O que é um pedido de noivado e o que ele deve dizer (+ modelo gratuito para download)?
Seja para uma reunião nas proximidades ou para uma viagem de negócios no exterior, a ordem de missão é essencial tanto para empregadores quanto para funcionários. Ela protege ambas as partes ao especificar as condições da viagem e o reembolso das despesas de negócios relacionadas à missão.
Ela permite um melhor gerenciamento dos pedidos de reembolso de despesas e é uma prova legalmente admissível no caso de circunstâncias imprevistas. Ela pode ser adaptada a todos os tipos de empresa, mas sua obrigação legal está sempre no centro das discussões.
O que são ordens de viagem? Para que servem exatamente? O que ele diz legalmente? Como ele pode ser otimizado para melhorar seu gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas? Encontre as respostas neste artigo.
O que é uma ordem de compromisso?
Definição
Uma "ordre de mission" (ordem de missão) é um documento profissional, geralmente em formato Word ou PDF, que permite que um funcionário viaje durante o horário de trabalho para realizar uma missão profissional. Ela tem várias vantagens para os funcionários:
- Eles se beneficiam das vantagens e da proteção de seu status mesmo quando estão fora da empresa.
- Eles também estão cobertos em caso de acidente de trabalho.
- Eles podem solicitar o reembolso de despesas comerciais, também conhecidas como despesas de missão. Essas despesas incluem principalmente viagens (transporte), refeições e acomodação.
Quanto ao empregador, ele se beneficia de um gerenciamento mais eficiente, mais claro e mais bem organizado dos pedidos de reembolso de despesas. Todas as viagens são detalhadas e assinadas, o que também protege o empregador em caso de circunstâncias imprevistas.
As ordens de viagem são obrigatórias?
A ordem de viagem é um documento obrigatório para todos os funcionários que desejam ou precisam viajar a negócios, seja internacional ou não. Ela deve obedecer a um formato muito específico para ser legalmente válida. Portanto, ela pode assumir várias formas:
- formulário
- carta,
- Documento do Word convertido em PDF.
⚠️ Um e-mail não pode substituir esse documento oficial. Ele não será aceito.
De acordo com o Artigo L411-2 do Código de Seguridade Social francês, uma viagem de negócios pode ser considerada uma viagem particular. Portanto, é do interesse do funcionário solicitar uma ordem de viagem antes de sair a negócios.
Por que preciso de uma ordem de viagem?
Solicitação de autorização para viajar
Quando um funcionário precisa fazer uma viagem de negócios como parte de suas funções, ele deve pedir autorização ao seu gerente. Para isso, ele deve fornecer uma série de detalhes mais ou menos específicos sobre a viagem.
Os detalhes obrigatórios estão detalhados um pouco mais adiante neste artigo!
Solicitação de uma reserva de viagem
Se um funcionário precisar fazer uma viagem de negócios, ele deverá solicitar a aprovação de :
- seu gerente por meio de uma ordem de missão,
- Os serviços de reserva, fornecendo os principais detalhes da viagem sem entrar em muitos detalhes. Cabe aos departamentos especializados organizar a viagem de acordo com as tarifas, a disponibilidade e o orçamento alocados pela empresa.
Peça aprovação para comprar equipamentos
Quando um funcionário precisa comprar equipamentos profissionais como parte de suas funções, ele deve solicitar a aprovação de seu gerente e/ou da pessoa em questão.
Portanto, ele pode solicitar um pedido de cessão, anexando uma cotação como evidência de apoio, juntamente com o motivo da compra do equipamento.
Quais informações devem ser incluídas?
Para que uma ordem de contratação seja válida e admissível aos olhos da lei, ela deve conter as seguintes informações:
- o objetivo do trabalho ;
- as datas da viagem e/ou das viagens de ida e volta;
- os horários das viagens de ida e volta;
- o endereço completo do local onde a viagem será realizada;
- o meio de transporte que o funcionário usará (aeroportos e estações também devem ser indicados);
- o endereço residencial do funcionário;
- a assinatura do empregador
A ordem de viagem deve ser convertida para o formato PDF.
Baixe gratuitamente nosso modelo de ordem de missão!
Você prefere uma maneira mais rápida e eficiente de elaborar sua declaração de missão? Você pode fazer o download do nosso modelo de ordem de missão em formato Word.
Isso lhe dará acesso a uma estrutura completa de ordem de serviço. Tudo o que você precisa fazer é adicionar suas próprias informações, assiná-las por você e pelo funcionário em questão e fazer o download em formato PDF.
Pedidos de viagem e relatórios de despesas: como você pode otimizar o processo de reembolso?
O software de gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas oferece recursos que permitem configurar os pedidos de viagem desmaterializados de acordo com os critérios específicos da política da sua empresa.
Quando você se depara com um pedido de reembolso de despesas, seus funcionários preenchem campos com diferentes graus de detalhamento, o que vincula automaticamente seu pedido de viagem a essa despesa.
Isso proporciona ao seu departamento de contabilidade uma melhor visibilidade geral.
Há muitas vantagens:
- Adaptação à sua empresa e à política de gerenciamento de despesas, facilitando o sistema de reembolso;
- considerável economia de tempo, eliminando tarefas demoradas e os vários estágios de aprovação e verificação;
- maior eficiência, com todas as informações necessárias em um único formulário.