Empreiteiros autônomos: o reembolso de despesas profissionais vai além das solicitações de reembolso
Despesas de viagem, compra de matérias-primas para um cliente: quando você é um prestador de serviços autônomo, às vezes tem muitas despesas comerciais para administrar seu negócio. Então, você precisa ser reembolsado... como? Fazendo uma solicitação de reembolso de despesas?
Há uma alternativa (legal, nem é preciso dizer) que permite deduzir determinadas despesas de seu faturamento: despesas de desembolso. Pode ser a primeira vez que você ouve essa palavra, mas uma coisa é certa: você logo se apaixonará por elas quando entender os benefícios que elas podem lhe trazer.
Descubra tudo o que há para saber sobre o assunto neste artigo escrito em conjunto com Charlène Serayet, diretora administrativa da Dasmind e especialista em gerenciamento administrativo.
Em poucas palavras: o que é uma solicitação de reembolso de despesas?
Um pedido de reembolso de despesas é um documento que formaliza uma solicitação de reembolso de despesas comerciais incorridas por um indivíduo no decorrer de seu trabalho.
O pedido de reembolso de despesas pode ser elaborado em formato físico ou eletrônico e enviado ao departamento administrativo e de contabilidade da empresa, que define previamente o formulário do pedido de reembolso de despesas para garantir maior uniformidade.
Em geral, ela é validada previamente pelo gerente, que verifica se o limite máximo foi respeitado e se o tipo de despesa é elegível para reembolso.
É permitido fazer um pedido de reembolso de despesas quando se é um contratado autônomo?
NÃO (desculpe, é verdade que isso é um pouco frontal). Por que não? A resposta está quase na própria pergunta, mas vamos dar uma dica: a culpa é do seu sistema tributário. Não chore o escândalo, você o escolheu!
É hora de rever os fundamentos do regime tributário do empreendedor autônomo
Embora o sistema de microempresas tenha uma série de vantagens, como a facilidade com que você pode abrir sua empresa e a simplicidade da contabilidade, ele tem algumas limitações. Ninguém é perfeito!
Na verdade, todos os tipos de empresas podem deduzir os encargos de seu faturamento... exceto as microempresas (sem sorte). Como empresário autônomo:
- você é tributado sobre seu faturamento,
- enquanto outras empresas são tributadas sobre seus lucros, em outras palavras, sobre o faturamento após a dedução das despesas (mas têm regras contábeis muito mais rigorosas do que você).
A contabilidade ultra-simplificada da qual vocês, felizardos, se beneficiam é possível graças à aplicação de uma dedução fixa justamente para facilitar a consideração das despesas profissionais. Portanto, você não é tributado sobre 100% do seu faturamento.
Esse subsídio de taxa fixa varia de acordo com a natureza de sua empresa:
- compra e revenda de bens e mercadorias: 71
- Regime BIC (lucros industriais e comerciais): 50%.
- Regime BNC (lucros não comerciais): 34%.
Portanto, você não pode deduzir suas despesas com base na realidade, ou seja, deduzir as despesas comerciais realmente incorridas do seu faturamento.
Portanto, não parece bom para você poder deduzir suas despesas comerciais como despesas. Mas a boa notícia é que você ainda tem uma maneira alternativa de obter o reembolso adequado de suas despesas comerciais: despesas de desembolso.
A técnica para obter o reembolso das despesas comerciais: despesas desembolsadas
O que são despesas diretas?
Como empresário autônomo, você pode ter de pagar despesas antecipadamente para poder prestar um serviço ou fazer uma venda. Geralmente, são materiais ou matérias-primas.
Aqui estão alguns exemplos de custos de desembolso
- telhas para o trabalho em um apartamento,
- óleo para uma troca de óleo,
- uma assinatura de um banco de imagens etc.
Você pode deduzir esses tipos de custos de seu faturamento, pela simples razão de que eles são excluídos de sua base tributária de acordo com o artigo 267 do Código Tributário Geral.
Mas sejamos claros: os custos de desembolso não são uma oportunidade de obter lucro (nós o vimos chegando). O valor dos custos de desembolso deve ser estritamente igual ao valor dos custos incorridos.
Aqui estão alguns exemplos de custos que não podem ser considerados custos de desembolso:
- custos de postagem,
- custos de milhagem
- despesas de viagem
- custos de alimentação, etc.
