Quais são os requisitos legais para o faturamento eletrônico? [+ White Paper].

Você deve mudar para o faturamento eletrônico?

Para responder a essa pergunta, é preciso considerar dois parâmetros: os benefícios para as organizações e a legislação pertinente.

É neste último ponto que vamos nos concentrar, já que a legislação francesa tende a tornar a fatura eletrônica cada vez mais obrigatória.

Quais empresas são afetadas? O que isso significa em termos de conformidade documental? É necessário usar um software específico?

Essas são apenas algumas das perguntas que responderemos.

[Bônus] Quais são os benefícios reais de uma ferramenta de faturamento para as empresas? E, acima de tudo, como escolher a que melhor se adapta à sua organização e à sua necessidade de desmaterializar faturas? Encontre as respostas em nosso White Paper para download.

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Faturamento eletrônico: definição

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica é semelhante a uma fatura padrão em papel, exceto pelo fato de ser editada, emitida e recebida em formato eletrônico (Word, PDF, etc.).

☝️ As faturas eletrônicas têm o mesmo valor de prova que as faturas em papel. Desde que sua autenticidade, legibilidade e integridade sejam garantidas.

Quais são as vantagens?

Como veremos, o plano do governo de tornar as faturas eletrônicas amplamente disponíveis tem como principal objetivo combater a fraude do IVA.

No entanto, também há benefícios para as empresas:

Economia

As faturas eletrônicas custam menos do que as faturas em papel: menos de € 1, em comparação com mais de € 10 de uma fatura em papel, de acordo com a Vie publique!

Essa economia é ainda mais óbvia quando se consideram os custos associados ao processamento da fatura em si (papel, postagem etc.), bem como o custo de armazenamento da fatura.Não só o custo de processamento da fatura (papel, postagem, etc.), mas também o custo de armazenamento de documentos em papel.

Melhor gerenciamento e ganhos de produtividade

A automação possibilitada pelo software de faturamento garante um melhor monitoramento, principalmente das faturas não pagas. Como resultado, você pode reduzir o número de disputas e aumentar a produtividade e a eficiência, concentrando-se em tarefas de maior valor agregado.

Além disso, os documentos permanecem mais facilmente acessíveis se forem armazenados na nuvem, dificultando sua perda ou destruição.

Maior satisfação do cliente

Por fim, vale a pena observar que a maioria dos clientes aprecia o fato de as faturas serem emitidas eletronicamente, pois não recebem mais documentos em papel que precisam ser arquivados ou digitalizados para que possam ser integrados aos seus próprios sistemas.

Além disso, quanto melhor for o gerenciamento de seu faturamento, melhor será a imagem que você transmitirá de sua empresa.

O decreto sobre faturamento eletrônico

O faturamento eletrônico é obrigatório para as empresas?

Não. Na verdade, ela está se tornando mais difundida, pois o governo a vê como uma forma de combater a fraude fiscal em relação às declarações de IVA.

É por isso que foi criado um decreto sobre o desenvolvimento do faturamento eletrônico, para estabelecer regras para os contratos públicos.

Consequências: desde 2020, qualquer empresa que responda a uma licitação de mercados de contratos públicos (Estado, autoridades locais e estabelecimentos públicos) é obrigada a usar a faturação eletrônica.

Para isso, as organizações em questão gerenciam seu faturamento por meio da plataforma pública Chorus Pro.

Faturamento eletrônico obrigatório em 2026 para atividades B2B

Outro regulamento a ser considerado: até 2025, o governo quer tornar a fatura eletrônica a regra geral para as atividades entre empresas. Esse é um dos projetos estabelecidos na Lei de Finanças de 2020 e entrará em vigor em diferentes estágios:

• 2023:
  • todas as empresas envolvidas serão obrigadas a aceitar faturas em formato eletrônico, independentemente de seu tamanho;
  • As grandes empresas serão obrigadas a emitir faturas eletrônicas.
• 2024: a emissão de faturas eletrônicas será obrigatória para pequenas e médias empresas.
• 2025: as PMEs e as VSEs serão obrigadas a emitir faturas eletronicamente.

ℹ️ Atualizado em 8 de janeiro de 2024: o prazo foi prorrogado para 2026! Leia nosso artigo de especialista para ajudá-lo a se preparar. O que é importante lembrar?

