Despesas com refeições de negócios: dedução e reembolso
As despesas com refeições são uma das despesas profissionais que podem ser cobertas pelo empregador em determinados casos ou declaradas como despesas reais às autoridades fiscais.
Também conhecidas como despesas com alimentação ou bufê, elas são a segunda despesa comercial mais comum, atrás apenas dos custos de transporte.
Mas em que condições elas são cobertas e por quanto?
Despesas com refeições: definição
Você é empregado ou autônomo? As despesas com refeições são consideradas despesas comerciais se você for obrigado a comer fora de casa no exercício de suas funções e no interesse de sua empresa.
Por exemplo, essas despesas podem incluir refeições compradas :
- durante o trabalho fora de casa,
- durante o serviço de plantão
- durante viagens de negócios, durante um evento ou uma viagem de negócios, etc.
Elas podem ser :
- reembolsadas pelo empregador até um determinado limite ;
- ou deduzidas da declaração de imposto de renda como despesas efetivas se constituírem despesas adicionais incorridas no exercício das funções profissionais.
Despesas com refeições 2021: limites máximos
Os limites máximos definidos pela Urssaf, que não devem ser excedidos para isenção de contribuições para a seguridade social, não são os mesmos para todas as restrições. Eles dependem da necessidade de comprar uma refeição em um restaurante ou cantina da empresa, por exemplo:
- 19,10 para uma refeição em um restaurante durante uma viagem de negócios quando não for possível comer em casa;
- 9,40 para uma refeição fora das instalações da empresa, durante uma viagem de negócios ou em um local de trabalho, quando as condições de trabalho impossibilitam a ida para casa para comer, sem ter que ir ao restaurante;
- 6,70 por uma refeição na cantina, quando o funcionário é obrigado a comer nas instalações da empresa.
Como você calcula as despesas reais com refeições que são dedutíveis de sua renda?
Em princípio, o custo da alimentação é uma despesa pessoal, não uma despesa comercial.
Portanto, o valor dedutível do imposto está relacionado a despesas adicionais em comparação com uma refeição feita em casa, não custeadas pelo empregador.
A diferença entre :
- o valor fixo determinado pelas autoridades a cada ano (o valor de uma refeição feita em casa),
- e o custo da refeição,
- excluindo os vales-refeição,
- dentro do limite do teto de isenção para subsídios de refeição (veja acima).
Condições a serem atendidas
De acordo com o Service-public.fr, as despesas com refeições devem atender a três condições para serem dedutíveis do imposto:
- ser necessárias para o exercício da profissão (por exemplo, uma viagem de negócios ou uma refeição de negócios)
- ser justificadas pela distância entre o local de trabalho e a residência;
- ser respaldada por provas documentais, como uma fatura.
Como você determina a distância aceitável? No caso de uma inspeção, as autoridades levarão em conta :
- a densidade da aglomeração urbana
- a natureza da profissão
- a localização dos clientes,
- o horário de trabalho.
Exemplo 1
- Um funcionário é obrigado a ir a um restaurante durante uma viagem de negócios;
- a quantia fixa que representa o valor de uma refeição feita em casa é fixada em € 4,95 (em 2021);
- o subsídio fixo para despesas com refeições em restaurantes é fixado em € 19,10;
- o valor máximo dedutível para despesas com refeições por dia é, portanto, € 14,15 (19,10-4,95);
- se o funcionário gastar € 12, o cálculo é 12 - 4,95 = € 7,07 em despesas com refeições, que podem ser deduzidas das despesas reais dedutíveis do imposto.
Exemplo 2
- Um funcionário é obrigado a comer na cantina da empresa devido ao seu turno de trabalho;
- ele tem vales-refeição no valor de 8 euros, dos quais 4 euros são financiados pelo empregador, mas não são suficientes para cobrir os custos;
- uma bandeja de refeição é oferecida a 11 euros;
- o subsídio fixo para despesas com refeições é fixado em 6,70 euros para refeições feitas no restaurante self-service;
- 11-4 = 7; sendo 7 maior do que uma refeição em casa, você pode solicitar € 7-4,95, ou seja, € 2,05 em despesas reais por refeição.
Condições para reembolso de despesas com refeições pelo empregador
Todos os funcionários podem ter direito a um subsídio de refeição se atenderem às seguintes condições:
- são obrigados a comer no trabalho ;
- não têm acesso a uma cantina ou tempo de intervalo suficiente para ir para casa comer.
Nesse caso, o contrato prevê um bônus de almoço embalado. Essa é uma compensação na forma de um subsídio de valor fixo.
Em casos excepcionais (convidar um cliente para um restaurante, servir refeições durante um seminário ou curso de treinamento), o funcionário também pode solicitar o reembolso das despesas com refeições à empresa, mediante apresentação de um pedido de reembolso de despesas e documentos comprobatórios.
Essa remuneração é isenta de contribuições para a seguridade social até o teto estabelecido pela Urssaf.
É por isso que algumas empresas estabelecem seus próprios valores máximos de reembolso, definidos no acordo ou contrato da empresa.
As pessoas gananciosas são livres para gastar mais, mas às suas próprias custas!