Como você calcula um subsídio de milhagem em 2024? Escala e modelo de cálculo

O termo "declaração de despesas com base em quilometragem" refere-se a um documento que justifica uma despesa comercial incorrida por um funcionário que usa seu veículo pessoal para viagens de negócios, geralmente um carro.

Com essa comprovação, o funcionário obtém o que é conhecido como subsídio de quilometragem para cobrir os custos incorridos.

Para calcular as despesas de milhagem, os empregadores devem seguir a escala de milhagem 2024 definida pelas autoridades fiscais. Siga nosso GPS e explicaremos como neste artigo.

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Como funcionam os pedidos de reembolso de despesas com milhagem?

Usando uma escala fiscal, as autoridades fiscais definem o valor do reembolso de subsídios de milhagem, despesas comerciais reais, levando em conta :

• os custos de manutenção e desgaste do veículo,
• o custo da gasolina ou do combustível usado,
• a compra de pneus de reposição,
• o custo do seguro do carro.

As viagens casa-trabalho são levadas em conta?

As viagens entre a casa e o local de trabalho não são consideradas viagens de negócios, a menos que uma exceção seja mencionada em um acordo coletivo ou para funcionários de plantão, por exemplo.

Na declaração de imposto de renda, uma dedução fixa de 10% é automaticamente concedida aos funcionários para cobrir determinadas despesas, como aquelas incorridas no trajeto de ida e volta para o trabalho.

Os funcionários podem optar por renunciar a essa dedução se ela for menos vantajosa e declarar suas despesas reais, aplicando a escala de milhagem atual.

A tabela de quilometragem 2024: a referência para seus reembolsos

A tabela de quilometragem é elaborada todos os anos pelas autoridades fiscais para definir as condições de reembolso das despesas de quilometragem para cada tipo de veículo.

Nosso artigo dedicado à tabela de quilometragem de 2024 explica tudo em detalhes e apresenta as tabelas para carros, veículos de duas rodas e scooters, e para bicicletas.

Aqui está a tabela de 2024 para carros:

Como são calculados os gastos com milhagem?

Exemplo de cálculo de subsídio de milhagem

Aqui está um exemplo de como calcular os subsídios de milhagem, que você pode usar como modelo de declaração de despesas.

Elementos de cálculo a serem levados em conta (de acordo com a escala) :

• John Smith, um vendedor, usa seu carro particular para fazer suas rondas de vendas;
• John percorreu 500 quilômetros durante o ano para fazer suas rondas;
• a potência administrativa de seu carro é de 3 CV (cavalos de potência).

O cálculo é o seguinte

 Distância percorrida em km X 0,456 = 500 X 0,456 = €228

Portanto, João deve receber €228 em subsídios de milhagem como reembolso de suas despesas de viagem de negócios.

Como João é uma pessoa organizada, ele imprimiu devidamente suas declarações de despesas mês a mês, minimizando o risco de erros.

Observação: não é possível reivindicar o IVA sobre despesas de milhagem. Os valores pagos ao funcionário pela empresa como subsídios de milhagem não estão sujeitos ao IVA. O IVA não é elegível e, portanto, não é dedutível.

Como posso obter o reembolso mediante a apresentação de recibos?

Qualquer pessoa tem direito ao reembolso de despesas de milhagem, desde que :

• ela (ou seu cônjuge) seja proprietária do veículo usado para a viagem de negócios,
• guarde e apresente os recibos de despesas ao seu empregador.

Caso 1: minha empresa reembolsa um valor que excede a tabela

Se uma empresa pagar subsídios de milhagem que excedam a escala oficial, a URSSAF considera esses valores como benefícios em espécie.

Esses benefícios estão sujeitos ao imposto de renda e às contribuições para a seguridade social.

Caso 2: minha empresa reembolsa um valor menor do que a tabela

Algumas exceções confirmam a regra: os subsídios de milhagem abaixo da escala estabelecida pela URSSAF podem ser reembolsados se o acordo coletivo assim o determinar. No entanto, em geral, é estabelecido um limite mínimo de reembolso.

É possível renunciar às contribuições para a seguridade social?

Os reembolsos de despesas de viagem e, de modo mais geral, de todas as despesas profissionais, estão isentos de encargos de seguridade social.

☝️ No entanto, tenha cuidado para não "disfarçar salários" como pedidos de reembolso de despesas: no caso de uma auditoria, a URSSAF examinará os pedidos de reembolso de despesas com muita atenção. Portanto, certifique-se de que você seja explícito sobre o que elas são.

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Gerencie seus pedidos de reembolso de milhagem com o software de gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas

Como você pode imaginar, o processamento de solicitações de reembolso de despesas para convertê-las em reembolsos de milhagem pode ser uma tarefa tediosa.

O uso de um software de gerenciamento de reembolso de despesas pode simplificar a tarefa, mantendo suas contas atualizadas e evitando erros. Geralmente, ele incorpora a mais recente escala de milhagem e a tecnologia OCR, que reconhece os caracteres dos recibos digitalizados (valor, data, tipo de despesa) no aplicativo móvel.

Veja a seguir uma seleção e algumas de suas vantagens:

• A Cleemy automatiza o reembolso de despesas de milhagem, integrando a balança, mas também suas regras de cálculo personalizadas, e até mesmo calcula automaticamente o custo de uma viagem com base em coordenadas de GPS;
• o módulo Expense Claim do software Eurécia HR: a vantagem dessa ferramenta é que ela pode ser integrada a um software de gerenciamento de recursos humanos mais abrangente;
• Expensya: um módulo de estatísticas inteligentes para ajudá-lo a tomar as melhores decisões e controlar os gastos da sua organização;
• Izika: permite conectar seu diário eletrônico para traduzi-lo em subsídios de milhagem e economizar uma quantidade considerável de tempo gerenciando suas despesas de milhagem;
• Kizeo Forms: permite que você crie formulários personalizados, em particular um pedido de reembolso de despesas, com cálculo automático do IVA e do valor incluindo o IVA, e envio automático por e-mail;
• N2F: estima os custos de milhagem com base nas viagens planejadas e os atualiza em tempo real, além de oferecer ferramentas para adaptar as políticas de reembolso de despesas;
• Philéas Gestion: permite definir regras de reembolso para controlar o orçamento e gerar os lançamentos contábeis necessários.

Quais são suas dicas e ferramentas para gerenciar relatórios de despesas de milhagem?