Os 12 principais pedidos de reembolso de despesas forjadas e software para evitar fraudes
Qualquer funcionário pode fazer uma declaração falsa de despesas comerciais. Especialmente se a empresa não tiver uma política de gerenciamento de despesas ou um procedimento de controle em vigor.
De acordo com Les Echos e Capital :
- As fraudes custam em média 700 euros por funcionário por ano.
- Mais de 60% dos franceses inflacionam suas despesas de viagem,
- 50% inflacionam suas despesas com refeições
- 43% inflacionam seus custos de acomodação.
Além disso, o diretor de uma empresa que não puder justificar um pedido de reembolso de despesas pode estar sujeito a uma reavaliação pela URSSAF no caso de uma auditoria pelas autoridades fiscais.
Portanto, o appvizer o aconselha a manter suas contas atualizadas, anexando os recibos originais, e a ler este artigo com atenção. Revelamos 12 casos de faturamento falso e informamos como você pode tomar medidas contra os fraudadores.
Pronto para gerenciar seus relatórios de despesas como um diretor de empresa bem informado usando um software dedicado?
Aqui vamos nós:
Os 12 principais pedidos de reembolso de despesas forjados
Os fraudadores são cheios de imaginação quando se trata de criar uma declaração de despesas falsa. A maioria deles é motivada pela busca de compensação.
Essa compensação tem o objetivo de equilibrar (como você quiser) :
- o tempo desperdiçado no preenchimento de formulários de despesas,
- a falta de consideração da empresa,
- um salário baixo,
- o fato de ter que adiantar as quantias,
- o tempo que leva para ser reembolsado.
Os fraudadores não têm falta de ideias para obter esse subsídio, esse salário adicional livre de impostos...
No. 1: a falsa conta do restaurante
A falsa conta de restaurante é um clássico: tanto os funcionários quanto os autônomos a utilizam.
Cada um tem seu próprio modelo para uma conta falsa de restaurante:
- ser convidado para um almoço de negócios, mas obter uma cópia da conta para que sua empresa possa reembolsá-lo;
- pagar a sua parte da conta (indicando vários lugares) e apresentar esse comprovante de refeição falso como prova ao seu empregador para ser reembolsado;
- agir como se tivesse convidado pessoas para poder exceder o valor máximo autorizado para o almoço: basta pedir 2 talheres em vez de 1 na conta;
- Estar em regime de meia pensão em um hotel, mas pedir um recibo para o almoço, é outra forma de fornecer uma conta de refeição falsa.
Nº 2: Contas falsas de hotel
A conta falsa de hotel geralmente é muito mais alta do que a média. Ela é acompanhada de uma declaração de despesas que mostra o valor total.
De simples funcionários enviados para treinamento profissional a executivos de alta gerência, todos pedem aos hotéis para inflacionar o preço de pernoites a fim de ocultar determinadas despesas não comerciais.
Faturas falsas do Ibis, Campanile ou outros hotéis são comuns e geralmente ocultam :
- chamadas telefônicas para números de tarifa premium,
- um "bom tapa" no frigobar,
- vídeo adulto pago,
- jantar no quarto com um "hóspede".
O "cliente" geralmente é o cônjuge que acompanha o funcionário em uma viagem de negócios.
Nº 3: Contas de táxi falsas
Como você engana sua conta de táxi?
Aqui estão duas práticas usadas, especialmente em países estrangeiros e, às vezes, na França:
- Pedir um valor maior do que a tarifa, para que você seja reembolsado por mais do que realmente gastou,
- pedir um formulário em branco para que você mesmo possa inserir o valor na conta de táxi falsa.
Outro truque de 5 etapas para criar uma conta de táxi falsa:
- diga ao motorista que o cartão de visita dele não está funcionando,
- peça duas cópias da conta e explique ao motorista que a empresa (da pessoa que está sendo transportada) pagará a ele diretamente pela tarifa,
- envie uma cópia da viagem para seu departamento de contabilidade,
- envie também uma cópia da viagem para o gerente dele,
- ser reembolsado pela tarifa que você mesmo não pagou.
