Reconciliação de faturas e notas de entrega: e se a automação fosse a chave?
Como proprietário de uma empresa, você sabe muito bem que o bom funcionamento e a sobrevivência a longo prazo da sua organização dependem da regularidade e da conformidade dos seus processos contábeis.
Uma das principais operações contábeis é a conciliação entre a fatura e a nota de entrega. Com base no mesmo princípio da reconciliação bancária, essa tarefa, que geralmente é complexa e consome muito tempo da sua equipe, é muito importante em vários aspectos.
O que ela envolve? Como você reconcilia a fatura com a nota de entrega? Que solução você pode usar para automatizar esse procedimento essencial? Encontre as respostas neste artigo.
O que é reconciliação de fatura/nota de entrega?
O que envolve a reconciliação da fatura com a nota de entrega?
A reconciliação da fatura com a nota de entrega é uma operação realizada regularmente pelo departamento de contabilidade de uma empresa. Ela envolve a garantia de que o que foi faturado por um fornecedor corresponde, em todos os aspectos, ao que foi entregue.
Somente após a verificação da conformidade dos diversos itens é que a fatura de compra pode ser paga, de acordo com as condições estabelecidas (no recebimento da fatura).(no recebimento da fatura, 30 dias a partir da data de recebimento das mercadorias ou da execução do serviço, etc.).).
Um processo essencial
A reconciliação de uma fatura com a nota de entrega é um processo essencial para a empresa, pois serve para garantir que as operações estejam em conformidade com o pedido de compra inicial e, portanto, aciona o pagamento dos valores devidos.
Em detalhes, essa reconciliação garante que :
- as informações vitais, como a data de entrega, os detalhes dos itens pedidos e suas quantidades, o preço unitário e o valor total, estão corretos;
- os termos de entrega foram respeitados;
- a validade do comprovante de pagamento ou a rejeição da fatura em caso de discrepâncias;
- a aplicação dos termos comerciais negociados;
- a conformidade da transação.
☝️ O processo de conciliação de faturas com notas de entrega também é essencial para :
- garantir a transparência da gestão financeira da empresa;
- otimizar o fluxo de caixa de acordo com os valores e prazos de pagamento;
- evitar possíveis disputas com fornecedores.
Os componentes da reconciliação entre fatura e nota de entrega
Uma nota de entrega é um documento comercial emitido pelo fornecedor quando o destinatário recebe a entrega das mercadorias. Esse documento lista todos os produtos entregues (nome, referência), a quantidade de cada referência e a embalagem. A nota de entrega também inclui os detalhes de contato do fornecedor e do destinatário.
A fatura é um documento comercial, contábil e fiscal. Ela constitui prova legal e é emitida pelo vendedor após a entrega de um pedido.
Da mesma forma que o pedido de compra, a fatura lista os detalhes dos produtos entregues ou dos serviços prestados e o valor de cada referência, para estabelecer o valor total sem impostos, o IVA, se aplicável, e o valor com impostos.
Por fim, vamos passar para o pedido de compra (PO). Isso não é obrigatório, mas é recomendado. Pode ser um documento em si, gerado a partir da cotação aceita, ou a própria cotação, assinada e com as palavras "bon pour accord" ("bom para acordo").
Em resumo, o pedido de compra deve corresponder à nota de entrega, que, por sua vez, deve corresponder à fatura. Esses comprovantes contábeis devem ser arquivados e mantidos em formato eletrônico por 6 anos.
Como conciliar uma fatura com uma nota de entrega? As 6 etapas
O procedimento para reconciliar uma fatura de compra com a nota de entrega correspondente envolve 6 etapas.
Vamos dar uma olhada nelas. 👉
- Coleta. Reúna as notas de entrega de um lado e as faturas do outro, classificando-as de acordo com sua organização e o volume de itens por fornecedor.
- Verificação. Verifique se há informações essenciais nos documentos, como :
- o nome e os detalhes de contato do fornecedor e do destinatário;
- o número do pedido
- a data e o local de entrega
- detalhes das mercadorias entregues e sua quantidade;
- a assinatura do destinatário na nota de entrega, confirmando o recebimento;
- preço unitário e valor total.
- Comparação/reconciliação. Compare cuidadosamente as correspondências entre as faturas e as notas de entrega.
