Gerencie seus gastos mais facilmente com um cartão bancário da empresa
O cartão bancário da empresa oferece uma solução sustentável para o gerenciamento de despesas comerciais, especialmente os pedidos de reembolso de despesas. É a resposta para uma verdadeira dor de cabeça contábil e para a proliferação de lançamentos que consomem muito tempo dos funcionários.
Um cartão bancário empresarial não é mais reservado para a gerência. Ele permite que você recupere o controle sobre suas despesas, dando aos seus funcionários mais autonomia sobre as despesas comerciais. É um método de pagamento simples e rastreável.
CONTEÚDO
Diga adeus à papelada: as vantagens de um cartão bancário empresarial
Todos os funcionários que incorrem em despesas comerciais podem receber um cartão bancário da empresa. Quais são as vantagens?
- Simplificação das despesas: cada funcionário é responsável pelas despesas relacionadas a viagens (trem/voo, hotel, serviço de bufê etc.) ou almoços de negócios, por exemplo. Isso reduz a carga de trabalho dos departamentos de RH e de contabilidade.
- Centralização de despesas: uma empresa tem uma única conta da qual as despesas dos funcionários são deduzidas, independentemente do número de cartões bancários vinculados a ela.
- Gerenciamento contábil e financeiro em tempo real: seu contador ou diretor financeiro pode visualizar as despesas dos funcionários por meio de uma interface. Não é mais necessário esperar por recibos.
- Economize tempo: estima-se que os funcionários franceses gastam, em média, 27 minutos por pedido de reembolso de despesas. Um cartão bancário da empresa economiza esse tempo no processamento de pedidos de reembolso de despesas.
- Gerenciamento mais fácil dos pedidos de reembolso de despesas: dois números para ilustrar esse ponto:
59% dos funcionários não têm um pacote de software de gerenciamento de despesas.
83% deles seriam a favor da implementação de uma solução desse tipo em sua empresa.
Fonte: Finyear
A principal vantagem que eles percebem é a possibilidade de serem reembolsados mesmo se o recibo for perdido. O cartão bancário da empresa vai um passo além: os funcionários não precisam mais pagar antecipadamente e perder tempo solicitando reembolso após o evento.
Com o Mooncard, por exemplo, assim que o pagamento com cartão é feito, você recebe uma mensagem de texto de confirmação convidando-o a tirar uma foto do recibo por meio do aplicativo móvel. Para que você não se esqueça, o recibo é enviado e você é reembolsado! Isso torna muito mais fácil manter o controle da administração e gerenciar as despesas comerciais.
O caso do cartão bancário virtual
Um cartão bancário virtual funciona exatamente com o mesmo princípio de um cartão bancário tradicional. Esse serviço desmaterializado permite que você faça pagamentos on-line ou remotamente.
Então, por que optar por um cartão bancário virtual? Quais são as vantagens?
- Flexibilidade : você define o limite e o período de validade,
- Segurança : o cartão pode ser bloqueado a qualquer momento e oferece uma alta capacidade de resposta, com dados criptografados de acordo com os mais altos padrões de segurança.
- Liberdade : o cartão pode ser usado uma vez ou de forma recorrente, a escolha é sua.
A solução Anytime oferece um cartão bancário virtual que combina todas essas vantagens e é uma ferramenta poderosa para empresas que desejam capacitar seus funcionários a gerenciar seus gastos e controlar seus custos com total transparência. Você define os parâmetros do seu cartão e os detalhes são enviados a você por SMS. Tudo o que você precisa fazer é usá-lo! O MasterCard® virtual da Anytime é compatível com todos os bancos.
O que pode ser feito com relação ao uso indevido por um funcionário?
O uso indevido de cartões bancários comerciais pode ocorrer, por exemplo, usando o cartão para despesas pessoais ou gastando mais do que o saldo da conta.
Para evitar esses abusos, recomendamos que você :
- defina limites de gastos para cada cartão (por dia, semana, mês, etc.),
- defina uma zona geográfica para a validade do cartão e evite cobranças de despesas inesperadas no exterior,
- assegure-se de que haja fundos suficientes na conta que está sendo debitada para evitar saques a descoberto e os encargos associados,
- usar um cartão de autorização sistemático que verifique o saldo da conta antes de aceitar um pagamento ou saque com cartão.
Simplifique sua contabilidade
Sem um cartão bancário da empresa, seus funcionários fazem pagamentos e adiantam suas despesas. Em seguida, eles registram seus pedidos de reembolso de despesas e enviam faturas e recibos ao departamento de contabilidade ou finanças para reembolso.
Agora imagine seus funcionários fazendo esses pagamentos usando um cartão bancário da empresa vinculado à conta da empresa. Os funcionários economizam tempo - não precisam mais digitar seus pedidos de reembolso de despesas e esperar que eles sejam validados antes de serem reembolsados; a carga de trabalho das equipes de finanças e contabilidade é reduzida: elas podem monitorar as despesas de todos em tempo real por meio de uma interface on-line, elaborar orçamentos e reagir rapidamente a eventos imprevistos.
O Spendesk lhe dá essa liberdade e agilidade. Seus funcionários pagam as despesas por conta própria e simplesmente tiram uma foto do recibo como comprovante do pedido de reembolso. As despesas da empresa são apresentadas em uma única interface e transmitidas ao seu software de contabilidade graças à interoperabilidade da solução.
Economizo de 2 a 3 dias por mês na reconciliação bancária. Levo metade do tempo para reprocessar as despesas no momento do fechamento.
Julie Dupré - Assistente de contabilidade e RH da Evaneos
Como você escolhe o cartão bancário da sua empresa?
Há vários critérios a serem considerados:
- o número de cartões de que você precisa
- o preço de acordo com seu orçamento
- limites de gastos,
- a possibilidade de definir limites máximos variáveis para cada cartão,
- a possibilidade de definir um limite diário, semanal ou mensal,
- o tipo de cartão mais adequado para você etc.
14% das PMEs francesas usam cartões bancários corporativos.
Fonte : Mooncard
E quanto a você? Você precisa de um cartão bancário físico ou um cartão virtual é suficiente para alguns de seus funcionários que só gastam on-line?
Gerencie suas despesas comerciais com facilidade
Agora é possível gerenciar as despesas da empresa sem passar o cartão de visita de um funcionário para outro. As despesas da empresa agora são descentralizadas: cada funcionário paga por suas próprias compras comerciais, até o limite definido. Seus funcionários também ficarão muito satisfeitos em saber que não precisam mais registrar seus pedidos de reembolso de despesas!
Flexibilidade, transparência, rastreabilidade, segurança... O que está esperando para adotar o cartão bancário da empresa para seus funcionários?
Artigo traduzido do francês