Como posso reclamar o IVA sobre os pedidos de reembolso de despesas?
Como empresa, você incorre em despesas que são necessárias para o bom andamento de seus negócios, especialmente despesas comerciais, que dão origem a pedidos de reembolso de despesas.
Para algumas dessas despesas, a lei permite que você recupere o IVA sobre os pedidos de reembolso de despesas, sujeito a determinadas regras e condições.
Qual é a estrutura legal e quais despesas são elegíveis? Como o processo de recuperação do IVA pode ser simplificado? Descubra neste artigo!
Pedidos de reembolso de despesas e recuperação do IVA: o que diz a lei?
Procedimentos de recuperação do IVA
De acordo com o artigo 208 do apêndice II do Código Tributário Geral da França, o IVA é deduzido nas declarações que as empresas apresentam para o pagamento do imposto.
Como regra geral, as despesas comerciais são elegíveis para a recuperação do IVA pela empresa, exceto nos casos excepcionais discutidos abaixo.
Condições para a recuperação do IVA em pedidos de reembolso de despesas
No contexto do gerenciamento e do reembolso de despesas comerciais a seus funcionários, uma empresa pode recuperar determinados valores de IVA, de acordo com disposições específicas:
- O IVA pode ser deduzido quando se aplica a uma atividade comercial tributável, ou seja, a empresa ou organização deve estar sujeita ao IVA ao vender seus bens ou serviços;
- as despesas devem ser incorridas no curso dos negócios e no interesse da empresa - despesas para uso particular são expressamente excluídas;
- todas as faturas e documentos de apoio devem ser mantidos e devem conter os detalhes obrigatórios.
Quais documentos de apoio são aceitos?
Os documentos de apoio devem comprovar que a despesa se enquadra no escopo de uma necessidade inerente à vida da empresa e às suas atividades.
Na maioria dos casos, será um recibo de caixa, uma conta ou um recibo e, muitas vezes, uma fatura detalhando o valor do IVA.
Observação: não é possível basear seus cálculos de dedução do IVA no preço com IVA incluso, nem usar boletos de cartão de crédito.
Faturas: armazenamento e informações obrigatórias
Todas as faturas emitidas pelos fornecedores devem ser mantidas pela empresa.
Os documentos servem como prova no caso de uma auditoria das autoridades fiscais e devem incluir as seguintes informações (lista não exaustiva):
- o nome do serviço ou do bem vendido,
- a taxa de IVA aplicável
- o valor do IVA faturado,
- o nome da empresa à qual se destina (e não o de um de seus funcionários).
No caso de despesas comerciais, as condições nem sempre são as mesmas: nem todas as despesas estão sujeitas ao IVA. Vamos dar uma olhada mais de perto.
Tipos de despesas elegíveis e condições
Despesas com refeições
As despesas com refeições estão associadas a despesas comerciais e, nesse contexto específico, o IVA aplicável é recuperável nos seguintes casos
- refeições para um funcionário que esteja viajando sozinho,
- uma refeição para um funcionário com colegas como parte de uma reunião,
- refeições de negócios, seja com um cliente, cliente em potencial ou parceiro.
Observação: acima de 150 euros sem IVA, é necessário apresentar uma fatura em nome da empresa. Abaixo desse valor, um simples recibo será suficiente, desde que indique a taxa e o valor do IVA, o valor sem IVA e o valor com IVA.
Despesas com hotel ou acomodação
As despesas de acomodação estão sujeitas a regras específicas.
No caso de despesas com hotéis, o IVA não é dedutível. Se uma empresa pagar por serviços de hotel para seus funcionários ou diretores em viagens de negócios, ela não poderá deduzir o IVA pago ao Estado.
Entretanto, há exceções. O IVA é recuperável nos seguintes casos:
- pernoite pago em nome de um terceiro,
- café da manhã ou outra refeição em um hotel, por exemplo.
Despesas de viagem
Abrangem várias despesas, como pagamento de combustível, estacionamento e pedágios. O IVA nem sempre é recuperável, mesmo que esteja indicado na fatura.
Veja os detalhes abaixo.
O IVA pode ser recuperado em :
- pedágios de autoestrada
- custos de combustível para diesel e gasolina (80% recuperável para veículos de passeio e 100% para veículos comerciais),
- aluguel e manutenção de veículos comerciais apenas.
É bom saber: quando se trata de combustível, o veículo pode ser particular ou de propriedade da empresa. No caso do primeiro, deve ser apresentada prova de que as viagens foram feitas no interesse da empresa.
O IVA não é recuperável em
- viagens de avião, trem, táxi, ônibus ou barco,
- a compra ou aluguel de uma vaga de estacionamento.
Os pedidos de reembolso de despesas com base em milhagem, por outro lado, não estão sujeitos ao IVA.
