O que é uma solicitação de reembolso de despesas? Definição

Está procurando a definição de um pedido de reembolso de despesas e um exemplo de como padronizar seus documentos internamente?

Então você veio ao lugar certo! E se quiser ir além e descobrir como lidar com eles, você encontrará alguns links úteis ao longo do caminho.

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O que é uma solicitação de reembolso de despesas?

A solicitação de reembolso de despesas: definição

Dirigida ao departamento administrativo ou de contabilidade da empresa, uma solicitação de reembolso de despesas é um formulário, que pode ou não ser sem papel, usado por funcionários (ou pessoas em posição semelhante) para solicitar o reembolso de suas despesas comerciais.
O documento é fornecido pelo departamento em questão para garantir a consistência, a padronização das solicitações e a facilidade de processamento.

Quem pode se inscrever?

Todos os tipos de organização (associações, PMEs, start-ups, grandes grupos, etc.) são elegíveis para o reembolso de despesas comerciais:

• funcionários não executivos
• gerentes
• gerentes
• voluntários.

O reembolso de despesas é um direito: não é obrigatório que o contrato de trabalho estipule que as despesas serão reembolsadas.
Entretanto, quando o contrato é negociado e assinado, o empregador pode propor o reembolso efetivo ou um pagamento fixo.

Os diferentes tipos de solicitação de reembolso de despesas

Uma solicitação de reembolso de despesas pode abranger vários tipos de despesas comerciais ou se concentrar em apenas um, como no caso de :

• despesas com milhagem
• despesas com refeições, etc.

Solicitação de reembolso de despesas: modelo

Para que você entenda melhor o que é uma declaração de despesas, aqui está um modelo:

Despesas reais ou fixas: quando se aplica a reivindicação de despesas?

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Se a empresa paga despesas reais, ela reembolsa o valor exato das despesas incorridas.

Isso envolve a emissão de uma declaração de despesas e a apresentação de documentos comprobatórios de todas as despesas incorridas.

Se a opção de subsídio fixo for escolhida (em apenas 5% dos casos, de acordo com um estudo da wity.fr), o empregador paga um subsídio fixo que inclui todas as possíveis despesas de acomodação, refeição e viagem.

Essa é uma solução mais flexível que não exige que as despesas sejam preenchidas ou justificadas e não requer o processamento de pedidos de reembolso de despesas e dos respectivos documentos comprobatórios.