Faturamento recorrente: 7 erros a serem evitados

56 bilhões de euros! Esse é o impressionante valor de contas a receber não pagas na França, de acordo com estimativas da especialista em seguro de crédito Coface. A primeira alavanca para evitar o atraso no pagamento diz respeito à própria fatura. Uma fatura mal elaborada será mal paga.

Em um modelo de negócios baseado em assinatura, há muito mais faturas do que em um negócio não recorrente. Portanto, você precisa estar particularmente atento ao elaborá-las e tratar esse documento como uma ferramenta de comunicação entre você e seu cliente.

As vendas por assinatura criam um relacionamento de longo prazo e à distância com o cliente. É essencial que esse relacionamento seja baseado na confiança. Uma fatura mal preparada prejudicará esse relacionamento, principalmente no caso de modelos de pagamento conforme o uso, em que a transparência é essencial.

Então, quais são os erros de faturamento que você não deve cometer e como evitá-los? Vamos dar uma olhada nas boas práticas de faturamento.

Erro nº 1: não discriminar os custos

É essencial que os clientes tenham um detalhamento completo de todas as cobranças mostradas em suas faturas.

Isso é particularmente importante quando você usa um modelo de cobrança do tipo "pague conforme o uso". Nesse tipo de modelo, os clientes querem pagar pelo que usaram, mas não mais do que isso. O impacto de seu consumo deve ser claramente visível e compreensível na fatura. Faturar o cliente usando o modelo de uso só faz sentido se o modelo for avaliado na fatura.

Dependendo da complexidade da oferta, o modelo de faturamento baseado no uso pode ser difícil de implementar. É por isso que uma plataforma de gerenciamento de vendas baseada em assinatura oferece suporte ao modelo de faturamento para torná-lo fluido e atraente.

Erro nº 2: não fornecer acesso ao histórico de downloads de faturas

Embora o período de retenção das faturas seja regulamentado, a maioria dos clientes não guarda seus e-mails, muito menos suas faturas. Isso é particularmente verdadeiro no caso das pequenas empresas, que têm de procurar suas faturas todos os anos na época do balanço...

Oferecer um histórico de faturas para download é uma solução muito apreciada pelos clientes. Graças ao uso de uma plataforma de gerenciamento de vendas baseada em assinatura, o histórico de faturas é completo:

• Todas as faturas estão disponíveis e podem ser consultadas,
• Todas as faturas podem ser baixadas em formato PDF.

Erro nº 3: não especificar claramente o status da fatura (emitida/vencida, paga?)

As vendas por assinatura criam um relacionamento completamente novo com o cliente, em que a fatura é recorrente, geralmente todo mês, e em que a fatura é, muitas vezes, o único documento que liga você ao cliente. Ela não deve conter nenhuma ambiguidade ou imprecisão, principalmente com relação ao status dos pagamentos.

O cliente deve ser capaz de entender a posição dos pagamentos e a natureza exata da fatura em um piscar de olhos:

• Uma fatura pode ser "emitida": essa fatura foi emitida e deve ser paga; o valor da fatura é "devido".
• Uma fatura pode ser "paga": o valor devido foi debitado. O valor debitado de acordo com o método de pagamento inserido foi bem-sucedido.
• O saldo da conta pode ser "Nada a pagar": o saldo da conta é suficiente para cobrir o saldo exigido ou para pagar o valor devido indicado na fatura. Nenhum débito adicional foi feito no método de pagamento inserido. Nenhum valor é devido.

A discriminação clara das cobranças torna mais fácil para os clientes acompanharem o que foi pago e quais pagamentos devem ser feitos no futuro. Toda essa comunicação cria um relacionamento mais reativo, contínuo e estruturado entre uma marca e seus usuários.

Erro nº 4: não automatizar a representação de falhas de pagamento

Quando um pagamento falha, o início do procedimento de cobrança pode ser desagradável, até mesmo vexatório, e levar ao cancelamento da assinatura.

