Como você gerencia as despesas com refeições e que comprovantes deve aceitar?
No menu de hoje, tudo o que você precisa saber sobre recibos de refeições, com foco nos recibos de refeições!
Por que devemos fazer isso? Porque em 2018, da média de € 2.456 declarados em pedidos de reembolso de despesas por funcionários franceses (fonte: Expensya - 2019), o serviço de bufê foi a segunda maior despesa, com € 627, logo atrás do transporte (€ 671).
Essas são despesas substanciais que exigem gerenciamento e supervisão cuidadosos.
Você é um funcionário, voluntário ou gerente que precisa adiantar dinheiro porque está em uma viagem de negócios ou porque está convidando um cliente para almoçar? Você tem direitos e deveres quando se trata de suas despesas comerciais.
Você é gerente de folha de pagamento ou de contas? Pare com esses relatórios de despesas demorados que se acumulam em sua mesa!
Gostaríamos de lembrá-lo dos princípios e regulamentos básicos: como deve ser um vale-refeição, quais documentos são aceitáveis e como gerenciá-los.
Como em qualquer questão financeira, regras claras, boa comunicação interna e processamento rápido de reembolsos (ou recusas) são as chaves para um bom relacionamento de trabalho e equipes satisfeitas.
Despesas com refeições: as regras
Sua empresa reembolsa as despesas em uma base real, em vez do sistema de taxa fixa usado para determinadas profissões com despesas recorrentes?
Nesse caso, em que as despesas são mais ocasionais, o reembolso em uma base real envolve o uso de uma solicitação de reembolso de despesas.
Isso é usado para identificar e ser reembolsado, dentro de limites razoáveis, por despesas de alimentação incorridas no interesse do empregador.
As regras são estabelecidas, seja você um diretor de empresa ou um funcionário, sozinho ou com clientes, em seu local de trabalho ou em uma viagem de negócios, para evitar abusos.
É nesse ponto que a definição de uma política de despesas é útil: ela evita que o gerente tenha que repetir as condições de reembolso e garante uma comunicação fluida e transparente.
Qual deve ser a aparência de um vale-refeição?
O documento resume a natureza das despesas incorridas, os valores e a data, e é acompanhado dos documentos de apoio necessários.
Não há surpresas aqui: o vale-refeição é acompanhado por um vale-refeição.
Despesas não reembolsadas: em que circunstâncias?
O reembolso de despesas comerciais é uma obrigação do empregador, mesmo que não esteja escrito no contrato: isso é conhecido como uma cláusula considerada não escrita.
No entanto, o emissor do pedido de reembolso de despesas é obrigado a fornecer a prova da despesa dentro do prazo estipulado, se isso tiver sido claramente definido e comunicado internamente.
Após esse prazo, e na ausência de justificativa, o pedido de reembolso de despesas poderá ser rejeitado.
Quais recibos de refeição são aceitos?
Sempre pensamos na conta do restaurante, mas será que podemos fornecer um recibo do caixa do supermercado, por exemplo? Um recibo de cartão de crédito é aceito?
Mas antes de analisarmos os recibos aceitos, por que eles são tão importantes?
Objetivos dos recibos de refeição
Há várias questões aqui:
- Eles possibilitam a verificação de que a despesa foi incorrida adequadamente no interesse da empresa;
- Protegem a empresa em relação à Urssaf no caso de uma auditoria;
- Permitem que o IVA dedutível sobre as despesas com refeições seja recuperado.
É bom saber: sempre forneça o recibo original, de preferência um recibo que mostre o método de pagamento.
A menos que ele seja desmaterializado em condições que garantam sua conformidade aos olhos da lei.
Recibos de despesas de restaurante
Se você estiver convidando clientes, possíveis clientes ou funcionários para uma refeição de negócios, seu recibo deve mostrar :
- a data
- o valor da conta do restaurante
- o número de coberturas
- o nome, o cargo e a empresa dos convidados (no verso da conta, para valores acima de €150),
- o motivo do convite (também no verso),
- IVA.
Se essas informações não forem fornecidas, a empresa estará sujeita a penalidades da Urssaf, incluindo uma multa por justificativa insuficiente e a reclassificação das despesas como benefícios em espécie.
Entretanto, se estiver viajando e precisar comer no local, o recibo padrão será suficiente.
☝️ Reembolso de despesas de restaurante e teto: para reduzir o risco de fraude, controlar as despesas de forma mais eficaz e cumprir as regras das autoridades fiscais, o empregador pode impor um teto, estabelecido no acordo ou contrato da empresa.
De qualquer forma, os reembolsos reais são isentos de encargos previdenciários, desde que a despesa seja considerada razoável.
Esse não é o caso dos reembolsos fixos, como os subsídios de refeição pagos em viagens, que devem obedecer a um teto imposto pelas autoridades fiscais.
Quanto custa um almoço embalado nesse caso ? Descubra a tabela da Urssaf para despesas com refeições.
Comprovante de despesas de supermercado
Um recibo do caixa é aceitável, assim como um recibo de uma padaria, desde que se refira apenas ao funcionário.
Pedido de reembolso de despesas e recibo de cartão de crédito
Às vezes, uma fatura é esquecida ou perdida.
Algumas empresas aceitam excepcionalmente recibos de cartão de crédito, apesar do risco de uma reavaliação fiscal, porque eles não são suficientemente detalhados.
Como as despesas com refeições devem ser gerenciadas?
O processamento de recibos de refeições é parte integrante do gerenciamento das despesas da empresa, e não é preciso dizer que essa tarefa, que cabe ao CFO, está se tornando cada vez mais difícil de gerenciar na atual crise econômica.
