preocupar com o desaparecimento de tinta, datas ou valores!
Mas será que ele tem o mesmo valor que a declaração de despesas original e os documentos de apoio?
Retenção e desmaterialização: a lei se adapta
Desde o decreto de 23 de maio de 2019 da Lei de Financiamento da Seguridade Social discutida acima (artigo L.243-16 do Código de Seguridade Social), a digitalização dos recibos de reembolso de despesas tem valor de prova, ou seja, valor legal.
Entretanto, há várias condições que devem ser atendidas para que os recibos digitalizados tenham o mesmo valor de prova que os recibos em papel:
- o recibo deve ser reproduzido de forma idêntica para garantir que seja uma cópia fiel do original;
- o formato escolhido deve ser exclusivo para que possa ser lido e processado por todos os sistemas a longo prazo (formato PDF ou formato PDF A/3 (ISO 19005-3));
- a digitalização deve estar em conformidade com o sistema de referência de segurança geral (RGS) de uma estrela, incluindo um sistema de registro de data e hora que possa rastrear as várias operações realizadas.
⚠️ Todas as solicitações de reembolso de despesas (e documentos de apoio) anteriores a 1º de julho de 2010, data em que o decreto entrou em vigor, devem ser mantidas em formato impresso para serem legalmente válidas.
Por que manter suas declarações de despesas?
A manutenção das declarações de despesas atende a 2 obrigações e objetivos. Ela fornece prova às autoridades fiscais:
- Em primeiro lugar, que os reembolsos se referem a despesas comerciais e não a despesas pessoais;
- em segundo lugar, que eles são elegíveis para recuperação do IVA, o que não é o caso de todas as despesas.
No caso de uma auditoria da Urssaf
Já mencionamos isso, mas é a Urssaf que define as regras e realiza verificações aleatórias ou quando há suspeita de fraude (como o benefício disfarçado em espécie mencionado na introdução).
Guarde todos os documentos comprobatórios, como :
- comprovante de despesas com refeições (recibo do restaurante, bufê ou supermercado),
- conta de táxi
- conta de hotel,
- ticket de pedágio ou estacionamento,
- subsídio de quilometragem com endereços de partida e chegada, documento de registro do veículo, etc.
Para recuperar o IVA
O IVA pode ser recuperado em determinadas despesas comerciais.
Para solicitar um reembolso ao preencher sua declaração de IVA, talvez seja necessário fornecer documentos comprobatórios que mostrem o valor do IVA.
Possíveis penalidades por não manter as declarações de despesas
O artigo 1734 do Código Tributário Geral prevê uma multa de € 10.000 se os documentos solicitados pelas autoridades fiscais não forem fornecidos dentro do prazo estabelecido.
Na ausência de documentos comprobatórios, a Urssaf também pode reclassificar as despesas comerciais como benefícios em espécie:
- a empresa terá que pagar as contribuições de seguridade social devidas;
- o funcionário terá de pagar imposto sobre o benefício em espécie.
De acordo com a Mooncard, 36% das reavaliações da Urssaf são devidas à má administração das reivindicações de despesas. Um bom motivo para ficar de olho em suas contas de despesas.
Como você pode otimizar o gerenciamento de seus relatórios de despesas?
Uma última dica: com o arquivamento digital, além de seus documentos estarem seguros e rastreáveis, você também economiza espaço de armazenamento e dinheiro.
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- conexão com seu software de contabilidade e folha de pagamento para reembolsos.
Você economizará um tempo precioso e evitará esquecimentos ou erros de entrada de dados. Você está convencido?