Contas não pagas: como posso obter o pagamento de minhas contas atrasadas?
Você está tentando fazer com que um cliente lhe pague uma fatura pendente? Saber que você tem um período legal de 2 anos para reivindicar o pagamento de faturas não pagas é um bom começo... mas não é suficiente.
A maneira como você lida com essa situação é muito importante. Embora os valores devidos possam ter um impacto negativo no seu fluxo de caixa, seus métodos de cobrança influenciam as relações com os clientes a longo prazo.
Um descuido ou impedimento pontual pode ser a causa do atraso no pagamento. É por isso que recomendamos que você recorra primeiro à cobrança amigável de dívidas .
Esse procedimento, que consiste em lembretes por telefone ou por correio escrito e/ou eletrônico, é o primeiro passo antes de tomar medidas legais. Um pré-requisito para manter um bom relacionamento com seus clientes!
Descubra tudo o que há para saber sobre faturas não pagas neste artigo escrito em conjunto com Charlène Serayet, diretora administrativa da Dasmind e especialista em gerenciamento administrativo.
Quanto tempo é necessário para reivindicar uma fatura não paga?
Você tem 2 anos para entrar na justiça para recuperar uma fatura não paga de uma pessoa física.
Esse período se estende a 5 anos se o devedor não for um consumidor, mas uma fatura não paga entre profissionais, como :
- uma empresa comercial
- ou um comerciante.
Uma vez transcorrido esse período, a reivindicação prescreve.
Como faço para obter o pagamento de uma conta não paga?
Aqui estão as 4 etapas a serem seguidas, que detalharemos metodicamente:
- Verifique se a dívida é devida,
- lembretes extrajudiciais
- notificação formal para pagamento,
- procedimentos legais de cobrança.
Uma palavra do especialista
É importante lembrar que a prevenção é sempre melhor do que a cura. Aqui estão algumas dicas adicionais:
- Certifique-se de que seus termos e condições gerais de venda sejam claros e precisos, especialmente no que se refere a prazos de pagamento e penalidades por atraso de pagamento.
- Envie suas faturas o mais rápido possível após o serviço ter sido prestado ou o produto ter sido entregue.
- Acompanhe suas faturas regularmente e não hesite em entrar em contato com seus clientes assim que eles se atrasarem, por telefone, por exemplo.
- Ofereça soluções alternativas de pagamento, como pagamento on-line, débito direto ou pagamento em parcelas.
- Em caso de litígio, não hesite em chamar um oficial de justiça ou um advogado. A solução Rubypayeur também é útil para esse tipo de problema.
1 - Verificação do débito devido
Em primeiro lugar, verifique se você tem um determinado número de elementos em sua posse antes de solicitar o pagamento do cliente devedor. Certifique-se de verificar o valor da dívida devida e de que o prazo de cobrança foi cumprido, e também de que você pode provar :
- o compromisso do devedor, na forma de um formulário de pedido, cotação ou contrato (mas não uma fatura) ao qual os termos e condições gerais de venda (GTCS) estejam anexados;
- entrega conforme ou desempenho adequado dos serviços, que pode assumir a forma de uma carta registrada, um comprovante da empresa de transporte ou uma nota de entrega assinada pelo devedor.
O procedimento de cobrança de faturas pode combinar vários métodos, desde soluções amigáveis até litígios.
Recomendamos que você use primeiro o primeiro procedimento, pois ele é :
- é rápido e fácil de usar
- é muito melhor percebido pelo cliente
- mais econômico.
Vamos dar uma olhada nos diferentes estágios da cobrança de suas faturas não pagas.
2 - Lembretes amigáveis
Lembrar os clientes das faturas não pagas por telefone
Objetivo: lembrar o cliente de que o pagamento de sua fatura está vencido e, ao mesmo tempo, manter um bom relacionamento com o cliente.
Recomendamos que você lembre seu cliente assim que a fatura estiver vencida. Não há uma regra rígida sobre qual meio de comunicação deve ser usado, e algumas pessoas usam a correspondência escrita desde o início.
No entanto, há uma vantagem na cobrança por telefone: graças ao contato direto, você pode "medir a temperatura" para poder preparar melhor o restante do procedimento, e é mais fácil avaliar a sinceridade do cliente. Não se esqueça de que , às vezes, uma conta não paga é apenas um descuido , e que um simples lembrete é suficiente.
Em todos os casos, certifique-se de usar um tom que seja firme e cortês. Dessa forma, você poderá preservar melhor seu relacionamento comercial.
E, é claro, evite qualquer tipo de agressão, intimidação, chantagem ou assédio, todos puníveis por lei.
Lembrete de uma fatura não paga por e-mail
Objetivo: avisar os clientes que sua dívida venceu, informando-os de forma rápida e simples e fornecendo-lhes um registro por escrito.
