Fatura: definição, informações, obrigações... nossa visão geral!
A fatura é mais do que apenas um documento contábil, é um documento sujeito a regras precisas, com uma dupla finalidade - contábil e comercial. Personalizada e com o logotipo de sua marca, ela desempenha um papel particularmente importante nas relações com os clientes. Você também deve estar ciente das informações obrigatórias que devem ser incluídas em suas faturas para que elas sejam válidas.
Como elaborar uma fatura? Quais são suas obrigações legais como profissional quando se trata de faturamento? Aqui está um resumo do que você precisa saber sobre faturamento, desde a elaboração de uma fatura adequada até o gerenciamento de seus documentos. Como bônus, você encontrará um modelo de fatura gratuito que pode ser baixado para começar com o pé direito!
Como faço para emitir uma fatura manualmente?
Uma fatura é um documento eletrônico ou em papel que registra a venda de serviços ou produtos por uma pessoa jurídica (empresário autônomo, empresa, associação) a outra estrutura jurídica ou pessoa física.
Ela é emitida em duas vias quando o contrato é cumprido, quando o produto é entregue ou o serviço é concluído.
Aqui estão os detalhes legais que você precisa saber se quiser emitir uma fatura adequada :
Informações obrigatórias
- A data de emissão da fatura, a data de venda do produto ou de conclusão do serviço;
- Número da fatura e número do pedido de compra, se aplicável;
- Identificação do comprador : nome, endereço, endereço de faturamento (se diferente), número de identificação do IVA (para faturas acima de €150 sem IVA);
- Identificação do vendedor, como segue:
- autônomo : sobrenome, nome e nome comercial,
- empresa: nome da empresa, Siren, código NAF, forma jurídica e valor do capital social,
- comerciante : número de registro RCS e cidade do escritório de registro,
- artesão : números da Siren e do Répertoire des métiers, e departamento de registro,
- além do endereço da sede registrada;
- Descrição do produto ou serviço: descrição precisa, detalhes de quantidade e preço;
- Valor da fatura e IVA: preço unitário ou taxa horária excluindo o IVA, taxa de IVA legalmente aplicável, valor do IVA devido, valores totais a pagar excluindo e incluindo o IVA.
▶︎ Para todas as faturas enviadas a profissionais, os seguintes detalhes também são obrigatórios:
- os termos de pagamento, incluindo a data de vencimento,
- a taxa de multas por atraso de pagamento
- a indenização fixa de recuperação por atraso de pagamento.
▶︎ Para empresários autônomos que não cobram IVA, a seguinte declaração deve ser adicionada: "IVA não aplicável de acordo com o artigo 293 B do Código Geral Tributário".
O número da fatura
O número da fatura é exclusivo e deve aparecer em uma sequência cronológica contínua e ininterrupta. Ele deve aparecer em todas as páginas do documento.
Por exemplo: fatura 01, 02, 03, etc. ou com um prefixo baseado no ano ou no ano e no mês: 2019-XX ou 2019-01-XX.
Características específicas da fatura eletrônica
Uma fatura desmaterializada, ou fatura eletrônica, pode substituir legalmente uma fatura em papel nos dois casos a seguir:
👉 A fatura é elaborada em um formato eletrônico não editável, como PDF ou JPEG. As versões da fatura criadas diretamente em planilhas ou documentos de texto não devem ser usadas, pois podem ser modificadas.
A fatura é elaborada em um formato que esteja em conformidade com o padrão EDI (intercâmbio eletrônico de dados), XML ou outros formatos semelhantes com dados que possam ser interpretados eletronicamente.
Aqui estão alguns pontos importantes que devem ser levados em conta
- a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo devem ser garantidas: serviços de armazenamento ou cofres eletrônicos garantem que suas faturas sejam arquivadas e mantidas de acordo com a lei;
- a assinatura nesses documentos deve estar em conformidade com as normas em vigor: um software de assinatura eletrônica com valor legal permite garantir a integridade de suas faturas, como oodrive_sign ou YouSign.
ℹ️ Assim como os documentos em papel, as faturas eletrônicas devem ser mantidas por 10 anos (artigo L 123-22 do Código Comercial Francês), como comprovantes contábeis.
Um espaço de armazenamento com valor legal, como o LegalBox ou o iExtranet, permite que você mantenha seus documentos contábeis em formato PDF ou JPEG (que não pode ser modificado). Você pode arquivar suas faturas em um formato editável, como XML, desde que esteja em conformidade com o padrão EDI (Electronic Data Interchange).
Fatura: modelo para download
Deseja um modelo de fatura pronto para uso? Se quiser continuar ou iniciar seu faturamento mensal no Excel, o appvizer oferece um modelo de fatura gratuito para impressão:
Você pode aproveitar essa base e adaptá-la para criar seus próprios documentos personalizados.
Crie uma fatura on-line com a ferramenta certa
Software de faturamento on-line gratuito?
