O guia completo para faturamento eletrônico de fornecedores
A obrigação de introduzir o faturamento eletrônico será introduzida gradualmente para todas as empresas entre 2024 e 2026.
Portanto, nunca houve um momento melhor para pensar em desmaterializar as faturas de fornecedores de sua empresa! Mais do que a simples desmaterialização das faturas, que visa transferir o gerenciamento das faturas de clientes e fornecedores para a mídia digital, ela envolve a transformação digital de todo o ciclo do fornecedor para aumentar a produtividade.
Seja qual for a sua função na cadeia - operador, validador, departamento de contabilidade ou financeiro -, deseja saber mais sobre os (muitos) benefícios da gestão desmaterializada de faturas de fornecedores para a sua empresa? E o que a lei diz sobre o assunto mais especificamente?
É disso que trata este artigo, compilando o essencial para você, incluindo sugestões de software e conselhos sobre como tornar seu projeto de transição um sucesso!
A desmaterialização das faturas de fornecedores: quais são as obrigações legais?
Faturamento eletrônico B2B obrigatório a partir de 2024
A estrutura regulatória está evoluindo e se estendendo a todas as empresas:
- no setor público, o faturamento eletrônico foi introduzido na França pela Ordem de 26 de junho de 2014 e é obrigatório para todos os fornecedores de bens e serviços para as administrações públicas desde 1º de janeiro de 2017;
- no setor privado, o faturamento eletrônico tornou-se obrigatório para as relações B2B, de acordo com o artigo 153 da Lei de Finanças de 2020. Uma emenda a esse artigo para a Lei de Finanças de 2021 estabelece o cronograma para essa implementação gradual entre 2024 e 2026:
Como resultado, essa obrigação está sendo implementada gradualmente ao longo de vários anos, afetando as empresas de acordo com seu tamanho e setor de atividade.
Outras obrigações de fatura do fornecedor
Além de estar em conformidade com a estrutura regulatória, qualquer emissão de uma fatura desmaterializada ou fatura eletrônica está sujeita a obrigações legais.
Para garantir que ela tenha o mesmo valor legal de um documento em papel, o documento deve atender aos seguintes requisitos:
- legibilidade das informações
- integridade do conteúdo (não pode ser modificado)
- autenticidade, com identificação confiável do emissor,
- armazenamento seguro por 10 anos,
- informações legais obrigatórias.
Para se adaptar ao cumprimento dessas obrigações, vamos explorar as soluções disponíveis para as empresas.
Como configurar o faturamento sem papel? Princípios e ferramentas
1. Sistemas de recuperação de dados de faturas
Digitalização simples
Essa forma "simples" de desmaterialização baseia-se na digitalização de faturas para processá-las. Esse processo não é ideal, pois exige o processamento manual das faturas, que são digitalizadas e enviadas por e-mail.
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é um dispositivo para capturar informações no documento e transferi-las diretamente para um arquivo que pode ser lido pelo software de contabilidade.
Desmaterialização de toda a cadeia
Esse é o estágio mais avançado do processo de desmaterialização de faturas de fornecedores. Ela engloba todos os processos do ciclo do fornecedor, desde a compra até o pagamento da fatura associada. Esse fluxo de atividade, também conhecido como Procure to Pay ou Purchase to Pay, se beneficia da digitalização de ponta a ponta para garantir maior produtividade.
Na prática, as informações da fatura são trocadas entre o fornecedor e o comprador em um formato eletrônico padrão por meio de um sistema EDI (Electronic Data Interchange), diretamente de computador para computador. Esse sistema se interconecta com o software ERP ou de contabilidade e integra os lançamentos diretamente nas contas da empresa.
2. EDM (gerenciamento eletrônico de documentos)
O EDM é uma ferramenta de gerenciamento de documentos desmaterializados.
Seu objetivo é armazenar e classificar documentos para que eles possam ser facilmente consultados e usados por todas as partes interessadas como parte dos vários processos de trabalho.
Aqui estão três problemas que ele pode resolver:
- gerenciar os direitos de cada usuário, desde a simples consulta até a capacidade de modificação, para incentivar o trabalho em equipe e, ao mesmo tempo, proteger a confidencialidade e a integridade dos documentos;
- armazenamento, arquivamento, histórico e arquivamento de faturas;
- o bom funcionamento dos fluxos de trabalho de validação de acordo com as regras comerciais definidas antecipadamente por cada empresa.
