Obrigação de usar um software de faturamento: nós separamos o verdadeiro do falso!
Com a chegada da lei antifraude do IVA, que entrou em vigor em 1º de janeiro de 2018, as empresas têm se feito novas perguntas, a começar por estas: é legal elaborar faturas no Excel ou é necessário usar sistemas de TI específicos? E com a reforma da faturação eletrônica prevista para 2026, as perguntas se multiplicam!
Felizmente, o Appvizer está aqui para ajudá-lo a entender essa potencial obrigação do software de faturamento, porque, para sua surpresa, as coisas não são tão simples assim 🤔.
Ao mesmo tempo, vamos lembrá-lo de que, além da conformidade legal, essas ferramentas prometem muitos outros benefícios 😉.
Definição de software de faturamento
Para começar, um rápido lembrete do que se entende por software de faturamento.
Trata-se de uma ferramenta de computador para empresas, cujo objetivo é simplificar o processo de criação, envio e monitoramento de faturas. Ele incorpora uma série de funções, como
- elaborar orçamentos e convertê-los em faturas com o clique de um botão
- personalizar documentos com as cores de sua empresa
- integração de dados de clientes e produtos
- rastreamento de pagamentos;
- lembretes automáticos para faturas não pagas;
- pagamento on-line;
- geração de relatórios;
- gerenciamento de faturas recorrentes, etc.
☝️L O uso desse software melhora a eficiência operacional, reduzindo erros e atrasos nos pagamentos e, acima de tudo, economizando o tempo dos profissionais ao automatizar muitas tarefas que consomem muito tempo.
Além disso, eles fornecem uma visão geral das finanças da organização, permitindo a tomada de decisões informadas.
Quais são os requisitos para um software de faturamento?
Software de faturamento: obrigatório ou não?
E quanto à lei antifraude e ao software de faturamento , este último é obrigatório?
A resposta simples é não ❌.
Você não tem absolutamente nenhuma obrigação de usar esse tipo de dispositivo e é perfeitamente livre para produzir suas faturas por meio de
- uma fatura em papel;
- uma planilha eletrônica do tipo Excel;
- um processador de texto como o Word.
Outras regras a serem observadas
No entanto, há muitos motivos legais pelos quais as empresas recorrem a soluções informatizadas de faturamento.
Simplesmente, elas facilitam o controle e a elaboração de documentos em perfeita conformidade. Em especial, elas garantem que :
- não deixar de fora nenhuma informação legal
- cumprir as regras (às vezes complicadas) de numeração de faturas;
- enviar a fatura ao cliente no momento certo
- armazenar os documentos corretamente.
Saiba mais sobre todas as práticas recomendadas que devem ser observadas em nosso artigo dedicado às obrigações e regras a serem seguidas para a conformidade das faturas.
☝️ Mas atenção, a obrigação de usar um software de faturamento certificado surge novamente quando o dispositivo empregado incorpora funções de caixa registradora ou de coleta de dinheiro. Vamos dar uma olhada mais de perto.
E quanto à obrigação de usar software de caixa registradora?
É importante lembrar que, quando falamos de software obrigatório na luta contra a fraude do IVA, estamos falando principalmente de soluções de caixa registradora.
De acordo com o artigo 286-I-3° bis do Código Tributário Geral da França, pessoas físicas ou jurídicas :
- sujeitas ao IVA ;
- que realizam fornecimentos de bens e serviços não sujeitos a faturamento e destinados a clientes particulares ;
- e se usarem software de caixa registradora ou um sistema de caixa registradora no curso de seus negócios ;
são obrigadas a usar um software de caixa registradora ou um sistema de caixa registradora que atenda às seguintes condições:
- inalterabilidade;
- segurança;
- armazenamento;
- arquivamento de dados.
Em outras palavras, é importante que o dispositivo usado para esse fim seja certificado.
Muitas vezes há confusão entre a obrigação de usar um software de caixa registradora certificado e a obrigação de usar uma ferramenta de faturamento certificada. No entanto, estamos lidando aqui com duas questões diferentes, uma vez que os profissionais que usam sistemas de caixa registradora geralmente não são obrigados a faturar.
☝️ Entretanto, conforme mencionado acima, se a sua solução incluir funções para registro de recibos de caixa, como é o caso de muitas plataformas no mercado, você estará sujeito a esses requisitos.
Quais são as penalidades por não conformidade?
Em alguns casos, pode ser necessária a certificação de seu software de faturamento/cobrança .
No caso de uma inspeção pelas autoridades fiscais, deverá ser fornecido um certificado do editor do software.
Caso contrário, as empresas em questão correm o risco de receber uma multa de € 7.500 por cada sistema envolvido. E se depois de 60 dias elas ainda não tiverem apresentado o famoso certificado, a multa será aplicada novamente... e isso dói na carteira 😱!
Reforma do faturamento eletrônico e software de faturamento
Um lembrete das obrigações associadas à fatura eletrônica
Obviamente, todo esse questionamento sobre a obrigação de usar um software de faturamento também é resultado da rápida chegada da reforma do faturamento eletrônico. Isso afetará todas as organizações envolvidas em atividades B2B e sujeitas ao IVA.
Lembrete do cronograma:
- 1º de setembro de 2026: obrigação de todas as empresas aceitarem faturas em formato eletrônico;
- 1º de setembro de 2026: obrigação para grandes empresas e ETIs de emitir faturas em formato eletrônico;
- 1º de janeiro de 2027: obrigação de emitir faturas em formato eletrônico para VSEs e PMEs.