O envio de um e-mail de lembrete pode ser uma abordagem percebida como menos brusca e mais diplomática do que uma carta registrada (especialmente de natureza informativa), e pode substituir ou ser adicionada a um lembrete por telefone.
Ao enviar um e-mail, você pode lembrar as pessoas de que o pagamento está atrasado mais rapidamente do que por carta e sem o custo de postagem. Esse método de comunicação é prático e apropriado, pois pode ser usado com antecedência suficiente para resolver um problema de pagamento pendente da forma mais rápida e eficaz possível.
O uso do e-mail também tem a vantagem de fornecer um registro inicial por escrito da solicitação. Em caso de ação judicial, uma cópia do e-mail tem força legal.
A primeira carta de lembrete
Objetivo: lembrar o cliente de que a data de pagamento da fatura já passou, de maneira formal, mas informativa.
Em seguida, vem a primeira carta de lembrete de fatura. Isso não é de forma alguma uma obrigação legal; você tem toda a liberdade de enviar uma carta de notificação formal diretamente.
Entretanto, é comum enviar primeiro uma carta de lembrete ao cliente, que, assim como a ligação telefônica, serve principalmente como um "alerta".
É por isso que essa primeira carta deve ser informativa e não mencionar os riscos legais envolvidos. Simplesmente reafirme os fatos, ou seja, :
- a natureza da fatura
- bem como o valor devido e quaisquer penalidades por atraso no pagamento.
☝️ Não se esqueça de anexar cópias das faturas pendentes ao seu lembrete. Seu devedor pode estar demonstrando falta de rigor em seu próprio gerenciamento de faturamento.
A segunda carta de advertência
Objetivo: solicitar uma resposta ao primeiro lembrete e usar um tom mais firme.
Apesar de seu primeiro lembrete, o cliente ainda não cobrou a dívida? Após um período de tempo que lhe seja conveniente (geralmente quinze dias), é comum enviar uma segunda carta de lembrete antes de o cliente ser colocado em inadimplência.
Entretanto, o tom dessa carta deve ser mais firme do que o da anterior: embora o corpo da carta contenha as mesmas ideias, você deve mencionar seu pesar pelo não pagamento da fatura e qualquer ação legal que esteja considerando.
Por fim, recomendamos que envie essa segunda carta por correio registrado com aviso de recebimento. Essa mudança de forma significa para o cliente o endurecimento de sua posição.
3 - Notificação formal para pagamento
Ainda não recebeu seu pagamento?
Agora é a hora de enviar ao cliente uma terceira carta de lembrete, enviada por você mesmo, por um advogado, por uma agência de cobrança de dívidas ou por um oficial de justiça.
⚠️. Ao contrário da crença popular, nenhum desses intermediários tem o poder de obter o pagamento; somente um juiz pode.
O que é uma carta de notificação formal?
Uma notificação formal deve ser vista, acima de tudo, como um estágio preliminar de qualquer ação legal. Embora ela não permita que o devedor seja apreendido, ela faz com que ele enfrente suas responsabilidades e a ameaça de uma ação judicial. Também é um pré-requisito para o credor reivindicar juros de mora ou juros de mora.
Por fim, saiba que, embora uma simples carta seja suficiente, é preferível enviar por correio registrado com aviso de recebimento para manter a prova.
Informações obrigatórias
☝️ Observe que, para que a carta de notificação formal tenha o efeito legal desejado, ela deve incluir vários detalhes obrigatórios:
- a data de envio
- os detalhes de contato do destinatário e do remetente,
- as palavras "mise en demeure" ("notificação formal"),
- a natureza da obrigação do devedor,
- o período (razoável) permitido para pagamento,
- as consequências do não pagamento,
- a assinatura do remetente.
Penalidades por atraso no pagamento
▷ De acordo com o artigo L. 441-10 II do Código Comercial Francês, a taxa de juros para penalidades de atraso de pagamento em BtoB é igual à taxa de juros aplicada pelo Banco Central Europeu à sua operação de refinanciamento, mais 10%. Como a taxa do Banco Central Europeu é de 0%, a taxa de juros para multas por atraso de pagamento é de 10%.
Cálculo das multas por atraso de pagamento = (10% × valor da fatura não paga) × (número de dias de atraso ÷ 365).
Exemplo de carta de notificação formal
Aqui está um exemplo de carta de notificação formal que você pode adaptar:
4 - Procedimentos legais de cobrança
Infelizmente, há ocasiões em que a cobrança amigável não é suficiente para quitar as contas não pagas, e você provavelmente terá de recorrer a procedimentos legais de cobrança.
Para sua reivindicação de pagamento de uma fatura não paga, observe os seguintes recursos.
Ordem de pagamento
Após a carta de notificação formal, o procedimento de ordem de pagamentoé a opção preferida.
Esse procedimento é :
- rápido: pode ser feito on-line por meio do site da Infogreffe;
- econômico: por exemplo, a taxa é de €33,47 no Infogreffe.
