Por que você não pode mais prescindir de faturas automatizadas de clientes e fornecedores

O faturamento, seja de clientes ou de fornecedores, apresenta muitos desafios para uma empresa. E isso se torna ainda mais evidente à medida que os negócios e, portanto, a carga de trabalho administrativo, aumentam.

As organizações gastam tempo demais em determinadas tarefas relacionadas a faturas. E, no entanto, essas tarefas agregam pouco valor, embora representem um grande ônus para os custos de gerenciamento.

Há apenas uma solução para esse problema: automação.

Graças à tecnologia, certas operações podem agora ser realizadas por máquinas ou softwares, sem intervenção humana direta. Interessante, não é mesmo?

E há muitas outras vantagens na automação de faturas, conforme descrito neste artigo escrito em conjunto com Charlène Serayet, diretora administrativa da Dasmind e especialista em gerenciamento administrativo. Você também descobrirá alguns exemplos de ferramentas que o ajudarão a dar o primeiro passo.

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O que é automação de faturas?

A automação de faturas refere-se ao mecanismo pelo qual muitos estágios do processo de faturamento são digitalizados e executados pela tecnologia.

O objetivo? Economizar tempo nas operações contábeis e evitar um manuseio demorado.

Esse processo necessariamente anda de mãos dadas com o uso de uma tecnologia dedicada, geralmente um software, seja ele :

• faturamento;
• contabilidade;
• faturamento eletrônico, etc.

☝️ A automação de faturas diz respeito às faturas de clientes e fornecedores e, portanto, faz parte dos ciclos de aquisição para pagamento e de pedido para pagamento.

Como funciona a automação de faturas?

Os mecanismos de automação podem operar em vários estágios do processo, dependendo da solução que você instalar.

Em resumo, quase tudo pode ser automatizado 🤖.

Para faturamento de fornecedores

Tradicionalmente, o processo de faturamento do fornecedor consiste nas seguintes etapas:

• recebimento da fatura;
• entrada de dados no sistema de contabilidade;
• reconciliação do documento com os pedidos de compra ou contratos;
• aprovação;
• pagamento aos fornecedores.

Graças à automação, as máquinas fazem o trabalho para você em cada uma das operações acima.

Por exemplo:

• recebimento de faturas eletronicamente, por e-mail, portal do fornecedor, integração EDI, etc;
• configuração de regras para verificar se o documento contém todas as informações obrigatórias;
• captura de dados usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que extrai as principais informações e as transfere diretamente para a contabilidade;
• comparação dos detalhes da fatura com os dados do pedido de compra e da nota de entrega, e relatório das discrepâncias para revisão humana, se necessário;
• configurar fluxos de trabalho para encaminhar o documento às pessoas apropriadas para aprovação, de acordo com regras predefinidas;
• configuração de autorizações de pagamento eletrônico para faturas aprovadas, com opções como transferências bancárias automáticas ou pagamentos com cartão de crédito;
• arquivamento eletrônico de documentos.

Para faturamento de clientes

No lado do cliente, é igualmente possível confiar suas tarefas ao software, que se adaptará às etapas específicas do processo:

• emissão da fatura
• envio do documento ao cliente
• monitoramento e conciliação de pagamentos
• lembretes em caso de atraso no pagamento
• registro dos pagamentos recebidos;
• atualização dos arquivos dos clientes.

Também nesse caso, a tecnologia se mostrará benéfica de várias maneiras.

Por exemplo:

• geração de faturas em poucos cliques a partir das informações do pedido ou do cliente, aplicando modelos predefinidos;
• transmissão do documento por e-mail ou por meio de portais de clientes on-line, de acordo com uma programação específica;
• identificação de pagamentos pendentes ou atrasados;
• comparação dos pagamentos recebidos com as faturas emitidas;
• lembretes automáticos por e-mail ou SMS, de acordo com suas próprias regras e cenários (o software é capaz de adaptar o tom ao tipo de cliente);
• registro dos pagamentos recebidos e atualização das contas dos clientes.

Por que automatizar o faturamento? Os 5 principais benefícios

#1 Economiza tempo

Os processos de faturamento, seja para clientes ou fornecedores, consomem uma grande quantidade de tempo dos funcionários. No entanto, é impossível ignorá-los, pois eles envolvem grandes riscos financeiros, legais e relacionais.

Graças à automação, as horas gastas na execução de tarefas manuais, como :

• produção de faturas à mão
• várias verificações e validações
• cobrança de clientes
• lançamentos contábeis, etc.

O software cuida disso para você! E isso reduz os custos de RH e libera largura de banda para ser dedicada a atividades mais estratégicas.

Maior eficiência também significa tempos de processamento mais curtos. Mais um motivo para melhorar suas relações externas, especialmente com seus fornecedores, que ficarão felizes em receber o pagamento mais rapidamente!