É bom saber: você pode ser reembolsado por despesas de viagem se as faturas forem feitas em nome do seu cliente. De modo geral, isso é possível com a maioria das despesas, desde que sejam necessárias para realizar o serviço para seu cliente.
Uma palavra do especialista
Vantagem do desembolso direto sobre o refaturamento
No duelo entre a dedução de despesas desembolsadas e o refaturamento dos custos incorridos, as despesas desembolsadas são claramente as vencedoras. Eis o motivo:
- Elas são excluídas de seu faturamento geral, portanto, você não será tributado sobre elas. Por outro lado, o refaturamento de despesas para seus clientes aumentará seu faturamento e, com isso, o valor de suas contribuições para a seguridade social. Existe até mesmo o risco de você exceder os limites máximos de faturamento sob os quais você pode operar com esse status.
- Eles excluem sua responsabilidade pelas compras. Se, por exemplo, os ladrilhos que você comprou para o trabalho apresentarem defeitos, o cliente terá de recorrer ao fornecedor, não a você.
Vamos ao que interessa: como obter o reembolso de despesas profissionais se você for autônomo?
1. Obtenha o consentimento prévio por escrito do cliente
Para começar, você precisa obter a concordância do cliente por escrito. Esse documento é chamado de mandato de despesas.
Além de servir como prova no caso de uma disputa com o cliente em uma data posterior, esse acordo formaliza cada compra:
- sua natureza
- e o orçamento máximo planejado.
Somente depois de obter esse acordo por escrito é que você poderá fazer a compra.
2. Pagar despesas usando sua conta comercial
Para garantir que o processo de reembolso de despesas diretas possa continuar, lembre-se de pagar a compra usando apenas a conta bancária da empresa.
3. Solicite uma fatura em nome de seu cliente
Ao fazer a compra em questão, você deve pedir que a fatura seja emitida no nome do cliente, não no seu.
Como todas as faturas, ela deve incluir uma série de detalhes:
- nome do cliente
- endereço
- número do SIRET
- número de IVA, etc.
4. Guarde os recibos
É essencial guardar todos os comprovantes da compra em questão. Seu cliente só poderá reembolsá-lo por despesas extras mediante a apresentação da fatura e/ou do recibo.
Você também deve ter em mente que pode estar sujeito à inspeção das autoridades fiscais no futuro.
5. Emitir uma fatura para o cliente após o serviço ter sido prestado
Uma vez que o serviço tenha sido prestado, você deve mostrar os custos de desembolso separadamente quando faturar o cliente. Você deve anexar uma cópia do recibo.
O valor reembolsado pelas despesas desembolsadas deve ser estritamente igual ao valor que você pagou para adiantar os custos. Como mencionamos anteriormente, não é possível obter lucro com despesas desembolsadas.
Aqui está um exemplo de uma nota de desembolso:
Ferramentas que facilitam o reembolso de seus pedidos de reembolso de despesas
Existem softwares que facilitam muito o gerenciamento e o reembolso de seus pedidos de reembolso de despesas. Há muitos deles no mercado, e eles vêm em uma variedade de formas:
- Software de Recursos Humanos (RH),
- Software de estimativa e faturamento,
- Software de contabilidade,
- Software de declaração de despesas.
Todos eles têm a funcionalidade básica de gerenciamento de reembolso de despesas:
- Inserção de pedidos de reembolso de despesas
- Gerenciamento de recibos
- Solicitações de reembolso
- Validação de reembolso
- Gerenciamento de pagamentos
- Arquivamento de despesas.
Mas há pacotes de software que oferecem funções ainda mais avançadas e personalizadas.
A conta de despesas do empresário em poucas palavras
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Como empresário autônomo, você não pode registrar despesas e deduzi-las do seu faturamento, pois já se beneficia de um subsídio fixo.
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Há uma maneira de ser reembolsado por determinadas despesas comerciais: as despesas diretas.
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Há algumas etapas a serem seguidas para que você possa reivindicá-las:
- obter o consentimento por escrito do cliente
- adiantar a quantia de sua conta comercial,
- solicitar uma fatura em nome do cliente,
- guardar os recibos,
- mostrar os custos de desembolso na fatura final.
- Isso é muito vantajoso, pois permite que você seja reembolsado pelas despesas incorridas em nome do cliente sem aumentar seu faturamento. Portanto, você pagará menos encargos do que se tivesse que faturar da maneira tradicional.