Como empresário, artesão ou autônomo, o orçamento que você dedica ao faturamento às vezes é limitado. Que software está disponível para faturamento on-line gratuito? Há ferramentas disponíveis com uma versão mínima gratuita ou de custo muito baixo:
- O Henrri permite que as pequenas empresas (empreendedores, VSEs, PMEs) criem e gerenciem suas faturas facilmente (cotações, faturas, notas de crédito etc.);
- O Zervant é ideal para empresas muito pequenas, permitindo a criação de orçamentos e faturas com um número ilimitado de documentos, a serem enviados em papel ou por e-mail.
Se você quiser eliminar o Excel para gerenciar suas faturas, o software gratuito de orçamentos e faturas é ideal para fazer essa transição: com seus recursos atualizáveis, a transição para a próxima marcha é tranquila. O pacote básico pode ser exatamente o que você precisa no início, mas se suas necessidades mudarem, você poderá optar por módulos adicionais.
Escolha um software de faturamento baseado em assinatura
Optar por uma solução mais abrangente e adaptada às suas necessidades específicas permitirá que você aumente a produtividade e o proteja contra erros de codificação ou de cálculo, tudo isso a um preço muito atraente. Aqui está nossa seleção de softwares:
Axonaut, faturamento fácil e completo
O Axonaut é um pacote de software abrangente que automatiza seu faturamento. Em particular, ele inclui o gerenciamento de pagamentos, o rastreamento de seus pagamentos e o gerenciamento de suas assinaturas e faturas de previsão, que podem ser configuradas na plataforma. Com a integração de um CRM, a solução oferece um gerenciamento administrativo e comercial mais abrangente.
Por que escolher o Axonaut Invoicing?
- pagamentos mais rápidos graças a uma parceria com Stripe e GoCardless,
- notificações automáticas quando suas cotações e faturas vencem,
- atendimento ao cliente de alta qualidade.
EasyFact, mais do que apenas faturamento
Com o EasyFact, você pode editar suas faturas, cotações e propostas de vendas e gerenciar toda a cadeia de faturamento, inclusive o faturamento recorrente e a cobrança de contas não pagas. O gerenciamento de faturas anda de mãos dadas com a automação do processo de vendas, com gerenciamento integrado de leads e rastreamento de propostas de vendas. Seu gerenciamento de vendas é facilitado e seu fluxo de caixa é rigorosamente monitorado.
Por que escolher o EasyFact?
- Uma solução que pode ser totalmente modulada e personalizada para sua empresa,
- painéis compartilhados que mostram as informações do projeto, incluindo cotações, faturas e despesas,
- mais do que apenas impressão de faturas, um verdadeiro CRM para gerenciar seus clientes e acelerar o desenvolvimento de seus negócios.
Evoliz, faturamento divertido
Projetado especificamente para empresas muito pequenas, o software Evoliz é adequado para todas as operações de faturamento e gerenciamento de vendas. Além de emitir e rastrear faturas, cotações, notas de entrega e notas de crédito, a ferramenta oferece uma série de outros serviços, incluindo o gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas sem entrada de dados, a conversão automática de faturas em lançamentos contábeis etc., até análises completas de gerenciamento e previsão para a sua empresa.
Por que escolher a Evoliz?
- Operação completa, centralizando o gerenciamento de todas as suas atividades,
- Taxas escalonáveis adaptadas às suas necessidades e orçamentos,
- ergonomia cuidadosamente projetada e facilidade de implementação e uso.
Wity, seu faturamento gerenciado por um contador online
O Wity é uma ferramenta de gerenciamento de faturamento on-line que inclui todos os recursos esperados, inclusive faturamento recorrente, gerenciamento automático de IVA, gerenciamento de descontos, notas de crédito e depósitos e a capacidade de personalizar suas faturas. Além do faturamento, toda a sua contabilidade é automatizada, de modo que você não precisa fazer nenhuma entrada manual de dados. O bônus? Suporte de um contador credenciado dedicado.
Por que escolher a Wity?
- uma área do cliente que contém todos os indicadores de desempenho de sua empresa,
- uma ampla escolha de mais de 300 conectores para sua contabilidade (incluindo EDF, La Poste, Ameli, etc.),
- suporte adaptado às suas necessidades por especialistas.
Edição de faturas facilitada
As faturas precisam ser cuidadosamente editadas e criadas, e você precisa se manter atualizado com os procedimentos associados (formatação, envio, assinatura, desconto, pagamento e lembretes, para citar apenas alguns).
Usar uma ferramenta de faturamento on-line significa quevocê pode criar e gerenciar facilmente cotações e faturas, desde a impressão até o arquivamento, incluindo pagamento seguro, como débito direto. Isso libera um tempo valioso para que você desenvolva seus negócios e, ao mesmo tempo, garante que seus documentos estejam em conformidade. Como um bônus adicional, você deixará seus clientes com uma impressão positiva e profissional.
Você escolheu seu software de orçamento e faturamento para simplificar seu trabalho?
Artigo traduzido do francês