Os táxis não são a única maneira de criar uma fatura falsa para despesas de transporte.
Aqui estão 5 exemplos de despesas de viagem fraudulentas .
Nº 4: o golpe da pequena passagem de trem
Uma viagem de negócios é planejada. A empresa fornece uma passagem eletrônica de primeira classe para garantir que o funcionário fique o mais confortável possível.
O funcionário simplesmente troca a passagem por uma de segunda classe e embolsa a diferença, fornecendo a passagem eletrônica de primeira classe ao departamento relevante. Os contadores nem perceberão.
Nº 5: Fraude com passagens aéreas
Aplicando o mesmo princípio da viagem de trem, desta vez o fraudador embolsa uma quantia maior.
Imagine uma viagem de ida e volta para os Estados Unidos: a diferença no preço da passagem entre a primeira e a segunda classe representa um lucro substancial.
Observação: a fraude envolvendo uma passagem de trem ou avião é menos grave na medida em que a empresa realmente gasta o que havia planejado gastar.
6: Mentir sobre as despesas de milhagem incorridas
A escala de milhagem é estabelecida pelas autoridades e define o valor dos reembolsos para viagens de negócios.
A ideia é declarar falsamente as despesas de milhagem incorridas para esse tipo de viagem.
Para garantir que você receba o máximo de dinheiro possível, tudo o que você precisa fazer é declarar :
- 7 cavalos de potência e usar um veículo menos potente, como uma motocicleta,
- uma distância percorrida maior do que os quilômetros reais percorridos.
Nº 7: Prova falsa de tanque cheio de gasolina
Tudo o que você precisa fazer é pedir às pessoas ao seu redor um comprovante de pagamento para que possa apresentá-lo ao departamento de contabilidade e ser reembolsado pelo valor não gasto.
Os fraudadores mais espertos prestarão atenção ao horário de trabalho, ao local e ao tipo de combustível, se essas informações forem fornecidas.
Nº 8: Bilhetes falsos de estacionamento
É fácil obter tíquetes de estacionamento para justificar seus gastos e embolsar o dinheiro.
Essa prática tende a desaparecer com o advento dos parquímetros que exigem a digitação da placa do carro (principalmente em Palavas-les-Flots).
Para despesas incorridas com um veículo, recomendamos enfaticamente que você peça o documento de registro do veículo.
No. 9: Defina uma taxa de câmbio vantajosa
É possível fazer uma viagem de negócios e aproveitá-la às custas da princesa. Se o seu empregador não tiver uma política sobre a taxa de câmbio de moedas estrangeiras, é fácil declarar uma taxa que seja mais do que vantajosa para você.
Veja como cometer uma fraude com impunidade:
- apresente recibos de despesas incorridas no exterior, expressos na moeda do país,
- e citar uma taxa de câmbio que pode lhe poupar centenas de euros!
A conversão vantajosa de moedas estrangeiras em euros é ainda mais fácil se você levar em conta o idioma usado para descrever o pedido de reembolso da despesa.
Os idiomas usados, como o chinês e o japonês, têm caracteres ilegíveis e incompreensíveis para a grande maioria dos franceses: portanto, é muito fácil mentir sobre o nome do serviço e seu valor.
Se não houver um procedimento de controle, o contador terá que acreditar na sua palavra!
Nº 10: Presentes comerciais para clientes fictícios
Algumas equipes de vendas ou gerentes estão autorizados a dar presentes a seus clientes.
Dependendo da importância do cliente e do orçamento alocado para presentes comerciais, o presente pode ser uma simples caneta publicitária, uma caixa de chocolates ou até mesmo uma garrafa de Grand Cru Classé para um cliente importante ou antigo.
Para alguns fraudadores, é grande a tentação de oferecer esses presentes a amigos, familiares ou a si mesmos de forma indireta.
Outro formulário de despesas falso é contrabandeado sem ser notado...
11: ser reembolsado duas vezes
Alguns fraudadores têm muita coragem e pedem para serem reembolsados novamente por uma despesa que já foi paga pela empresa.