#2 Reduzir o risco de erros

Desculpe-me dizer, mas seu cérebro é mais falível do que uma máquina 🤯!

Em outras palavras, gerenciar faturas manualmente é uma fonte de erros, ainda mais se você estiver lidando com um grande volume de documentos: erros de digitação, erros de cálculo etc.

Com a automação, todos os dados circulam entre os sistemas e são usados para realizar tarefas de entrada de dados, verificação e cálculo (por exemplo, IVA) sem intervenção humana.

☝️ Outro problema que surge com frequência nos processos de faturamento é a perda de documentos entre diferentes departamentos ou durante o arquivamento. Mas esse problema é coisa do passado, pois agora é possível automatizar o armazenamento desmaterializado de faturas.

Uma palavra do especialista

Além de economizar tempo, reduzir o erro humano e garantir um gerenciamento mais tranquilo do fluxo de caixa, é importante enfatizar que o uso de ferramentas de automação não se limita apenas aos processos técnicos, mas também pode melhorar o relacionamento com os clientes.

As faturas enviadas de forma rápida e consistente geram confiança e evitam atrasos no pagamento. O mesmo se aplica às relações com os fornecedores, em que a automação permite que os esforços sejam concentrados em tarefas de maior valor agregado, como análise financeira e estratégia de expansão.

Charlène Serayet,

#3 Conformidade

O uso de uma solução de faturamento facilita a conformidade com as diversas regras em vigor.

Por exemplo, ao elaborar uma fatura, você se certifica de que :

• não se esqueça de nenhuma informação legal
• numerar o documento corretamente
• não comete erros de IVA, etc.

A automação também garante a conformidade dos registros contábeis, o que não compromete os demonstrativos financeiros e nem mesmo leva a alegações de fraude.

Por fim, graças à tecnologia, todas as operações se tornam rastreáveis. Você sabe exatamente quem fez o quê e em que ponto do processo, para que possa corrigir a situação com mais facilidade, se necessário.

É bom saber : a legislação está em constante evolução, e parece cada vez mais difícil passar sem software. E não é a reforma da fatura eletrônica, à qual voltaremos mais adiante no artigo, que sugere o contrário.

#4 Redução de custos

Quanto menos tempo você gastar em tarefas que consomem muito tempo, menores serão os custos de mão de obra. E os recursos liberados dessas operações tediosas podem então se dedicar a missões que geram muito mais valor (e, portanto, dinheiro 🤑 ) para a empresa, como a análise de dados financeiros ou a implementação de estratégias.

De acordo com estudos do grupo Aberdeen, o custo de processamento de uma fatura está entre 13 e 15,60 dólares para o processamento manual, mas cai para 8,60 e 9 dólares para o processamento eletrônico.

Outros benefícios financeiros da automação:

• a conformidade com as exigências legais, mencionada acima, evita as despesas com a resolução de disputas;
• o risco de não pagamento, que é um grande dreno no fluxo de caixa de uma empresa, é reduzido pela simplificação dos procedimentos de cobrança;
• também é possível economizar no lado do faturamento do fornecedor: se você acelerar o processamento e a aprovação das faturas, muitas vezes poderá aproveitar os benefícios financeiros, como descontos por pagamento imediato ou descontos comerciais.

#5 Visão analítica aprimorada

A maioria das ferramentas de automação de faturas incorpora funções analíticas, com relatórios, painéis de controle, etc.

Essa visão consolidada de dados atualizados oferece um quadro detalhado da situação real de sua organização. Assim, você pode :

• tornar suas previsões financeiras mais confiáveis
• medir sua lucratividade de forma eficaz;
• ficar atento a determinados problemas (como faturas não pagas).

Em resumo, a automação de faturas ajuda você a reagir mais rapidamente a qualquer problema que possa surgir e também a criar uma estratégia vencedora.

Automação de faturas: questões legais e a reforma da fatura eletrônica de 2026

Depois de ler todas essas vantagens, você entenderá por que é tão importante se equipar com um software para automatizar e, portanto, acelerar e tornar seus processos mais confiáveis...

... e enfrentar uma série de desafios legais de forma eficaz!

Com certeza você já viu as notícias, mas o faturamento eletrônico está prestes a se tornar obrigatório para as transações entre empresas, de acordo com o seguinte cronograma 📆 :

• 1º de setembro de 2026: recebimento de faturas em formato eletrônico para todas as empresas;
• 1º de setembro de 20 26: faturas emitidas em formato eletrônico para grandes empresas e ETIs;
• 1º de setembro de 2027: emissão de faturas em formato eletrônico para VSEs e PMEs.

Dessa forma, o Estado pretende combater a fraude (especialmente a associada ao IVA), mas também aliviar a carga administrativa das organizações, a fim de melhorar sua competitividade.