3. Automação de processos de negócios
Em média, decorrem duas semanas entre o recebimento de uma fatura e o pagamento efetivo. Há toda uma série de etapas a serem cumpridas antes que a fatura possa ser considerada processada.
A automação acelera a sequência entre os vários estágios, eliminando o maior número possível de ações manuais. Veja como é, em geral, um processo automatizado de processamento de faturas de fornecedores:
- As faturas são recebidas no sistema graças à inteligência artificial e à automação, independentemente do canal pelo qual elas chegam:
- fatura em papel
- PDF em um e-mail
- PDF em uma área do cliente no site do fornecedor;
- leitura automática e extração de informações:
- número da fatura
- valores,
- IVA, ETC,
- nome do fornecedor, etc. ;
- reconciliação com os documentos e os dados bancários do fornecedor;
- fluxo de trabalho de validação em que cada pessoa autorizada a fazer uma validação recebe uma notificação com a fatura a ser aprovada e só precisa aceitá-la ou rejeitá-la;
- o pagamento automático da fatura é acionado pela última validação no final da cadeia, que dá a aprovação final.
Se o progresso for lento entre o início e o fim do processo, um sistema de lembrete automático acelera o processo.
4. Arquivamento de documentos com valor probatório
Ao digitalizar, é sempre necessário cumprir as disposições legais que regem a retenção de documentos de apoio no caso de uma auditoria.
O objetivo do arquivamento com valor probatório é garantir, como no caso das faturas em papel, que elas sejam mantidas de forma permanente e autêntica, graças a vários sistemas considerados à prova de falsificação, como :
- carimbo de data/hora, que atribui uma data e hora a um evento para que todas as ações realizadas no documento possam ser rastreadas,
- bloqueio permanente da modificação de dados validados, etc.
Portanto, é essencial garantir que o software que você escolher tenha as tecnologias certas para esse arquivamento legal.
Por que desmaterializar as faturas de fornecedores?
Além das obrigações legais futuras, a desmaterialização das faturas de fornecedores oferece uma série de vantagens que estão levando muitas empresas a se arriscarem.
Aumento da produtividade
A desmaterialização acelera o processamento de faturas de fornecedores, incluindo o circuito de validação, reduzindo o tempo de processamento em um fator de 5 (de acordo com um estudo da EY).
Como isso pode ser alcançado? Ela elimina tarefas repetitivas e demoradas, liberando tempo para tarefas de maior valor agregado. É possível processar até 15 vezes mais faturas eletrônicas do que faturas em papel pelo mesmo período de tempo.
Como resultado, o departamento de contabilidade e finanças se torna mais eficiente e o faturamento da empresa pode aumentar de 1 a 2% (de acordo com a REL).
Custos mais baixos e prazos de pagamento mais curtos
A desmaterialização reduz os custos de processamento, impressão, envio (selos, envelopes etc.) e arquivamento. De acordo com a EY, os custos de gerenciamento podem ser divididos em até 3 vezes.
Como resultado, o tempo economizado no processamento de faturas acelera os prazos de pagamento e reduz os atrasos.
Maior confiabilidade
Ao automatizar o processo, o faturamento de fornecedores sem papel permite evitar :
- erros de entrada
- faturas duplicadas
- erros de pagamento
- riscos de fraude,
- ou perda de documentos.
Assim, você ganha em confiabilidade e facilita a realização de auditorias internas e externas.
O processamento eficiente de faturas também ajuda a limitar os atrasos e contribui para as boas relações comerciais, refletindo uma imagem melhor junto aos seus fornecedores.
Software de faturamento eletrônico para todo o ciclo do fornecedor
A melhor maneira de digitalizar seus processos de faturamento de fornecedores é com uma solução de software de faturamento desmaterializado.
No modo SaaS, o software dedicado oferece toda a flexibilidade, segurança e automação de que você precisa para otimizar a contabilidade de seus fornecedores. Disponível inteiramente por meio de uma simples conexão com a Internet, ele permite que você :
- Ler e extrair informações úteis de suas faturas,
- configurar facilmente os circuitos de validação,
- arquivar faturas de fornecedores de forma segura e em conformidade,
- interagir com o seu ERP para integrar os lançamentos contábeis,
- garantir a rastreabilidade de todos os seus documentos vinculados aos pedidos dos fornecedores, para assegurar a conformidade com o Reliable Audit Trail (RAT ).
