Despesas com milhagem: definição e regras básicas
Sejamos empresários ou funcionários, todos somos afetados por despesas de milhagem, sejam elas calculadas ou reembolsadas.
Se você está procurando uma definição de subsídio de milhagem (IK) ou uma escala de milhagem tributável, o que você está procurando em termos de despesas de milhagem e informações sobre essa vantagem fiscal concedida pelas autoridades francesas no contexto de sua atividade profissional?
Então, siga o guia!
O que são despesas com milhagem?
Despesas quilométricas: definição e escala
As despesas baseadas em quilometragem fazem parte das despesas comerciais.
Elas cobrem o custo real do uso de um veículo pessoal para viagens de negócios, por exemplo, de e para um seminário, um local de trabalho ou uma reunião fora do local.
O valor do subsídio de quilometragem, definido na escala de quilometragem das autoridades fiscais (atualizada a cada ano), cobre os custos de :
- desgaste do veículo
- combustível
- seguro,
e é calculado com base na distância percorrida e no tipo de veículo (potência).
Esses custos estão isentos de contribuições.
Em uma declaração de despesas de negócios, os subsídios de milhagem e as despesas acessórias podem ser incluídos lado a lado, em particular :
- taxas de estacionamento,
- taxas de pedágio.
Despesas baseadas em milhagem: condições
Todos os veículos, inclusive os elétricos, são cobertos por despesas com milhagem:
- carros
- motocicletas
- scooters
- bicicletas, etc.
O veículo pode ser próprio, alugado ou emprestado pelo funcionário. Mas cabe ao empregador comprovar o uso comercial do veículo pessoal, com documentos comprobatórios.
Quanto aos funcionários, todos eles, sem exceção, até mesmo estagiários e voluntários, podem incorrer em despesas de milhagem e solicitar reembolso.
Cálculo dos custos reais entre a residência e o trabalho
As despesas de milhagem também se aplicam a trajetos entre a residência e o trabalho, até o limite de 80 km por dia AR (exceções específicas para determinadas atividades estão previstas em lei).
Ao preencher suas declarações de imposto de renda, alguns funcionários preferem usar a escala de milhagem da Urssaf para deduzir suas despesas reais em vez da dedução fixa (abatimento) de 10%, quando isso é menos vantajoso.
Dessa forma, esses custos de milhagem são deduzidos da renda tributável quando eles optam por ser tributados sobre as despesas reais, ou "au réel", como é frequentemente chamado.
Entretanto, qualquer redução de imposto obtida deve ser justificável. O Código Tributário Geral estipula que podem ser solicitados documentos comprobatórios.
Mais uma vez, o empregador também pode ser solicitado a fornecer prova de :
- o meio de transporte usado pelo funcionário,
- a distância entre a residência e o trabalho,
- a classificação fiscal do veículo
- o número de viagens feitas a cada mês.
Cálculo de despesas comerciais e subsídios de milhagem
Um veículo custa mais do que apenas o consumo de gasolina em um determinado número de quilômetros.
Os custos a serem levados em conta incluem :
- depreciação anual
- a taxa de aluguel se o carro tiver sido alugado, por exemplo,
- juros sobre o empréstimo, se o veículo foi comprado a crédito,
- o prêmio do seguro,
- custos de combustível,
- despesas com estacionamento e garagem,
- custos de manutenção e reparo, incluindo pneus....
Além disso, alguns empresários têm um veículo para uso misto, pessoal e profissional. Eles podem preferir usar a tabela de impostos para despesas com combustível em vez da tabela para despesas com milhagem, depois de determinar uma divisão entre uso profissional e pessoal. Nesse caso, todas as despesas são declaradas em uma base real, incluindo combustível, pedágios, seguro etc.
Mas seja qual for o método de cálculo e a escala mais vantajosa, equipar-se com uma ferramenta profissional pode economizar seu precioso tempo:
- conectando seu calendário do Google ou Outlook a um aplicativo que importa compromissos,
- calcular automaticamente as distâncias e a quilometragem,
- gerando relatórios de despesas com apenas alguns cliques.
Você pode experimentar um aplicativo de gerenciamento de relatórios de despesas, como o Izika, ou ler o artigo a seguir para saber mais 😉
Artigo traduzido do francês