Mude para a recuperação automática de faturas em apenas 3 etapas: sim, sim, é possível!
Se você administra uma empresa, sabe muito bem: recuperar faturas de anexos de e-mail e de várias áreas de clientes para centralizá-las consome uma quantidade incrível do seu tempo. Seus dias já estão cheios, portanto, é hora de mudar para a recuperação automática de faturas!
Longe de ser mágica (no entanto?), ela é possível graças ao uso cada vez mais difundido do faturamento sem papel e da inteligência artificial no software.
Como isso funciona? Que software pode ajudá-lo a fazer a transição para a recuperação automática de faturas sem dor de cabeça? Encontre as respostas neste artigo.
Etapa 1 - Identifique o local de suas faturas
Se você está fazendo isso todos os meses, está começando a saber onde coletar as faturas de seus fornecedores. Esse é um bom começo!
Comece fazendo um levantamento de onde você pode encontrar as faturas que seus fornecedores lhe enviam, sejam elas :
- que você recebe em formato de papel ao mesmo tempo que uma entrega,
- em formato PDF anexado a um e-mail de confirmação de pedido,
- que você recupera ao fazer login na área do cliente do fornecedor (ou faturamento pela Web).
Você sabia? Um sistema de faturamento na Web é um portal de fornecedores com uma conta de cliente onde você pode visualizar e fazer download de suas faturas.
Portanto, faça um inventário das várias faturas que você deseja centralizar automaticamente.
Etapa 2 - Faturamento sem papel
A desmaterialização de faturas é um processo que envolve a mudança de faturas de fornecedores ou clientes em papel para o formato digital, em conformidade com as normas fiscais.
É possível que você ainda receba algumas faturas em papel de alguns de seus fornecedores, mas saiba que , a partir de 2026, isso será obrigatório para a maioria das empresas.
➡️ Nesse meio tempo, você pode digitalizar as faturas que recebe em papel e disponibilizá-las em formato digital. No entanto, você deve estar ciente de que uma fatura digitalizada em papel não tem valor de prova na lei. Portanto, você precisa manter o comprovante em papel em caso de auditoria (não podemos esperar pela desmaterialização total!).
Etapa 3 - Obter o software certo para automação
Por fim, a etapa mais importante é equipar-se com um software, seja uma solução de gerenciamento contábil e financeiro ou uma plataforma de desmaterialização. Esse é o tipo de ferramenta que automatizará a recuperação de suas faturas.
⭐️ Quais são as vantagens desse software?
- Um aumento de dez vezes na produtividade: todas as tarefas tediosas com pouco valor agregado são delegadas ao software. Você pode dedicar mais tempo ao que realmente gera valor.
- Custos mais baixos: ao delegar a cobrança de faturas ao software, você economiza dinheiro (sabemos que seu tempo é precioso e será mais bem gasto em outro lugar).
- Prazos de pagamento respeitados: a velocidade de processamento pela inteligência artificial significa que você pode reagir e pagar suas faturas mais rapidamente (e, ao mesmo tempo, manter boas relações com seus parceiros).
- Maior confiabilidade: a automação significa que você pode evitar erros de manuseio e entradas duplas. Ao usar o software, você terá mais confiança em sua conformidade.
Aqui estão alguns exemplos de software de alto desempenho:
🛠 Com o software de faturamento Factomos, o gerenciamento de faturas de fornecedores nunca foi tão fácil ou intuitivo. A solução permite registrar faturas de compras e recibos de despesas em tempo real diretamente no seu espaço. Em seguida, você pode permitir que o seu contador as recupere com o clique de um botão, graças ao acesso gratuito.
O software iPaidThat combinou inteligência artificial e aprendizado de máquina em sua solução, de modo que recupera automaticamente uma fatura eletrônica assim que ela chega às suas caixas de entrada ou é depositada no espaço do cliente nos sites dos seus fornecedores. A tecnologia de codificação de vídeo OCR é capaz de ler qualquer informação em suas faturas (valor, IVA, data, etc.) para extraí-las e integrá-las em suas contas.
O software Yooz vai além da simples recuperação de suas faturas: ele é uma solução completa para desmaterializar o processo de faturamento dos fornecedores. Ele também permite que as faturas sejam registradas automaticamente graças à IA, Machine Learning e RPA (Robotic Process Automation). Você também pode configurar fluxos de trabalho personalizados para acelerar a validação de faturas. O resultado: você economiza tempo e reduz seus custos de gerenciamento.
Recuperação automática de faturas em poucas palavras
Já se foi o tempo em que você gastava uma quantidade excessiva de tempo coletando e centralizando todas as suas faturas. Mude para a recuperação automática de faturas usando um software!
- Faça um balanço das caixas de entrada em que você recebe suas faturas por e-mail, bem como das áreas de clientes on-line de seus fornecedores;
- Desmaterialize as faturas que você ainda recebe em papel;
- Use um software de contabilidade para agrupar automaticamente todas as suas faturas e extrair facilmente os dados para integração em sua contabilidade.
Então, quando você vai automatizar a recuperação de suas faturas?
Artigo traduzido do francês