Relatórios de despesas: vença a qualquer custo
Sara Jaillet, analista de dados da Philéas Gestion, analisa as etapas e os custos envolvidos no processamento de solicitações de reembolso de despesas e mostra como economizar tempo e dinheiro otimizando o gerenciamento de suas solicitações de reembolso de despesas.
Sara Jaillet:
Nossa relação com o dinheiro é emocional.
Quando comecei no mundo do trabalho, um dos meus colegas, querendo me ensinar os truques da profissão, me disse com orgulho: "Eu nunca vou à cantina. Como moro na casa ao lado, como em casa. Assim, não gasto nada". Sua lógica parecia implacável para mim.
Mas quando o vi dirigir até o supermercado (custo de transporte), percebi que ele ia cozinhar a comida (custo de produção) e limpar os pratos (custo de manutenção). Sua lógica se quebrou aos meus olhos.
O que mexe com nosso dinheiro mexe com nossas emoções e nos remete às nossas próprias concepções de vida. Por que gostamos de pagar restaurantes com amigos, mas ao mesmo tempo nos engasgamos com um aumento de alguns centavos no preço da gasolina? Vamos tirar o peso emocional da questão e analisar o assunto de um ângulo puramente financeiro. Sair uma vez por mês a cerca de 30 euros por noite custa 360 euros por ano. Cinco centavos a mais por litro de combustível para percorrer 12.000 km a 5 l/100 representam 30 euros a mais.
Acrescente a emoção de volta à equação e você encontrará imediatamente uma série de motivos perfeitamente compreensíveis pelos quais não podemos pagar mais.Por exemplo, nossa capacidade de gastar €360 em uma atividade de lazer e nossa incapacidade de adicionar €30 por ano para o carro. No entanto, a eliminação de apenas uma saída por ano equilibraria o orçamento.
A neurociência mostra que compramos emocionalmente e justificamos nossos gastos pela razão1. Mas uma empresa bem administrada baseia-se em fatos concretos e mensurados, não em sentimentos2.
Eu não gasto nada com despesas.
Por mais surpreendente que possa parecer, o campo das contas de despesas não está imune a um julgamento inicial baseado em intuição e não em fatos. A maioria das pessoas considera espontaneamente que o custo do processamento de pedidos de reembolso de despesas é insignificante. Alguns gerentes de RH me disseram que o custo de gerenciar os pedidos de reembolso de despesas era de cerca de 1 euro por pedido. Outros me garantiram que o custo era zero, pois usavam o Excel ou haviam desenvolvido uma ferramenta interna. Os mais preocupados, cientes do tempo gasto pelos departamentos de contabilidade ou RH, imaginam, na melhor das hipóteses, um valor de alguns euros.
No entanto, os especialistas afirmam que cada pedido de reembolso de despesas custa à empresa entre 32 e 56 euros, ou cerca de 80 mil euros por ano para 150 pedidos de reembolso por mês.
O gerenciamento de despesas é tão opaco quanto os Panama Papers?
Todo o processo de gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas envolve vários participantes que interagem entre si e realizam várias tarefas. Embora seja intuitivamente complexo adivinhar o custo total, é possível decompor e medir cada intervenção em um nível mais detalhado, usando uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) de projeto. Neste estudo, analisaremos uma divisão em quatro áreas principais.
1. Inserção ou busca de informações
O princípio básico do gerenciamento de solicitações de reembolso de despesas é que uma empresa reembolse seus funcionários por despesas incorridas em uma capacidade profissional. Para isso, um operador será responsável pela entrada de dados. Cada formulário exige o preenchimento de informações obrigatórias, como a data, a natureza das despesas e os valores, incluindo o IVA.