Nota : nesse contexto, é importante usar um sistema capaz de emitir e receber documentos no formato correto (em especial o formato invoice-X) e realizar os relatórios eletrônicos obrigatórios.

Observe também que esses documentos serão recebidos e enviados por meio de um portal público de faturamento ou por meio de uma plataforma de desmaterialização de parceiros (PDP). Portanto, é melhor optar por um software compatível!

Que soluções existem para automatizar suas faturas de clientes e fornecedores?

Recursos esperados

Nesta etapa de sua leitura, você já tem uma ideia das funções esperadas de um bom pacote de software de automação de faturas... o espectro é bastante amplo!

Aqui está um resumo rápido das mais relevantes:

• A presença de vários canais de transmissão e recebimento de documentos, seja por e-mail, portais de clientes ou fornecedores, etc;
• Preenchimento de faturas de clientes usando os dados disponíveis na solução (catálogo de produtos e serviços, bem como informações do cliente);
• Gerenciamento de vários processos demorados vinculados ao faturamento do cliente, como faturamento recorrente e lembretes de faturas não pagas;
• Tecnologia OCR;
• Correspondência automatizada de três vias, ou seja, a reconciliação de faturas com pedidos de compra e entradas de mercadorias;
• Fluxos de trabalho configuráveis para processos de validação, com notificações e lembretes em caso de atrasos;
• Integração com sistemas de pagamento de faturas de clientes ou fornecedores;
• Ferramentas analíticas e outros painéis de controle;
• Interface com outros softwares comerciais, como o ERP ou a solução de contabilidade;
• Segurança de dados e conformidade com os regulamentos sobre confidencialidade e proteção de informações pessoais (funções de gerenciamento de acesso e autorização, por exemplo).

Por fim, ao escolher sua plataforma, pergunte a si mesmo quais são suas necessidades reais. Alguns pacotes de software se concentram no processamento de faturamento de clientes, outros no faturamento de fornecedores e outros ainda em ambos. Além disso, algumas ferramentas vão além, oferecendo suporte completo para os processos de order-to-cash e procure-to-pay (com gerenciamento de compras ou sourcing de fornecedores, por exemplo).

Em suma, a escolha é sua!

Exemplos de software de automação de faturas

Se você não tiver muita escolha, ainda assim lhe daremos uma mãozinha com alguns exemplos de soluções adaptadas a diferentes necessidades e tipos de negócios 😉.

• O Compleo Invoice Platform é um pacote de software de gerenciamento de documentos multifuncional projetado para PMEs, ETIs e grandes grupos, desmaterializando o processo de faturamento de fornecedores do início ao fim. Essa solução tecnologicamente poderosa automatiza o reconhecimento de dados, a correspondência de três vias e a validação por meio de fluxos de trabalho personalizáveis. Como operador de desmaterialização, o Compleo Invoice Platform também o prepara para a reforma da fatura eletrônica: ele se conecta ao Chorus Pro e converte documentos para os formatos corretos (Factur-X, UBL, CII, etc.).
  
  
• O Sellsy Facturation é uma solução de faturamento de clientes para VSEs e PMEs. Seu objetivo? Ajudar as pequenas e médias empresas a economizar tempo com uma ferramenta fácil de usar que incorpora todas as funções necessárias para automatizar as principais operações: criação de documentos em conformidade, conversão de cotações em faturas com um único clique, gerenciamento de faturamento recorrente, lembretes automáticos, pagamento on-line... A Sellsy também poderá ajudá-lo no processo de reforma, pois é compatível com o Factur-X e oferecerá serviços de operador de desmaterialização assim que possível.
  
  
• O Yooz é um pacote de software abrangente que pode lidar com a desmaterialização dos processos de faturamento de fornecedores e clientes. Graças às tecnologias avançadas de IA e aprendizagem profunda e ao poder de seu banco de dados de Big Data, ele promete um nível muito alto de automação em tempo real, em todas as etapas: requisição de compra, captura de documentos, várias verificações e validações usando fluxos de trabalho personalizados, entradas contábeis, pagamentos de fornecedores, etc. Em resumo, usar o Yooz significa reduzir seus custos de gerenciamento em até 80%. Além disso, ela garante total segurança dos dados e faz tudo o que pode para se tornar uma plataforma de desmaterialização de parceiros.

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A automação de faturas em poucas palavras

Como você já deve ter percebido, é difícil manter-se competitivo nos dias de hoje sem automatizar os processos de faturamento de seus clientes ou fornecedores. Entre a economia de tempo, dinheiro e confiabilidade, os benefícios reais são inquestionáveis. Sem mencionar o fato de que a reforma do faturamento eletrônico está chegando!

Com isso em mente, você provavelmente está pensando seriamente em se equipar com o software certo, caso ainda não o tenha feito.

A boa notícia é que há algo para atender a todas as necessidades e a todos os orçamentos. Cabe a você encontrar o seu 😉.