Para saber mais sobre essa reforma, leia nosso artigo dedicado à obrigação de faturamento eletrônico B2B.
O uso de software de faturamento será obrigatório?
Mais uma vez, a resposta é não ❌.
Na verdade, os profissionais afetados pela reforma da fatura eletrônica terão a opção de usar uma ferramenta gratuita disponibilizada pelo Estado: o Portail Public de Facturation, ou PPF. Semelhante ao atual Chorus Pro, dedicado às empresas que trabalham com o setor público, ele será usado para arquivar, consultar e gerenciar documentos.
Observe que dois outros sistemas serão introduzidos como parte da reforma da fatura eletrônica:
- a Plataforma de Desmaterialização de Parceiros (PDP) que, assim como o PPF, possibilitará o envio e o recebimento de faturas eletrônicas;
- o Operador de Desmaterialização(DO), que atuará como intermediário entre a empresa e o Portal Público de Faturamento ou a Plataforma de Desmaterialização Parceira.
As 6 outras vantagens do software de faturamento
Mas além das obrigações legais, o software de faturamento tem muitas outras vantagens. Ainda mais com a chegada da reforma da fatura eletrônica, que aumentará ainda mais a carga mental dos profissionais.
Esses benefícios incluem 👉
Economia de tempo
A economia de tempo resulta da automação de muitas tarefas, automação que simplesmente evita o manuseio demorado.
Por exemplo, assim que os detalhes do cliente e do produto são inseridos no sistema, não há necessidade de preencher todos os campos da fatura manualmente. Todos os dados podem ser importados com o clique de um botão!
Menos erros
A automação economiza tempo... mas também reduz consideravelmente o risco de erros! Por exemplo, calculando automaticamente os valores, aplicando os impostos apropriados e assim por diante.
E isso é ainda mais vantajoso se você tiver que processar um grande volume de faturas.
Uma melhor visão analítica
Ao centralizar os dados no software, você pode facilmente obter insights valiosos.
Além disso, alguns pacotes de software fornecem relatórios e outros painéis de controle, que são muito úteis quando você precisa tomar decisões informadas 💡.
Acompanhamento de pagamentos e redução de atrasos
O software permite que você acompanhe facilmente os pagamentos pendentes e envie lembretes automáticos aos clientes se eles estiverem atrasados, ajudando a melhorar a gestão do fluxo de caixa.
Existem até plataformas que incluem a opção de pagamento on-line, garantindo que seus pagamentos sejam recebidos mais rapidamente!
Melhoria no relacionamento com os clientes
Com uma solução de faturamento, não há mais necessidade de produzir documentos caseiros em Word ou Excel.
Agora você pode produzir faturas personalizadas com aparência perfeitamente profissional, aumentando a confiança de seus clientes.
Mobilidade e acessibilidade
A maioria das ferramentas de faturamento está disponível no modo SaaS, ou seja, diretamente on-line.
Isso significa que você pode acessar as informações de suas faturas de qualquer dispositivo conectado à Internet e continuar a gerenciar seus negócios mesmo quando estiver fora do escritório (em viagens de negócios, por exemplo).
Como você escolhe seu software de faturamento?
Convencido e pronto para dar o salto e se equipar com essa solução?
Bem, há muitas ferramentas de faturamento no mercado. Além de escolher um software de faturamento que seja aprovado pelas autoridades fiscais, aqui estão alguns critérios a serem considerados ao fazer sua escolha:
- Cobertura funcional. Isso deve cobrir todas as suas necessidades específicas, sem transformar a solução em uma fábrica de gás.
- Compatibilidade com suas outras ferramentas de gerenciamento, como o software de contabilidade.
- Intuitivo e rápido de aprender.
- Tarifas. Avalie as diferentes opções de preços para encontrar a que promete o melhor retorno sobre o investimento. Observe que também é possível usar um software de faturamento gratuito.
- Qualidade do suporte ao cliente. Ele precisa ser o mais ágil e disponível possível em caso de problemas.
- Escalabilidade. Vale a pena olhar para o futuro de sua empresa e optar por uma solução que possa se alinhar aos seus requisitos de faturamento à medida que sua empresa cresce.
🛠️ Exemplo de software:
Um exemplo é o Sellsy Facturation, uma solução de faturamento fabricada na França que tem tudo o que você precisa para satisfazer as necessidades de VSEs e PMEs. Ela está em conformidade com a lei antifraude do IVA e inclui todas as funções necessárias para simplificar ao máximo seus processos: criar faturas e cotações com apenas alguns cliques, gerenciar o faturamento recorrente, realizar reconciliações bancárias, gerar relatórios sobre o progresso e muito mais. Além disso, o Sellsy o prepara para a reforma da fatura eletrônica, oferecendo suporte ao formato Factur-X adotado pelas autoridades fiscais.
Obrigação de usar software de faturamento: o que isso significa?
No final das contas, embora possa parecer, não há nenhuma exigência para que as empresas usem um software de faturamento. Seja por uma questão de cumprimento da lei contra a fraude do IVA ou pela reforma da fatura eletrônica, é perfeitamente possível operar por meio de outros sistemas.
No entanto, a confusão que pode surgir se deve principalmente ao fato de que essas ferramentas simplificam muito o cumprimento das obrigações legais que recaem sobre as empresas, mesmo que seja apenas para aliviar sua carga mental. Menos tempo gasto na entrada de dados, menos erros, mais profissionalismo... em suma, a verdadeira pergunta a ser feita não é "Tenho que usar um software de faturamento?", mas sim "Quais são os motivos para não usá-lo?". Vamos ouvi-la 😉.