• A introdução geral de faturamento eletrônico e relatórios eletrônicos foi adiada:
  • 1º de setembro de 2026 para grandes empresas e PMEs,
  • 1º de setembro de 2027 para VSEs e PMEs.
• O objetivo da reforma é simplificar as obrigações de declaração de IVA, melhorar o combate à fraude e aumentar o conhecimento em tempo real da economia empresarial. Espera-se que as PMEs economizem 4,5 bilhões de euros por ano.
• Não se atrase! As empresas são incentivadas a começar a se preparar para a transição para o faturamento eletrônico agora, levando em conta o impacto em seus processos e ferramentas.

Como criar uma fatura eletrônica em conformidade?

Garanta a autenticidade, a legibilidade e a integridade da fatura

É perfeitamente possível criar uma fatura em papel e digitalizá-la para transmissão em formato eletrônico. Seu valor probatório (pode ser usado como prova) é garantido porque, inicialmente, é um documento em papel.

Entretanto, se você emitir sua fatura eletronicamente, deverá cumprir uma série de obrigações para garantir :

• a autenticidade de sua origem, em outras palavras, a identidade do emissor,
• sua legibilidade, desde a emissão até o armazenamento,
• a integridade de seu conteúdo, ou seja, o fato de que ele não pode ser alterado.

Há várias maneiras de garantir os três aspectos acima:

• o uso de assinaturas eletrônicas
• o uso de EDI(Electronic Data Interchange), que corresponde aos padrões estabelecidos no Código Tributário Geral,
• Trilha de auditoria confiável: consiste na implantação de um sistema de controle permanente e documentado na empresa (comprovante de pagamento, cotações, pedidos de compra etc.).

Incluir todas as informações obrigatórias

Para ser válida, uma fatura eletrônica deve incluir um determinado número de detalhes, assim como uma fatura em papel:

• a data em que o documento foi emitido
• o número da fatura
• a data da venda ou do serviço,
• a identidade do comprador (nome, endereço e endereço de entrega, se diferente),
• a identidade do vendedor ou prestador de serviços (nome e endereço da sede registrada), com :
  • para um comerciante individual: sobrenome, nome e nome comercial,
  • para uma empresa: nome da empresa, número da Sirene, código NAF, forma jurídica e valor do capital,
  • para um comerciante: número de registro RCS e cidade do cartório,
  • para um artesão: número da Sirene e número do Registro de Comércio, e departamento de registro,
• número de identificação individual do IVA,
• uma descrição do produto ou serviço e detalhes de sua quantidade e preço,
• o preço unitário ou a taxa horária, excluindo o IVA, bem como quaisquer sobretaxas,
• a taxa de IVA legalmente aplicável, o valor do IVA devido, qualquer desconto e os valores totais a serem pagos, excluindo e incluindo o IVA,
• a data de vencimento do pagamento, com qualquer :
  • as condições de desconto para pagamento antecipado,
  • a taxa de multas por atraso de pagamento a ser paga se o pagamento não for recebido até a data de vencimento.

Conformidade com as regras de retenção de faturas

Por fim, as faturas eletrônicas devem estar em conformidade com determinados requisitos de retenção de documentos:

• As faturas eletrônicas devem ser mantidas no mesmo formato por 3 anos . Depois, nos 3 anos seguintes, em outro formato de sua escolha (eletrônico ou em papel, por exemplo).
  
  

• Se a autenticidade da fatura for garantida pela assinatura eletrônica, mantenha-a em seu formato original por 6 anos .
  
  

• Por fim, para fins contábeis, as faturas devem ser mantidas por 10 anos .

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[White Paper] Farto do Excel? Por que e como escolher um software de faturamento

Diante das obrigações legais, o uso generalizado do faturamento eletrônico parece inevitável nos próximos anos.

Se você quiser dar esse passo, provavelmente precisará optar por um software de faturamento.

Agora você já conhece as vantagens e os recursos específicos da fatura eletrônica, bem como a estrutura legal em que ela opera.

Se você planeja começar a usar a fatura eletrônica, deve ter em mente que esta é uma fase de transição. Portanto, é uma boa ideia informar seus clientes sobre as mudanças que estão por vir, para que eles não se surpreendam quando não receberem mais um documento em papel.

Ao mesmo tempo, recomendamos que você comunique e instrua a equipe afetada. Dessa forma, você removerá todos os obstáculos e fornecerá às suas equipes o suporte necessário à medida que sua empresa embarca na transformação digital.