Graças a um "processo de cobrança" automatizado, a representação do pagamento, às vezes várias vezes, é automática e, acima de tudo, discreta. Isso garante um bom relacionamento com o usuário e também é uma excelente maneira de evitar o não pagamento. Esse processo de cobrança, que é específico da plataforma de gerenciamento, recupera até 15% dos pagamentos não realizados.

Erro nº 5: não enviar a fatura automaticamente por e-mail

À medida que as normas avançam em direção à transparência e ao faturamento sem papel, isso está se tornando essencial e, pouco a pouco, obrigatório.

É obrigatório que as faturas eletrônicas sejam enviadas automaticamente por e-mail. Deve ser possível consultar a fatura no histórico de faturamento e no endereço de e-mail do cliente.

Erro nº 6: omitir elementos regulatórios

A fatura é a prova de uma transação comercial. Ela tem um valor legal importante.

Ela também serve como prova contábil e como base para o exercício dos direitos do IVA. Para serem válidas, as faturas devem conter um determinado número de itens obrigatórios de informação, sob pena de multa.

⚠️ Lembrete sobre as informações obrigatórias

As faturas devem conter uma ampla gama de informações, incluindo

• nome e endereço das partes
• data da venda ou prestação do serviço,
• quantidade e descrição precisa dos produtos ou serviços,
• data de vencimento do pagamento e penalidades por atraso no pagamento.

Fontes: Service Public e Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts

Além disso, como parte da luta contra a fraude fiscal, a Lei de Finanças de 2016, aplicável a partir de 1º de janeiro de 2018, estipula que todos os sujeitos passivos sujeitos ao IVA que vendem para pessoas físicas devem ter suas transações, ou seja, tudo relacionado a recibos, certificadas. De agora em diante, as empresas devem usar software de faturamento e sistemas de caixa registradora certificados.

Portanto, não é mais possível que as empresas emitam faturas usando processamento de texto, planilhas eletrônicas ou qualquer outro software que não esteja em conformidade. Todas as empresas que não puderem comprovar que estão usando software em conformidade com a Lei de Finanças de 2016 poderão sofrer uma multa de € 7.500 e a obrigação de se equipar.

Erro nº 7: aplicar o imposto errado a um cliente estrangeiro

Os erros de IVA são comuns e geralmente se enquadram em uma de duas categorias. Ou as empresas simplesmente se esquecem de indicá-lo ou indicam a alíquota errada. Se você indicar por engano uma taxa de IVA muito alta, o valor recebido será devido às autoridades fiscais. Além disso, se você emitir uma fatura para uma empresa em outro país da UE, é o destinatário do serviço que deve pagar o imposto, desde que essa informação conste na fatura.

Quando os clientes não estão satisfeitos com sua fatura, eles têm o direito de contestá-la, o que resulta em atraso no pagamento e em um procedimento de correção da fatura. Isso é especialmente verdadeiro se o cliente for uma conta importante.

O uso de uma plataforma de gerenciamento de vendas baseada em assinatura não apenas elimina quaisquer ambiguidades ou incertezas sobre os termos e condições de faturamento, mas também garante total conformidade normativa e reduz o tempo de pagamento em caso de falha. Trata-se de uma solução abrangente e de alto desempenho que otimiza as relações com os clientes a longo prazo.

Pontos a serem lembrados

Embora a aquisição de um cliente de assinatura seja uma etapa crucial, é a qualidade do relacionamento que o transformará em um cliente fiel.

Pontos importantes a serem lembrados ao faturar seus clientes de assinatura com uma plataforma de gerenciamento de vendas de assinatura:

• Não há mais erros: a fatura está sempre correta
• Certificação antifraude de IVA
• Adaptável ao faturamento pay-per-use e a várias ofertas associadas
• Exibição automática e discreta de falhas de pagamento

Todo o processo de faturamento é otimizado para melhorar o relacionamento com o cliente e evitar atrasos recorrentes nos pagamentos.

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial da appvizer. Seus comentários e posições são próprios.