- Notificações. Anote todas as discrepâncias de reconciliação (quantidade, referência, etc.) e todas as anomalias.
- Ação corretiva. Em caso de discrepância, entre em contato com os departamentos internos para os quais a entrega foi feita e com o fornecedor para obter as explicações necessárias e os ajustes necessários.
- Validação. Se os documentos corresponderem perfeitamente, a reconciliação é validada e a fatura é aceita para pagamento. Caso contrário, a fatura será rejeitada e devolvida ao fornecedor, que deverá produzir uma nova fatura de acordo com os compromissos assumidos.
Quais são os limites da reconciliação manual?
A conciliação da fatura com a nota de entrega, que é feita manualmente, acarreta riscos que podem ter um grande impacto na gestão contábil e financeira da empresa.
Os riscos comuns incluem
- erro humano: o funcionário pode não identificar uma discrepância de reconciliação ou cometer um erro no número da peça, nas quantidades, nas referências, no valor etc. ao inserir os documentos;
- fraude: com a reconciliação manual, a dificuldade de identificar fraudes internas ou externas aumenta;
- falta de rastreabilidade no processo de reconciliação manual;
- eficiência reduzida quando o volume de faturas e BLs a serem reconciliados é grande... e os prazos de entrega são reduzidos;
- atrasos no processamento de transações e, portanto, nos pagamentos, que enfraquecem o equilíbrio do fluxo de caixa, levam à deterioração das relações com os fornecedores e pioram as condições de trabalho da equipe de contabilidade.
Por que automatizar a reconciliação de faturas com notas de entrega?
Tendo em vista os riscos que a conciliação manual de faturas e notas de entrega representa para o bom andamento de seus negócios, recomendamos que você automatize essa operação na medida do possível.
Mais especificamente, aqui estão as vantagens prometidas pela reconciliação automatizada:
- economia de tempoe maior produtividade;
- menos erros
- detecção rápida e automática de anomalias e discrepâncias na reconciliação;
- otimização do processo, com a desmaterialização de documentos comerciais e contábeis em todo o processo;
- relações mais fluidas entre seus fornecedores e os departamentos internos de sua empresa.
A cereja do bolo é que a reconciliação automatizada da fatura com a nota de entrega, usando ferramentas digitais e inteligência artificial, aumenta a segurança de suas operações. A rastreabilidade resultante lhe dá maior visibilidade, para que você possa gerenciar seu fluxo de caixa com mais eficiência.
Quais ferramentas estão disponíveis para ajudá-lo?
O processo de reconciliação da fatura de compra com a nota de entrega é automatizado com o uso de software específico, em especial soluções de faturamento sem papel.
Esses aplicativos incorporam funções de correspondência automática baseadas em algoritmos de reconhecimento de caracteres (OCR) que :
- decifram documentos desmaterializados;
- reconhecem as principais informações a serem usadas para reconciliação; e
- comparam todos os dados.
Quando os documentos coincidem, a reconciliação é validada e a fatura é aprovada para pagamento.
🛠️ Exemplo de software:
A Compleo Invoice Platform é uma solução de fatura eletrônica on-line desenvolvida para atender às necessidades de PMEs, ETIs e grandes grupos. Ao automatizar suas operações de reconciliação de documentos, ela economiza um tempo considerável em seu processamento contábil. A Compleo Invoice Platform também otimiza seus processos de validação (configurando fluxos de trabalho personalizados) e pode ser conectada a todas as suas ferramentas de ERP e contabilidade, para maior fluidez.
Resumo da reconciliação de faturas e notas de entrega
A desmaterialização dos processos de negócios e a integração da inteligência artificial às ferramentas de gerenciamento tornam as tarefas trabalhosas e muitas vezes repetitivas mais fáceis e seguras de serem realizadas.
Esse é o caso da reconciliação de faturas com notas de entrega.
Esse procedimento complexo e demorado, que envolve vários riscos quando realizado manualmente, torna-se mais fácil, rápido e confiável com a automação.
Com o uso de ferramentas de última geração, suas equipes de contabilidade podem delegar essas operações e se concentrar em tarefas de maior valor agregado.
Além disso, a automação oferece visibilidade quase em tempo real do status de suas faturas e pagamentos, permitindo que você gerencie seu fluxo de caixa com mais eficiência e tome decisões financeiras mais bem informadas.
Artigo traduzido do francês