Os documentos de apoio devem ser anexados à declaração. Às vezes, eles são impressos, grampeados em um documento resumido, enviados por correio interno ou até mesmo deixados diretamente na mesa do RH. Tudo isso representa um compromisso de tempo que precisa ser medido com precisão. Que funcionário já não passou dez minutos procurando desesperadamente aquele maldito tíquete que estava empilhado junto com os papéis importantes? E quem não fez uma viagem especial para pedir explicações ao gerente sobre a recusa de um subsídio de milhagem? Quem não procurou incessantemente em sua agenda, e-mails e telefone a lista de convidados para escrever no verso da conta do restaurante?
Quem já não desistiu de reembolsar uma despesa para evitar um processo excessivamente complexo ou inadequado? Se essa situação existe, é porque a coleta de dados é um processo demorado que representa de 50% a 60% do tempo gasto no processo geral.
2. Validação ou a agulha no palheiro
O assunto dos pedidos de reembolso de despesas é regulamentado por lei, e é por isso que os empregadores não podem se dar ao luxo de aceitar todos os pedidos de reembolso de olhos fechados. Esses valores não estão sujeitos a contribuições. Como resultado, uma empresa que não consegue justificar o reembolso de uma despesa corre o risco de ser multada por tentativa de ocultação de salário ou benefícios em espécie. O último relatório da ACOSS afirma que quase 40% dos ajustes feitos dizem respeito a salários não sujeitos a contribuições.
Que funcionário nunca tentou pagar as contas aumentando seu subsídio de milhagem? Ou quem não se aproveitou da leniência de um restaurante para servir uma garrafa de vinho em sua refeição? Mas um empregador que reembolsa um pedido de reembolso de despesas falso é legalmente responsável, em um momento em que alguns estudos estimam que um em cada três funcionários frauda suas declarações de imposto de renda no valor de €730 por ano3.
Além disso, por estarem muito ocupados, 8 em cada 10 gerentes arbitram reclamações sem realmente prestar atenção. Essa sensação enganosa de economia de tempo na verdade mascara um custo significativo, pois anomalias não detectadas farão com que a empresa sofra uma penalidade dupla na forma de um ajuste nesses valores.
A função de auditoria é, portanto, crucial, e suas tarefas não podem ser apressadas. Cientes desse problema, alguns validadores caem na armadilha oposta e examinam minuciosamente cada item de despesa. No entanto, nem todas as despesas são iguais: o reembolso de uma passagem de metrô sem IVA recuperável não acarreta o mesmo risco que um convite para um restaurante para 10 pessoas. Portanto, o tempo gasto na verificação perderá todo o benefício da descoberta de fraudes.
As tarefas de validação representam de 10 a 20% do custo do processamento completo.
3. Administração ou os doze trabalhos de Asterix
O processamento administrativo deve certificar a aplicação correta da política da empresa em relação aos pedidos de reembolso de despesas e cumprir as obrigações legais.
As operações a serem realizadas incluem a verificação de entradas, recibos, IVA, subsídios de milhagem e outros cálculos específicos, gerenciamento de vales-refeição, veículos, registro de veículos, missões e atribuições, adiantamentos de despesas e cartões de visita. As explicações a serem fornecidas aos validadores e funcionários, a produção de documentos declaratórios, a exportação para a contabilidade e o DSN e a extração de dados para o setor financeiro também devem ser levadas em consideração. A lista de todas as tarefas a serem executadas é longa e precisa ser medida com precisão.
Quanto aos documentos de apoio, eles constituem uma parte considerável, pois precisam ser recebidos, classificados, verificados, registrados e finalmente armazenados por 6 anos. Durante esse período, a uma taxa de 150 notas por mês, sua empresa precisará arquivar o equivalente a 216 resmas de papel.
O custo administrativo representa de 25 a 40% do processamento completo.
4. TI ou 2001: Uma Odisseia no Espaço
Todo processamento de TI, de qualquer tipo, representa um ônus financeiro para a empresa. Mesmo uma solução interna, baseada em um servidor antigo que já foi descartado, está exposta aos riscos de obsolescência de hardware, tempo de inatividade de manutenção e escalabilidade.Esses custos raramente são medidos, mas são potencialmente altos.
