Como você pode gerenciar melhor as despesas de viagem de seus funcionários?
Seus funcionários geralmente precisam viajar como parte de seu trabalho. Eles incorrem em custos de quilometragem, assinaturas, pedágios, seguros, refeições e assim por diante.
Despesas que se acumulam e rapidamente se tornam incontroláveis, consomem energia e são irritantes.
Vamos examinar novamente essa questão, que muitas vezes é sinônimo de fardo mental, para analisar todos os aspectos e fornecer as chaves para um melhor gerenciamento das despesas de missão.
Contexto: o que são despesas de missão?
Não há despesas de missão sem uma ordem de missão.
A ordem de viagem é um documento que você deve entregar ao seu funcionário para que ele possa viajar com a certeza de que estará coberto em caso de incidente. Juntamente com os recibos das despesas incorridas durante a viagem de negócios, o funcionário pode ser reembolsado pelas despesas de negócios ao retornar.
Para obter uma ordem de viagem válida, lembre-se de indicar
- A identidade do funcionário,
- O nome de sua empresa,
- O local da missão/viagem,
- a duração,
- O meio de transporte usado para chegar lá.
Para elaborar uma ordem de atribuição, você pode usar esse modelo como guia:
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Nome da empresa Data Assunto: Ordem de missão A empresa, por meio deste documento, confia a (sobrenome, nome, endereço e cargo do funcionário na empresa) a atribuição de (objetivo da atribuição). O objetivo dessa atribuição é (dar razões precisas para a atribuição). Ela ocorrerá de (data de partida) a (data de retorno) e, portanto, terá duração de (X dias/mês). O funcionário viajará entre seu (local de trabalho/residência familiar) e o local de sua designação, em (endereço da designação). Para a viagem de volta, o funcionário usará o seguinte meio de transporte (liste aqui os meios de transporte usados: avião, táxi, trem, carro alugado, etc.). Se possível, especifique os horários das viagens, como os horários de partida e chegada de um voo, por exemplo). Durante a designação, o funcionário ficará em um local de acomodação. Ele usará (meio de transporte utilizado) para viajar entre seu local de residência e o local de sua designação. Assinatura do empregador ou da pessoa com autoridade de assinatura delegada. |
Fonte: https://droit-finances.commentcamarche.com/
Quais despesas se enquadram no escopo das despesas de viagem de negócios?
Todas as despesas relacionadas a viagens de negócios de suas equipes são consideradas despesas de missão. Isso significa tudo, desde custos de milhagem até o orçamento de refeições, diárias de hotel e meios de transporte usados durante a viagem.
Você pode definir o orçamento para essa missão com o funcionário antes de ele partir e especificá-lo detalhadamente na ordem de missão. No entanto, isso não garante que o orçamento será respeitado: muitos imprevistos podem ocorrer durante uma viagem de negócios - sejam eles sofridos ou escolhidos, por exemplo: um voo cancelado que exija a compra de uma nova passagem ou uma conta que exceda o orçamento definido no restaurante etc.
Cabe a você identificar os funcionários em quem pode confiar para usar o orçamento com sabedoria.
Que ferramentas podem ser usadas para gerenciar as despesas da missão?
Estamos bem cientes de que as despesas da missão são agora uma questão financeira importante e há várias soluções disponíveis para ajudá-lo a gerenciar essas despesas comerciais da forma mais eficaz possível.
A maioria dos bancos tradicionais agora oferece cartões de pagamento corporativos, diretamente vinculados à conta bancária da empresa.
Dessa forma, os funcionários não precisam adiantar despesas pessoais em nome da empresa quando viajam.
Por outro lado, você não tem controle direto sobre as despesas feitas com esse cartão. Os funcionários podem usá-lo onde quiserem.
Existem outras alternativas, como os cartões para fins especiais : o cartão de combustível ou o cartão de restaurante. Embora muito difundidos, esses cartões são restritos a áreas específicas de despesas e geralmente só podem ser usados em determinados estabelecimentos. Alguns cartões de combustível, por exemplo, só podem ser usados em uma única rede de distribuição.
Os cartões de restaurante geralmente têm um orçamento restrito.
Mais voltado para viagens de negócios: o American Express ou o cartão Logée são soluções para cobrir despesas de missão. Esses cartões de débito diferido permitem que você receba uma única fatura no final do mês, específica para a viagem realizada.
Outra opção que ainda é muito difundida é o uso dos cartões bancários pessoais dos funcionários. Para serem reembolsados por despesas de missão, os funcionários enviam seus pedidos de reembolso de despesas para o departamento de contabilidade da empresa, que então classifica os recibos.
Muitas vezes, essa triagem de recibos é uma tarefa tediosa e demorada. Pior ainda, às vezes os recibos são perdidos, o que prolonga ou cancela o processo de reembolso para o funcionário.
A Mooncard analisou de perto a carga mental que pode ser imposta aos funcionários que precisam se preocupar com os pedidos de reembolso de despesas. A fintech desenvolveu um gerenciador on-line vinculado a um cartão Mastercard que ajuda a controlar e otimizar as despesas comerciais. O cartão bancário pode ser totalmente configurado e as despesas são transmitidas em tempo realpor meio do gerenciador, o que lhe dá uma vantagem inicial no gerenciamento das despesas comerciais!
