Urssaf e pedidos de reembolso de despesas: como você pode evitar ser reavaliado?
Urssaf e declarações de despesas... essa é uma questão que preocupa as empresas. E com razão: uma reavaliação fiscal pode ocorrer muito rapidamente, muitas vezes devido a um simples erro e não a um desejo genuíno de trapacear.
A Urssaf é um órgão público que monitora a conformidade com os regulamentos, e uma de suas missões é combater a fraude e os benefícios em espécie ocultos... e isso envolve a verificação das declarações de despesas.
Portanto, seja você uma empresa, um trabalhador autônomo ou uma associação, é preciso ser o mais rigoroso possível.
Quais são as melhores práticas a serem seguidas para evitar armadilhas no caso de uma auditoria? Contamos tudo isso neste artigo de coautoria com Charlène Serayet, diretora administrativa da Dasmind, uma empresa especializada em gestão administrativa.
O que são despesas comerciais?
Há muitos tipos diferentes de despesas comerciais. Vamos dar uma olhada nas que são mais comumente associadas a pedidos de reembolso de despesas:
Despesas de viagem
Não se trata de despesas relacionadas ao deslocamento diário para o trabalho, mas de viagens de negócios (reuniões com clientes, participação em conferências ou seminários, visitas a fornecedores etc.).
Nesses casos, o funcionário incorre em um determinado número de despesas, principalmente com acomodação e transporte. Entretanto, as despesas de viagem de negócios só se justificam se a distância entre a residência e o local de trabalho :
- for igual ou superior a 50 km
- exigir mais de 1 hora e 30 minutos de transporte público (ida e volta).
Além disso, se o funcionário usar seu próprio veículo, os subsídios serão aplicados de acordo com uma escala de milhagem definida pela Urssaf.
Por fim, o aluguel do carro pelo funcionário, bem como a gasolina e os pedágios, também devem ser pagos pela empresa.
Como essas despesas devem ser tratadas? Consulte este artigo dedicado ao reembolso de despesas de viagem.
Despesas com refeições
Novamente no contexto de viagens de negócios, as refeições pessoais dos funcionários podem ser reembolsadas sob certas condições.
As despesas com refeições também podem ser incorridas em almoços de negócios, por exemplo, com um cliente ou prospect.
Outras despesas comerciais
Por fim, há outras despesas comerciais, como as relacionadas ao teletrabalho ou à compra de equipamentos necessários para realizar a tarefa.
Como as despesas de negócios são reembolsadas?
Há várias maneiras de reembolsar as despesas de negócios:
Reembolso de despesas reais
Baseia-se em recibos e reembolsa o valor exato gasto pelo funcionário. A restrição é que o funcionário adianta o dinheiro antes de ser reembolsado pela empresa.
Reembolso de taxa fixa
Isso significa que o funcionário é sempre reembolsado no mesmo valor, de acordo com as escalas estabelecidas e atualizadas pela Urssaf. Esse tipo de reembolso cobre :
- hospedagem
- refeições
- o uso de um veículo particular para fins de negócios,
- mobilidade profissional dentro do país.
Nesse caso, o funcionário não precisa fornecer recibos, mas deve especificar os motivos das despesas incorridas.
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⚠️ A Urssaf continua particularmente vigilante quanto à questão das despesas comerciais, porque algumas empresas não estão jogando o jogo. Há uma série de motivos para isso:
- As despesas comerciais são isentas de contribuições para a seguridade social;
- o IVA é dedutível em determinadas despesas, por exemplo :
- pedágios
- óleo diesel (mas não gasolina),
- despesas com refeições,
- café da manhã ou bebidas para acomodação em hotel, etc;
- o reembolso de despesas comerciais não é levado em conta no cálculo do imposto de renda.
Portanto, algumas organizações são tentadas a cometer fraudes para aumentar seus lucros ou para oferecer benefícios a seus funcionários.
Dica: seja particularmente rigoroso ao gerenciar seus pedidos de reembolso de despesas!
Dica 1: Guarde os recibos
A ausência de documentos comprobatórios para os pedidos de reembolso de despesas reais é o primeiro motivo para um ajuste pela Urssaf, que considera as despesas em questão como benefícios em espécie.
É por isso que você deve sempre ter em mãos documentos comprobatórios válidos.
Faturas, notas... certifique-se de que esses vários documentos incluam todas as informações obrigatórias:
- o nome do estabelecimento em questão (hotel, restaurante, etc.),
- seu endereço
- a data da transação
- o valor.
Por fim, como em certos casos é possível se beneficiar de uma dedução do IVA, certifique-se de que todos os documentos comprobatórios sejam redigidos em nome de sua empresa.