Quanto aos módulos de relatório de despesas integrados a um HRIS, por definição, eles continuarão sendo generalistas e não especialistas na área. No entanto, somente se assumirem o controle de toda a cadeia de processamento é que os empregadores poderão economizar de fato, pois qualquer ação que tenha impacto no tempo terá um impacto significativo no custo geral do gerenciamento de reclamações de despesas.
No que diz respeito aos editores de soluções especializadas, seus honorários devem ser incluídos no resultado final.
A TI pode ser responsável por até 15% do custo total.
Precisa de uma calculadora de quantum?
Para simplificar, vamos supor que sua empresa reembolse 150 pedidos de reembolso de despesas por mês e que cada pedido contenha cerca de dez despesas com documentos de apoio. Além disso, levaremos em conta um salário líquido médio de € 1.800, ou um salário por hora de € 23,27. Portanto, cada minuto gasto por alguém envolvido no processo custará a você 1/60 hora x €23,27 = €0,387 9.
Funcionários
Se o tempo médio gasto por você para registrar uma despesa e processar o recibo for de 3 minutos e 30 segundos, seu custo será de 0,387 9 x 3,5 x 10 x 150 x 12 = € 24.437,70/ano.
A isso deve ser adicionado o tempo gasto com acompanhamento, lembretes, reentradas (cerca de 20% das notas são rejeitadas e precisam ser reinseridas), solicitações de explicações, cálculos específicos e outros casos especiais, que podem dobrar o custo apenas da entrada de dados.
Você pode economizar?
Uma ferramenta especializada pode ajudá-lo a economizar até 50% do seu tempo com a ajuda de recursos de entrada de dados, como a capacidade de fotografar recibos a partir do aplicativo móvel, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para pré-preenchimento de formulários, cálculo de tetos e subsídios de milhagem etc.
Validadores
Se seus gerentes verificarem cada despesa por uma média de 1 minuto, o custo para sua empresa será de 0,387 9 x 1 x 10 x 150 x 12 = € 6.982,20/ano.
Como vimos acima, a particularidade do processo de validação é que ele é medido não apenas em termos de tempo gasto, mas em termos da qualidade da tomada de decisão.
Há espaço para melhorias?
Os painéis de controle e os sistemas de monitoramento podem ajudar parcialmente na arbitragem, mas algumas soluções especializadas usam tecnologias de ponta para dar suporte aos gerentes por meio de alertas. Esses alertas verificam todas as despesas e destacam aquelas que exigem uma verificação humana mais aprofundada. Elas melhoram significativamente a qualidade da validação e economizam o tempo da empresa.
Para os gerentes
O cálculo do tempo gasto pela contabilidade e pelo RH só pode ser medido com precisão por meio de uma lista exaustiva e cronometrada de cada uma das muitas tarefas. Dito isso, de acordo com nossos cálculos, 150 notas mensais custam cerca de 25 mil euros por ano.
É possível otimizar?
Uma empresa estará procurando uma ferramenta especializada que possa automatizar o que pode ser automatizado, cumprir a política da empresa, produzir relatórios e fazer interface com seu HRIS (importação de funcionários, exportação contábil etc.). Os documentos de suporte digitalizados serão arquivados em um cofre de valor probatório, que aplica as condições exigidas pelo Artigo A 102 B2 do Código Tributário Francês.
Conclusão
Uma solução especializada de gerenciamento de despesas pode fazer com que sua empresa economize cerca de dez euros por fatura, ou cerca de cem dias de trabalho por ano. Em outras palavras, não implementar uma solução especializada significa desperdiçar 1.410,75 euros por mês. Então, o que está esperando?
Fontes: 1: https://creg.ac-versailles.fr/l-emotion-et-le-comportement-du-consommateur 2: http://www.norme-iso-9001.com/lapproche-factuelle-pour-la-prise-de-decision/ 3: https://www.lci.fr/emploi/notes-de-frais-pourquoi-autant-de-fraudes-2123350.html
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Artigo traduzido do francês