Para entender o jogo deles:
- a despesa foi feita há vários meses,
- o funcionário guardou o recibo. O funcionário está contando com o esquecimento do gerente ou do contador, pois eles estão atolados de pedidos de reembolso de despesas para processar.
Dica: sempre peça os recibos originais e guarde-os.
Nº 12: Criar faturas falsas
Modelos de faturas falsas estão disponíveis na Internet, por exemplo, para criar uma declaração de despesas de restaurante em branco.
Algumas pessoas também usam o Photoshop com um certo grau de domínio.
No entanto, qualquer membro da empresa que cometa fraude criando uma fatura falsa do zero está sujeito a ser demitido por falta grave.
O fraudador também está sujeito a penalidades de acordo com a lei:
A confecção ou o uso de documentos falsos é um delito passível de punição: até 3 anos de prisão e uma multa de 45.000 euros.
Fonte: Service-Public.fr
Soluções para combater a fraude
Você está se perguntando: quais são as melhores soluções para evitar abusos e acabar com os fraudadores?
O software é a ferramenta essencial para detectar e, acima de tudo, evitar fraudes. O software é atualizado automaticamente com regularidade, o que é muito útil, especialmente se houver alguma alteração na escala de milhagem.
Mas antes de comprar, você precisa primeiro estabelecer um "contrato de confiança" internamente.
Estabeleça uma política de despesas comerciais
O gerente deve elaborar um acordo que estabeleça as regras a serem respeitadas para as despesas incorridas em nome da empresa.
Em seguida, ele deve divulgar essas regras aos seus funcionários. O gerente de recursos humanos deve garantir que as principais medidas sejam compreendidas por todos os membros da empresa envolvidos.
As regras básicas :
- estabelecem uma estrutura para uso e a natureza das despesas autorizadas,
- definem um valor por tipo de despesa comercial
- listam as informações obrigatórias a serem fornecidas para justificar a despesa,
- estabelecem um prazo máximo para o reembolso ao funcionário.
É uma boa ideia obter orientação jurídica de um escritório de advogados especializado em direito trabalhista. Eles estão familiarizados com as questões sociais e com os diversos acordos coletivos.
Defina regras para gerenciar e controlar as despesas
Para uma proteção eficaz contra falsas declarações de despesas, você precisa tomar as medidas necessárias. Ao usar um software, você pode desmaterializar seus relatórios de despesas e obter visibilidade geral das despesas incorridas.
Você economiza tempo e fica de olho nas despesas de seus funcionários:
- todas as despesas são centralizadas
- os relatórios podem ser consultados em tempo real,
- um painel de controle que mostra as despesas por tipo,
- É fácil rastrear e analisar as despesas.
Além disso, você pode monitorar quais funcionários viajam mais e quais têm mais despesas comerciais.
Software de gerenciamento de reclamações de despesas
- O Expensya é um pacote de software de gerenciamento de despesas que facilita a inserção de despesas comerciais por todos os funcionários.
Empresas de todos os portes podem usar o software on-line em seus PCs ou aproveitar o acesso via aplicativo móvel, o que é muito prático para a equipe de vendas em trânsito. - O N2F é uma solução móvel e da Web que também permite que os usuários enviem declarações de despesas em tempo real, cumprindo as normas legais e evitando erros de cálculo.
- O SAP Concur conecta o sistema de contabilidade, os fornecedores de viagens e as operadoras de cartão de crédito e permite que os itinerários sejam calculados. Ao vincular todas as etapas dessa forma, todos saem ganhando: a empresa controla seus gastos com mais eficiência e os funcionários economizam tempo gerenciando suas viagens para que possam se concentrar no trabalho.
- O Spendesk é um software de gerenciamento de despesas empresariais que funciona com cartões de compra com limite. A solução completa representa uma verdadeira ruptura com o formato baseado em papel, oferecendo controle sobre as despesas e liberdade de uso, graças à versão móvel do aplicativo.
- Há também outras alternativas funcionais, como o Notilus, no mercado de gerenciamento de viagens e despesas, e o Mooncard, com sua oferta de cartões de pagamento.
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Artigo atualizado, originalmente publicado em janeiro de 2019.
Artigo traduzido do francês