Presentes da empresa
Os presentes são elegíveis para dedução do IVA, até um limite de € 69, incluindo o IVA, por ano e por destinatário.
Os presentes dados aos clientes podem ser isentos de impostos quando usados para apoiar o bom funcionamento ou o desenvolvimento da empresa.
Casos especiais: pedidos de reembolso de despesas sem IVA
A seguinte regra se aplica: o IVA é dedutível se, e somente se, estiver claramente indicado em uma fatura; caso contrário, não poderá ser deduzido.
Isso significa que o IVA não pode ser recuperado com base em um formulário de pedido, uma cotação ou mesmo uma fatura pro forma (somente o original é válido).
Se a fatura recebida não incluir o IVA, é aconselhável entrar em contato com o fornecedor para obter uma fatura corrigida.
No caso de compras de mercadorias de fornecedores estrangeiros, sejam eles estabelecidos em países fora da União Europeia ou dentro da UE, aplicam-se disposições especiais.
Como simplificar a recuperação do IVA em pedidos de reembolso de despesas?
A pergunta era: "Como posso recuperar o IVA sobre os pedidos de reembolso de despesas? Nossa resposta: optando por um software de gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas que faça os cálculos para você. Conheça nossa seleção sem mais delongas.
Cleemy
⚙️ O Cleemy funciona de forma simples: seus funcionários declaram suas despesas em dois cliques, tiram uma foto do recibo e, em seguida, a ferramenta extrai as informações relevantes usando OCR e preenche os campos associados automaticamente, inclusive o IVA.
Ela determina o IVA recuperável, cobra-o das contas apropriadas e, se houver alguma inconsistência na fatura, a ferramenta ajusta o valor para cumprir as regras de arredondamento de impostos.
Expensya
⚙️ O Expensya é uma solução inteligente de gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas que permite definir a taxa de recuperação do IVA para cada categoria de despesa, facilitando o processamento do IVA.
Ela também desenvolveu uma parceria com a VAT4U, a principal plataforma on-line de recuperação de IVA da Europa, para simplificar e automatizar esse processo para despesas comerciais.
Silae Expense
⚙️ Graças à sua sofisticada inteligência artificial, o Silae Expense detecta as categorias de despesas em uma fatura, extrai o valor exato do IVA e o registra anexando o comprovante em PDF da despesa.
Cada despesa elegível para o IVA dedutível é rastreada e o valor é automaticamente subtraído de seu pagamento de IVA ao Estado.
KDS Neo
⚙️ O KDS Neo é uma plataforma para otimizar o gerenciamento das viagens de negócios de seus funcionários, combinando a reserva de viagens e o gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas (transferências, hotéis etc.), incluindo o IVA.
Ele simplifica os processos entre todos os participantes envolvidos, melhora o controle de custos e otimiza toda a cadeia de gestão de viagens.
Philéas Gestion
⚙️ O Philéas Gestion é uma solução abrangente de gerenciamento de despesas comerciais. Os gerentes economizam tempo graças a um sistema de validação inteligente combinado com a tecnologia OCR.
A análise automática das declarações de despesas e a detecção de quaisquer inconsistências facilitam o trabalho. A ferramenta é compatível com seu software de contabilidade e permite que o IVA seja recuperado.
Rydoo
⚙️ O Rydoo é uma solução intuitiva que gerencia seus relatórios de despesas padrão (Rydoo Expense) e despesas de viagens de negócios (Rydoo Travel).
Seus funcionários economizam tempo tirando fotos de seus recibos: a tecnologia OCR se encarrega de detectar os elementos que precisam ser extraídos, como o IVA, facilitando suas declarações de IVA.
SAP Concur
⚙️ O aplicativo SAP Concur rastreia as despesas de negócios durante viagens de negócios em tempo real: compra da viagem, integração de cada despesa em tempo real e durante o trajeto (pedido de táxi, custos de restaurante etc.) com digitalização de recibos, pagamento e aprovação automatizados.
Ele também oferece uma solução de auditoria para analisar os pedidos e as faturas à medida que são recebidos , para detectar o IVA recuperável.
Não pague o preço de um gerenciamento ruim...
... e mude para o gerenciamento automatizado de seus pedidos de reembolso de despesas!
Para evitar surpresas desagradáveis no caso de uma auditoria fiscal, as empresas precisam estar familiarizadas com as regras que regem a recuperação do IVA.
Mas isso não é tudo! A aquisição desse tipo de software simplificará seus processos e economizará um tempo considerável no processamento de suas despesas.
Todos os valores de IVA associados às despesas comerciais são integrados e levados em conta em suas despesas contábeis.
Isso garante que você não perca nenhum IVA dedutível: os registros de todas as suas despesas são mantidos e o valor do IVA devido é calculado automaticamente para que você pague apenas o que deve ao Estado. Você está convencido?
Artigo traduzido do francês