Por fim, a opção por essas soluções significa que você pode envolver toda a equipe envolvida (CFO, departamento de TI, equipe de vendas, departamento administrativo etc.), sem esquecer os fornecedores. Você ganha visibilidade e eficiência durante todo o processo.
Simples de implementar, eles garantem um rápido retorno do investimento e fácil adoção.
Veja a seguir alguns exemplos de software que você pode usar:
Dokmee
O Dokmee é uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) para PMEs e pequenas e médias empresas. Acessível por meio de um navegador da Web, o software oferece recursos avançados para desmaterializar todos os seus documentos, inclusive as faturas dos fornecedores. Com apenas alguns cliques, suas faturas ficam diretamente disponíveis e podem ser pesquisadas, facilitando o monitoramento e o gerenciamento de seus negócios. Como um bônus adicional, a interface é moderna e fácil de usar para uma visualização clara e otimizada dos seus documentos.
Esker
A Esker é uma plataforma para digitalizar todo o processo Procure to Pay, destinada a PMEs e grandes contas. Ela oferece :
- Reconhecimento e captura de dados de faturas habilitados para IA,
- processamento automatizado de faturas de fornecedores, usando fluxos de trabalho de validação em particular,
- arquivamento eletrônico com valor probatório,
- um portal do fornecedor para facilitar o acesso aos dados do fornecedor,
- um aplicativo móvel para validar faturas e controlar seus processos, onde quer que você esteja.
Streamline for Invoices
O Streamline for Invoices é uma solução para desmaterializar e automatizar as faturas de fornecedores:
- captura automática de dados de faturas usando tecnologia avançada, independentemente do formato,
- mais de 85% de processamento automatizado,
- conformidade contínua com as mudanças regulamentares,
- adaptação dos processos a todas as suas necessidades comerciais graças a um mecanismo de BPM,
- detecção de fraudes para protegê-lo contra riscos.
SY by Cegedim
O SY by Cegedim desmaterializa as faturas de seus fornecedores e automatiza seu processo Procure to Pay. A solução para empresas com 50 ou mais funcionários permite :
- a recepção multicanal e a centralização de suas faturas (e-mail, papel, EDI, portal do fornecedor, etc.),
- a aplicação de controles legais e a presença de dados comerciais para evitar o risco de disputas,
- aprimorar suas faturas usando as tecnologias OCR e LAD/RAD,
- automação de seus circuitos de validação, boletos de pagamento e processos contábeis,
- faturamento eletrônico em conformidade com os impostos e arquivamento eletrônico com valor probatório.
Yooz
O Yooz é um software 100% em nuvem, desenvolvido especificamente para automatizar todo o processo Purchase to Pay. Ele oferece :
- captura automática de todos os seus fluxos eletrônicos (EDI, digitalização, e-mail, Factur-X, etc.),
- extração automática de dados usando IA, aprendizagem profunda e tecnologias de big data,
- detecção de tentativas de fraude de faturamento,
- processamento de faturas e fluxos de trabalho de validação para economizar tempo valioso em seus processos,
- integração com mais de 250 pacotes de ERP e contabilidade.
Dicas para implementar seu projeto de desmaterialização
Para garantir o sucesso de seu projeto de desmaterialização, veja a seguir alguns aspectos importantes a serem considerados:
- considere a possibilidade de receber as faturas de seus fornecedores eletronicamente, além de processá-las automaticamente, de modo a padronizar a cadeia de processamento e evitar falhas;
- analise suas necessidades para definir o escopo do projeto: volume de faturas a serem processadas, processo de envio, regulamentos, número de locais envolvidos etc. Você pode implantar o projeto em um perímetro restrito antes de estendê-lo a toda a organização;
- forneça suporte ao gerenciamento de mudanças para todas as partes envolvidas: comunicação, treinamento para sua equipe (e usuários-chave) ou até mesmo o envolvimento de um consultor dedicado para assumir essa função;
- Escolha seus fornecedores prioritários, levando em conta seus requisitos contábeis, organizacionais e tecnológicos específicos. Comunique-se com eles para convencê-los a usar o faturamento sem papel. Isso facilitará a adesão deles!