Além disso, não é necessário que o devedor compareça. Tudo o que você precisa é das provas que reuniu.
Se o juiz considerar que o pedido do credor é válido, o procedimento resultará em uma injunção de pagamento, que será enviada ao devedor.
Injunção provisória
O procedimento de pagamento provisório também é rápido e econômico, e envolve a obtenção de parte da quantia reivindicada em um curto período de tempo.
Depois que a ordem de pagamento provisório for emitida, o cliente deverá cumprir seus compromissos e quitar sua dívida. Se não o fizer, o credor poderá ter os bens do devedor apreendidos por um oficial de justiça e ser reembolsado pelo preço de sua venda, por meio de uma apreensão para venda.
Intimação para pagamento
Uma intimação para pagamento exige que o devedor compareça ao Tribunal de Comércio.
O objetivo é ordenar que o devedor pague a dívida, bem como quaisquer danos e juros para compensar a perda sofrida. Esse procedimento também pode resultar na obtenção de um título executório, por meio do qual você recorre à recuperação forçada da dívida, ou seja, à apreensão dos bens do devedor.
Deve-se fazer uma distinção entre a "intimação sobre o mérito", em que o juiz decidirá sobre todos os aspectos legais e processuais do caso, e a "intimação em procedimentos sumários", em que apenas determinados pontos da disputa são tratados com urgência.
☝️ Observe que esse procedimento consome mais tempo e é mais caro do que uma injunção de pagamento. Ele deve ser reservado para as disputas mais importantes, se você achar, por exemplo, que seu cliente vai contestar a dívida.
Por fim, você pode recorrer a um oficial de justiça no final dos procedimentos legais. A função dele é encontrar soluções para forçar o cliente a pagá-lo ou obter a quantia a ser recuperada por outros meios (apreensão de conta bancária, apreensão de propriedade etc.), se ele não cumprir as decisões do juiz.
Se os valores em questão não excederem €4.000, o oficial de justiça também pode iniciar um procedimento simplificado entrando em contato com o cliente por carta registrada com aviso de recebimento. Se ele aceitar, poderá ser feito um acordo com seu cliente sobre o valor e as condições de pagamento. Se o cliente não responder no prazo de um mês após o recebimento da carta registrada, você terá de levar o caso ao tribunal.
Faturas não pagas e contabilidade
Como você contabiliza a perda?
Dependendo do número de avisos enviados aos clientes, as faturas não pagas no final do exercício financeiro devem ser :
- constituir uma provisão se a perda for provável, mas ainda incerta,
- ou transferidas para dívidas incobráveis se a perda for inevitável.
Software de faturamento para ajudá-lo
Além de ajudá-lo a criar suas faturas, ele também o ajuda a monitorar os pagamentos em andamento e a tomar medidas para eliminar as faturas não pagas, para que você não precise recorrer a uma plataforma de cobrança de dívidas, que cobrará taxas sobre os valores pagos.
Aqui estão alguns exemplos de soluções:
- O Axonaut permite que você identifique rapidamente as faturas não pagas, enviando automaticamente uma notificação assim que uma fatura vence.
- Com a função de lembrete, uma carta pré-preenchida é gerada e enviada por e-mail ou pelo correio, já que a solução está conectada aos seus servidores, economizando muito tempo.
- Por fim, a possibilidade de pagar on-line por meio de um portal do cliente, com cartão de crédito (Stripe) ou débito direto (GoCardless), reduz o risco de não pagamento.
- O INFast permite que você monitore as datas de vencimento de suas cotações e faturas em tempo real e configure suas cartas e lembretes de prazos.
- Ele também tem uma opção de pagamento on-line integrada para reduzir o risco de não pagamento.
- Assim que a fatura ou o lembrete é enviado, o cliente é notificado por e-mail com um link direto para a fatura e o pagamento on-line.
- Você receberá uma confirmação do recebimento do pagamento.
- O Sellsy Invoicing economiza seu precioso tempo ao automatizar seus procedimentos de cobrança e sistemas de alerta.
- Ao criar cenários de lembretes, você pode personalizar o procedimento de acordo com a data de vencimento da fatura (e-mail simples, aviso formal etc.).
- Um sistema de rastreamento permite que você saiba se os e-mails de lembrete foram lidos pelo cliente.
- Acelere o processo com o pagamento de faturas on-line via Atos, Stripe, PayPal ou GoCardless.
E quanto a uma estratégia de gerenciamento de crédito?
Por fim, você pode evitar muitas dores de cabeça com o faturamento implementando uma estratégia de gerenciamento de crédito.
Entre outras coisas, isso envolve :
- definir os termos de pagamento e as cláusulas de penalidade aceitáveis;
- verificar a capacidade de crédito de seus clientes no caso de faturas grandes.
Em suma, é preciso prevenir antes de remediar!
Artigo traduzido do francês