Definir a política de gastos da empresa
Afixada em áreas comuns ou incluída no folheto de boas-vindas, por exemplo, ela evita quaisquer áreas cinzentas em termos do que é aceito, aceitável e proibido.
É por isso que é tão importante ter uma política de gastos clara e precisa que seja acessível a todos.
Além de o gerente controlar o fluxo de caixa da empresa e incentivar bons hábitos, os funcionários ficam bem informados e tranquilos.
Para otimizar o gerenciamento de despesas, a política de despesas resume :
- despesas reembolsáveis e o limite máximo (especialmente para álcool),
- a pessoa de contato responsável pelo gerenciamento dos pedidos de reembolso de despesas,
- o processo: procedimentos para recebimento e validação de recibos e prazos de reembolso.
Respeite um período razoável de reembolso
Existe um prazo legal para o reembolso de pedidos de reembolso de despesas?
A lei não é rigorosa sobre esse assunto. Mas parece óbvio que os reembolsos devem ser feitos dentro de um prazo razoável, assim que os documentos e recibos forem recebidos, para não colocar o funcionário em uma situação desconfortável e causar ressentimentos.
Na maioria dos casos, a pessoa responsável pela contabilidade ou pela folha de pagamento reembolsará as despesas com refeições a partir do próximo salário.
Recuperação do IVA sobre despesas com refeições
As empresas podem exercer seu direito de deduzir e declarar o IVA desde que
- ela própria seja responsável pelo IVA;
- o recibo mostre o valor.
Seja exigente
Cuidado com as contas falsas de restaurantes!
Pode acontecer de um funcionário ser convidado para almoçar, mas receber a conta de volta para ser reembolsado. Fique atento.
Use o software para economizar tempo e fazer com que as coisas funcionem de forma mais tranquila
Há algumas ferramentas muito práticas disponíveis para aliviar a carga das equipes administrativas e de campo.
Na nuvem, elas têm a vantagem de estar atualizadas com os regulamentos e de poderem ser usadas em qualquer lugar, para um processamento simplificado e um circuito de validação em tempo real.
Além disso, eles possibilitam a desmaterialização dos relatórios de despesas, incluindo recibos, graças à tecnologia OCR, que detecta os caracteres dos bilhetes a partir de uma simples foto e os transfere para o aplicativo, evitando a redigitação e a perda de documentos.
Aqui estão quatro exemplos:
Expensya, processos de reembolso de despesas fáceis e simples
Com o Expensya, todas as empresas (VSE, SME, grandes grupos) ou freelancers têm uma ferramenta intuitiva para gerenciar os procedimentos de solicitação de reembolso de despesas com fluidez.
A tecnologia OCR+ transforma seu recibo em um pedido de reembolso de despesas digital que está em conformidade com os padrões da URSSAF e gerencia até mesmo as gorjetas. Depois, com apenas alguns cliques, você pode enviá-lo ao seu gerente ou contador, que será notificado instantaneamente.
E o melhor de tudo é que eles são arquivados digitalmente até o final do período de retenção legal.
Silae Expense, inteligência artificial para sua autonomia
O Silae Expense se destaca por sua inteligência artificial, que permite que a ferramenta seja aprimorada ao aprender com as práticas de diferentes usuários de uma empresa.
Sua tecnologia OCR foi desenvolvida internamente, e sua opção de cofre digital garante o valor probatório dos documentos de apoio fornecidos em caso de auditoria.
Você pode conectá-la ao seu software de gerenciamento global, como o ERP.
Kizeo Forms, o aplicativo móvel para criar formulários personalizados
O Kizeo Forms ajuda as empresas a fazer a transição para o gerenciamento de despesas sem papel, mantendo a documentação consistente em todos os setores.
Os benefícios do Kizeo Forms incluem
- Padronização e configuração de formulários de reembolso por suas equipes administrativas,
- entrada e transmissão automáticas de pedidos de reembolso de despesas do campo para o(s) contato(s) certo(s), com todas as informações e fotos dos recibos.
Rydoo, sua política de viagens e despesas no centro da ferramenta
Com o Rydoo, você pode integrar sua política de despesas à ferramenta: as despesas que estão em conformidade com ela são automaticamente validadas, definindo limites máximos, por exemplo.
O Rydoo Expense pode ser usado para gerenciar relatórios de despesas padrão, enquanto o Rydoo Travel otimiza o gerenciamento de viagens de negócios: não há adiantamentos de despesas a serem feitos.
A ferramenta também pode ser interconectada com suas soluções de gerenciamento e colaboração.
O Spendesk desmaterializa e moderniza as declarações de despesas
Com o Spendesk, você pode digitalizar 100% do seu processo de solicitação de reembolso de despesas. Os funcionários podem enviar seus pedidos de reembolso de despesas de forma rápida e fácil usando o aplicativo. As despesas são centralizadas em uma única interface, o que lhe dá visibilidade global em tempo real. Isso significa que você pode validá-las com apenas alguns cliques e reembolsá-las e reconciliá-las automaticamente.
Não pague por um gerenciamento que consome tempo
Despesa → solicitação de reembolso → controle → validação → reembolso...
Esse diagrama simplificado nem sequer leva em conta as recusas ou lembretes devido à falta de documentos.
Adote o software! As soluções de software anunciam o fim dos documentos de apoio que se acumulam, acumulam poeira, se perdem ou até mesmo são apagados com o tempo.
Os circuitos, da solicitação à validação, são simplificados e seus documentos estão seguros.
Além disso, é possível monitorar o fluxo de caixa e as tendências de despesas para ajustar o gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas e planejar o futuro com mais eficiência.
Em que tarefa de valor agregado você vai gastar todo esse tempo economizado?
Artigo traduzido do francês