☝️ No caso de um almoço de negócios, o documento também deve especificar :
- o motivo da refeição
- e os nomes, cargos e contatos dos convidados.
Uma palavra do especialista
Os pedidos de reembolso de despesas são usados em quase todas as empresas para reembolsar os funcionários por despesas incorridas em nome da empresa. Entretanto, mesmo que esse sistema seja muito prático, ele é regulamentado.
Uma declaração de despesas deve incluir os itens obrigatórios listados acima.
Se as declarações de despesas não estiverem em conformidade, ou se estiverem faltando, a empresa estará exposta a uma reclassificação das despesas, o que poderia levar a contribuições adicionais para a seguridade social.
Para evitar isso, certifique-se de estar atento à conformidade e à presença de documentos comprobatórios das despesas. Você pode usar um software ou simplesmente criar um formulário de arquivamento com os campos obrigatórios (menos dispendioso para equipes pequenas).
Dica 2: Respeite o limite de isenção de impostos
Você está optando pelo reembolso de taxa fixa? Então não ultrapasse os limites máximos predefinidos pela Urssaf. Caso contrário, a empresa deverá sujeitar os valores adicionais às contribuições para a seguridade social.
Para evitar qualquer inconveniente, recomendamos que você defina uma política de gastos para comunicar claramente aos funcionários quais são os limites que não devem ser ultrapassados.
Dica 3: Escolha o método de reembolso correto
Sempre escolha o método de reembolso correto.
Por exemplo, se você não tiver um recibo, opte por um reembolso de taxa fixa.
Lembre-se também de que não é possível alterar o reembolso de quilometragem para quilometragem real.
Por fim, observe que o reembolso de taxa fixa não se aplica aos diretores da empresa. Eles devem optar pelo reembolso das despesas reais (excluindo os subsídios de milhagem), com documentação comprobatória.
Dica 4: Fique atento a fraudes em declarações de despesas
Sem ser de má-fé, uma empresa pode ser descuidada quando se trata das declarações de despesas fornecidas por seus funcionários e, como resultado, expor-se a riscos. Portanto, fique atento e verifique os recibos de seus funcionários... antes que a Urssaf faça isso por você!
A fraude voluntária de despesas também existe. Ser convidado para um restaurante, mas pedir a conta de volta para ser reembolsado, pedir ao motorista de táxi para inflar a conta... todos esses são exemplos de fraudes praticadas por alguns funcionários. A solução? Aplicar uma política genuína de gerenciamento e controle de despesas.
Dica nº 5: evite despesas excessivas ou inconsistentes
A Urssaf é perfeitamente capaz de julgar se as despesas são muito altas ou inconsistentes em relação às razões apresentadas. Se esse for o caso, o órgão as considerará como benefícios em espécie (ocultos) e, portanto, sujeitas a contribuições para a seguridade social.
Por exemplo, almoços em um restaurante com um cliente são permitidos. Mas se sua família participar da refeição, isso parecerá duvidoso.
Portanto, certifique-se de que os pedidos de reembolso de despesas sejam para despesas úteis e razoáveis, no interesse da empresa e de suas atividades.
☝️ Você deve estar ciente de que se um único funcionário fizer mais de 5 refeições de negócios por mês, a Urssaf também poderá deduzir esse valor como um benefício em espécie. É por isso que você precisa ser capaz de justificar que todos esses almoços são necessários para o bom andamento dos negócios.
Dica nº 6: Evite erros obtendo ajuda
Evitar erros... esse conselho pode parecer óbvio, mas muitas empresas tiveram suas contas auditadas por causa de falhas que não foram resultado de comportamento desonesto, mas de simples imperícia. Por exemplo, o gerenciamento manual de um grande número de pedidos de reembolso de despesas às vezes faz com que uma despesa seja registrada duas vezes, uma prática considerada fraudulenta!
É por isso que é importante prestar a máxima atenção a essas operações e obter ajuda, se necessário:
- com software. Existem softwares para ajudá-lo a gerenciar seus relatórios de despesas. O Eurécia Notes de frais, um módulo do software Eurécia HR, permite que os funcionários em viagens de negócios registrem suas despesas e transfiram os recibos de seus celulares. Tudo é automaticamente encaminhado ao gerente de linha para validação e processamento. Os termos e condições de reembolso e as regras de validação são definidos previamente. Isso evita o risco de erros e, acima de tudo, a perda de documentos.
- por um profissional. Por exemplo, a Urssaf tem consultores à disposição para ajudá-lo durante o processo. Você pode até mesmo solicitar voluntariamente uma auditoria para garantir que seus pedidos de reembolso de despesas estejam sendo processados corretamente.