Recuperação do IVA: o verdadeiro desafio para as despesas de viagem de negócios
Para reduzir ao máximo as despesas de viagem de um funcionário, as empresas podem ter o reembolso do IVA sobre essas despesas (desde que tenham provas!).
É bom saber: para as despesas de negócios que pertencem à família "transporte": viagens de trem, passagens de avião, tarifas de táxi, não há IVA, portanto, é impossível reivindicá-lo.
Por outro lado, o IVA de 20% é cobrado sobre tarifas de estacionamento e pedágio, que podem ser recuperados com base em recibos. O mesmo se aplica aos custos de hotel: o IVA geralmente varia entre 10% e 20%.
O IVA sobre refeições só é reembolsável se a refeição for um almoço de negócios ou se o funcionário estiver viajando a negócios. Para despesas cotidianas relacionadas a refeições, use um cartão de restaurante.
Três perguntas a Pierre-Yves Roizot, Diretor Financeiro da Mooncard
Quais são os principais problemas associados às despesas de missão para as equipes de gerenciamento atualmente?
Pierre-Yves Roizot:
Despesas de missão, relatórios de despesas, custos de viagem. Seja qual for o nome, há um denominador comum: todos os envolvidos estão cansados. Desde o diretor, que tem medo de discrepâncias, até o gerente, que sente que está perdendo tempo com "policiamento" sem valor agregado, sem esquecer a equipe de funcionários.Desde o diretor que tem medo de discrepâncias, passando pelo gerente que sente que está perdendo tempo com "policiamento" sem valor agregado, até o usuário que não entende mais por que precisa adiantar dinheiro pessoal para despesas comerciais, o incômodo pode ser encontrado em todos os níveis da empresa.
Quando se acrescenta a isso a quantidade extraordinária de tempo gasto em lançamentos contábeis para essas despesas, mesmo que não sejam as mais significativas em termos de valor, o copo está cheio.
E a cereja do bolo? O risco da URSSAF e de auditorias fiscais, que podem encarecer ainda mais a conta. Todos estão perdendo tempo, a carga mental está cobrando seu preço de todos na cadeia e o estresse está se espalhando por toda a equipe.
Gerenciamento de despesas: muitas empresas estão acostumadas a classificar seus pedidos de reembolso de despesas manualmente. Se houvesse três argumentos para convencê-las a adotar o sistema digital, quais seriam?
Pierre-Yves Roizot:
Mais de 80% das empresas francesas ainda usam uma solução manual para gerenciar seus relatórios de despesas, com base em planilhas do Excel que são mais ou menos bem impressas, bilhetes cuja tinta às vezes desbota rapidamente (quando não desaparecem ao longo do caminho, no caso de uma empresa com um grande número de funcionários).Se não desapareceram pelo caminho, no longo processo administrativo imposto por esse processo arcaico) e grampeadores recalcitrantes (o famoso tamanho 26/6 que não cabe no 24/4... quem já não passou por esse pesadelo).
Com a digitalização, não há mais perda de tempo correndo atrás de bilhetes, que são salvos por vários anos (e, portanto, não podem ser apagados) graças a uma simples foto de smartphone.Não há mais suor e estresse quando a URSSAF confirma que o bilhete apagado não pode ser verificado, e não há mais papéis acumulando poeira em uma área de armazenamento (e, portanto, incorrendo em custos de armazenamento).
Em 2020, não seria melhor olhar para o futuro e prever uma interconexão com os comerciantes, poupando as florestas que já foram em grande parte cortadas pelo fato de não mais imprimir bilhetes? Vamos salvar nosso planeta: os esforços de todos, inclusive no gerenciamento de contas de despesas, são símbolos de modernidade e civismo que devemos às gerações futuras.
As despesas com refeições dos funcionários são consideradas despesas de missão?
Pierre-Yves Roizot:
Que diretor de vendas, gerente financeiro ou gerente de uma PME nunca enfrentou esse dilema?
"Jean-Jacques, você gastou 53 euros em seu jantar na terça-feira, durante sua viagem a Marselha, mesmo sabendo que o valor máximo autorizado para o jantar era de 39 euros!
- Sim, mas eu tinha comido um sanduíche no almoço!
Mesmo que pareça óbvio que as refeições constituem despesas de missão, é igualmente difícil dar a elas uma estrutura simples, clara e eficaz. As exceções são inúmeras: até que ponto o álcool é permitido? Você pode convidar seu cliente e até que limite?
Quanto à pergunta anterior, em 2020, não seria melhor se concentrar em um raciocínio construtivo e positivo? Por exemplo, como você pode incentivar sua equipe a ser razoável nos gastos? Ao transformar a restrição em um movimento positivo, um bom número de perguntas desaparece.
Algumas informações adicionais úteis:
- Como posso reduzir o IVA em minhas compras?
- Tudo o que você precisa saber sobre o IVA da Bercy Info
- Informações sobre o IVA do Service-Public.fr
Artigo traduzido do francês