Todos os segredos do cartão de visita para gerenciar as despesas da empresa
Os cartões de visita estão sendo cada vez mais usados pelas empresas como meio de pagamento.
Você se sente tentado pela ideia de equipar seus funcionários com esse tipo de cartão para despesas comerciais, mas está se perguntando exatamente como o cartão de visita funciona? Quais são seus benefícios? Ele isenta os funcionários da necessidade de elaborar relatórios de despesas?
Neste artigo, revelaremos todos os segredos do cartão de visita!
O que é um cartão de visita?
Definição de cartão de visita
O cartão de visita é um meio de pagamento dado aos funcionários, para ser usado estritamente para despesas relacionadas à empresa.
Ele é particularmente usado por funcionários cujas viagens fazem parte de suas funções regulares e quando há muitas despesas a serem pagas antecipadamente.
Esse cartão nominativo pode ser usado para pagar :
- custos de transporte
- despesas com milhagem
- despesas relacionadas a viagens de negócios,
- despesas relacionadas à TI, como a compra de uma assinatura de software, etc.
Geralmente, a empresa faz um acordo com um banco (LCL, Crédit Agricole, Société Générale, BNP Paribas, etc.) ou um prestador de serviços para obter cartões de visita para seus funcionários.
As despesas podem ser debitadas :
- diretamente da conta da empresa
- ou da conta do funcionário.
Como funciona o cartão de visita
O cartão comercial funciona da mesma forma que um cartão bancário tradicional. Ele pode ser usado para pagar compras, mas não pode ser usado para sacar dinheiro em um caixa eletrônico.
Uma coisa é dar aos funcionários um cartão bancário, mas como verificar se eles estão respeitando os limites impostos pela política de gastos? Entendemos sua preocupação. Afinal de contas, trata-se da conta bancária da empresa. Você deve saber que pode definir restrições de gastos (teto, áreas geográficas, determinados dias da semana etc.) individualmente para cada cartão.
Se o cartão estiver vinculado à conta do funcionário, você poderá configurar um débito diferido que não deduza imediatamente o valor pago. Isso é muito mais conveniente para o funcionário, pois permite que ele receba o reembolso antes que o banco debite sua conta. É uma garantia de tranquilidade, pois o débito pode ser adiado por até um mês após a despesa.
Obviamente, isso também se aplica se a empresa tiver um sistema eficaz de reembolso e gerenciamento de despesas. Esse é o caso da solução Spendesk, que centraliza todos os métodos de pagamento (cartões de pagamento, relatórios de despesas e faturas) em uma única ferramenta. Seus cartões de pagamento são seguros e conectados à solução, permitindo que a empresa personalize os parâmetros de cada cartão e obtenha visibilidade em tempo real das compras. Cada funcionário também pode acompanhar seu saldo e histórico de gastos.
Diferenças entre um cartão de visita e um cartão corporativo
A maioria dos departamentos se refere a cartões de visita e cartões corporativos de forma intercambiável. Não há diferença real entre os dois; é mais uma questão do termo usado.
No entanto, alguns sites podem qualificar isso. Nesse caso, o cartão de visita se refere ao sistema que debita a conta do funcionário, enquanto o cartão corporativo se refere ao sistema que opera diretamente na conta bancária da empresa.
As vantagens e limitações de um cartão comercial
Quais são as vantagens de um cartão comercial?
Não há necessidade de pagar antecipadamente
Uma das vantagens mais óbvias para os funcionários é o fato de que eles não precisam mais pagar antecipadamente pelas despesas comerciais.
Essas despesas podem ser altas se a pessoa passar muito tempo se deslocando, portanto, é um verdadeiro alívio poder pagar as despesas necessárias para o desempenho de suas funções.
Com tranquilidade, não há dúvida de que seus funcionários serão ainda mais eficientes em suas missões!
Limitação automática de despesas
Para o diretor, contador ou CFO da empresa, a possibilidade de definir limites de gastos automaticamente e de acordo com a política elimina parte da preocupação.
Além disso, é possível personalizar as configurações de cada cartão e, portanto, de cada funcionário, de acordo com suas necessidades específicas (área geográfica, dias de uso, limite máximo etc.).
Visibilidade das despesas
Com o Business Card, você tem visibilidade em tempo real de todos os seus gastos.
Vinculado à sua solução de gerenciamento de despesas, você pode consultá-las no sistema, para ter sempre um melhor controle sobre elas, e consultar regularmente o extrato de despesas, que também pode ser acessado pelo titular do cartão.
Isso é o que o Soldopermite fazer , uma solução verdadeiramente personalizada para PMEs que facilita o gerenciamento de despesas com cartões de visita altamente configuráveis (físicos e virtuais) que podem ser atribuídos a um usuário, departamento ou projeto, proporcionando um controle ágil sobre a alocação de seus orçamentos. Conectado a um aplicativo móvel intuitivo e a um console de gerenciamento baseado na Web, ele oferece controle e visibilidade em tempo real.
Viagens de negócios simplificadas
O gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas de viagens de negócios é um fardo mental adicional para os funcionários. Entre :
- ter cuidado para não gastar mais do que o autorizado
- certificar-se de que não perderá os recibos necessários para ser reembolsado,
- ou imaginar quando todas essas despesas adiantadas serão reembolsadas.
Com o Business Card, os funcionários em trânsito não precisam mais se preocupar com tudo isso e podem fazer os gastos necessários com total tranquilidade.
Combate à fraude
Embora nem todos os seus funcionários sejam fraudadores, longe disso, muitas empresas são afetadas pelo fenômeno das falsas declarações de despesas.
71% das empresas francesas são afetadas por fraudes.
Cabinet PwC (Global Economic Crime Survey 2018)
No entanto, esse tipo de comportamento faz com que a empresa perca dinheiro ao reembolsar despesas que não são devidas, o que pode levar a uma perda de até 5% da receita anual (Oversight Systems 2017).
Além disso, a empresa pode estar exposta a riscos se uma inspeção da URSSAF detectar anomalias nos processos.
O uso de cartões de visita pode aliviar esses problemas.
Compras on-line seguras
As compras on-line são particularmente sensíveis, pois os riscos de pirataria são muito reais e aumentam a cada ano.
Para combater isso, pense em cartões virtuais de uso único. Eles lhe dão a garantia de comprar on-line com um alto nível de segurança! Para cada compra única, você gera um cartão com seus próprios dados, evitando assim a pirataria.
Quais são os limites do cartão de visita?
O cartão de visita é um ativo :
- para o funcionário, que tem menos preocupações quando se trata de gastar com seu trabalho,
- e para a empresa, que pode controlar melhor essas despesas.
No entanto, esse sistema não isenta o funcionário de ter que apresentar pedidos de reembolso de despesas e documentos de apoio, que o departamento de contabilidade terá que verificar e processar... um processo que pode ser muito demorado!
Portanto, é importante ter em mente que um cartão de visita, apesar de todas as vantagens associadas, não significa que a empresa não precise gerenciar suas contas de despesas ao mesmo tempo. É por isso que (como mencionado acima) é aconselhável ter uma ferramenta que automatize o gerenciamento de contas de despesas e despesas, tanto quanto possível.
Então, você está pronto para mudar para um cartão de visita físico ou virtual para sua empresa? Você já usa esse tipo de serviço? Conte-nos sobre sua experiência na seção de comentários.
Artigo traduzido do francês