Registro, IVA: como você gerencia os pedidos de reembolso de despesas em suas contas?
Os pedidos de reembolso de despesas e a contabilidade andam de mãos dadas.
O gerenciamento de despesas comerciais é uma tarefa administrativa e contábil estratégica, que envolve o registro e o cadastro das despesas incorridas pelos funcionários e reembolsadas pelo empregador, bem como o monitoramento das despesas.
Portanto, é necessário ser meticuloso e vigilante, especialmente quando a atividade da empresa se desenvolve e o gerenciamento de despesas se torna mais complexo.
Como registrar um pedido de reembolso de despesas em sua contabilidade? Siga o guia!
Lembrete sobre os diferentes métodos de reembolso
Em sua contabilidade, uma empresa registra as despesas incorridas por seus funcionários, que depois são reembolsadas a eles.
Dependendo do tipo de despesa e das condições aplicáveis, a empresa pode optar por :
- o reembolso de despesas reais, que exige a coleta de faturas e documentos de apoio para que o pedido de reembolso de despesas possa ser registrado na contabilidade
- o pagamento de um subsídio fixo, caso em que o Departamento de Contabilidade deve ser capaz de justificar as despesas comerciais comprovadas, por exemplo, por meio de um extrato de contabilidade gerencial que comprove que as despesas foram cobradas de um projeto específico.
Para garantir que os reembolsos sejam isentos de contribuições para a seguridade social, ele deve obedecer aos limites máximos de remuneração impostos pela Urssaf e revisados anualmente em escalas específicas.
Em qual diário devem ser registrados os pedidos de reembolso de despesas?
Há várias maneiras de registrar os pedidos de reembolso de despesas em um diário contábil :
- no diário de compras, na maioria dos casos;
- no diário de transações diversas (OD), para pequenas despesas; ou
- ou no diário bancário para empresas que usam contabilidade de caixa.
Como registrar um pedido de reembolso de despesas?
Coleta de documentos de apoio antes de registrar as despesas
Antes de registrar as despesas comerciais, o departamento de contabilidade deve garantir que não faltem documentos de apoio e, em seguida, arquivá-los cuidadosamente.
Por que isso deve ser feito? Porque, no caso de uma auditoria da Urssaf, a ausência de documentos comprobatórios pode levantar suspeitas de benefícios em espécie disfarçados e colocar em dúvida todo o sistema de contabilidade da empresa.
Se o documento for perdido, o funcionário deve ser solicitado a obter uma segunda via ou fornecer uma declaração juramentada.
Contas de despesas (débito)
Na contabilidade, os pedidos de reembolso de despesas são registrados nas contas da classe 6 do Plano Geral de Contas.
Dependendo do tipo de despesa comercial, ela é dividida em diferentes contas de despesas, sendo as principais
- Conta 6251 para despesas de viagem, em especial combustível, reembolso de tarifas de trem, avião e metrô, tarifas de táxi, quilometragem e pedágios;
- conta 6256 para despesas de missão, como custos de hotel, refeição e acomodação,
- conta 6234 para presentes para clientes,
- conta 6257, conhecida como "recepções", para o reembolso de convites para restaurantes, cafés, etc.
Há também a
- a conta 626 "Despesas postais e de telecomunicações", incluindo o reembolso de contas telefônicas,
- a conta 6063 "Produtos de manutenção e pequenos equipamentos" para o reembolso de pequenos itens de equipamentos,
- a conta 6064 "Materiais administrativos" para materiais de escritório.
Ao registrar as despesas escrupulosamente na conta correta, será mais fácil acompanhar suas maiores despesas e produzir relatórios.
⚠️ Se parte das despesas estiver sujeita a contribuições para a seguridade social (se o teto de remuneração for excedido), você deve registrar :
- as despesas comerciais isentas na conta de despesas relevante,
- o valor sujeito a contribuições na conta 6441 "Subsídios e benefícios diversos".
Contas de crédito
Para registrar os pedidos de reembolso de despesas, a conta de compensação a ser usada no lado do crédito é :
- conta 421 "Pessoal - Remuneração devida", quando as despesas são adiantadas pelos funcionários;
- conta 425 "Pessoal - Adiantamentos e pagamentos por conta", quando as despesas adiantadas são objeto de um pagamento por conta feito ao funcionário;
- ou a conta 467 "Outras contas a receber ou a pagar".
☝️ Mantenha um controle meticuloso de cada funcionário criando subdivisões nessas contas.
As contas a seguir devem ser usadas para registrar as despesas do gerente:
- Conta 108 "Conta do gerente",
- ou conta 4551 "Conta corrente do sócio".
E quanto às contas em que o IVA é dedutível?
O IVA pode ser deduzido de determinadas despesas:
- despesas com refeições
- despesas de hotel
- despesas de viagem
- presentes da empresa.
Se isso se aplicar ao seu caso, você pode registrar o pedido de reembolso de despesas debitando :
- a conta de despesas para o valor excluindo o IVA,
- e na conta 4456 para o IVA dedutível, pelo valor do IVA.
[Memo] 5 etapas para registrar um relatório de despesas
Aqui está um resumo das etapas envolvidas:
- coletar recibos de reembolsos de despesas reais ;
- registrar o pedido de reembolso de despesas no diário de compras;
- debitar as contas de despesas relacionadas ao tipo de despesa;
- debitar a conta de IVA dedutível, quando aplicável;
- creditar a conta 467, 421 ou 425.
Simplificando os pedidos de reembolso de despesas na contabilidade
Para evitar erros de entrada e descuidos, você também pode instalar uma solução de gerenciamento de relatórios de despesas conectada ao seu software de contabilidade.
Todo mês, as despesas são categorizadas automaticamente, o IVA dedutível é identificado e as contas de despesas e crédito são pré-preenchidas.
Além disso, o aplicativo pode facilitar o seu trabalho, alertando-o quando um recibo estiver faltando. E tudo isso é feito eletronicamente, portanto, é mais fácil de controlar e menos dispendioso de arquivar!