Faturamento eletrônico em conformidade com os impostos
Com o faturamento eletrônico em conformidade com os impostos, leve os processos de faturamento eletrônico da sua empresa para o próximo nível!
Saiba mais sobre os muitos benefícios comerciais, o ambiente legal, as principais dicas para uma implementação bem-sucedida e qual solução de software escolher para o faturamento eletrônico totalmente compatível!
O que é faturamento eletrônico em conformidade com os impostos?
Faturamento eletrônico em conformidade com os impostos: definição
O faturamento eletrônico em conformidade com os impostos refere-se ao processo de troca de faturas exclusivamente por meios eletrônicos.
Em outras palavras, não há mais faturas em papel. É por isso que o faturamento sem papel em conformidade com os impostos é diferente do faturamento eletrônico simples (ou faturamento sem papel em conformidade com os impostos), no qual apenas a fatura em papel emitida antes de ser convertida para um meio eletrônico serve como prova legal.
Além disso, o faturamento eletrônico em conformidade com os impostos exige a integração de vários recursos avançados de segurança para garantir que os documentos eletrônicos gerados estejam em conformidade com os requisitos regulamentares e fiscais.
Quais são as vantagens?
Há muitas vantagens no arquivamento eletrônico em conformidade com os impostos:
- Economia de tempo no processamento de faturas e aumento da produtividade de sua organização. Por exemplo, você não precisa mais gerenciar fisicamente o rastreamento do IVA.
- Uma redução significativa nos custos associados à impressão, postagem, armazenamento e manuseio de documentos em papel.
Estima-se que a desmaterialização reduza o custo de emissão de uma fatura para menos de dez euros.
- A capacidade de integrar facilmente os dados de faturamento fiscal aos outros sistemas de informação da organização, melhorando a transparência operacional e o conhecimento do cliente.
- Apoio aos compromissos de desenvolvimento sustentável de sua empresa, reduzindo significativamente a pegada de carbono associada às funções de suporte.
Quais são os requisitos legais para o faturamento eletrônico em conformidade com os impostos?
As 3 regras da fatura eletrônica em conformidade com os impostos
Independentemente de a fatura eletrônica "fiscal" assumir a forma de um arquivo estruturado (XML, EDI, etc.) ou não (PDF, imagem, etc.), ela deve estar em conformidade com as características definidas pelos regulamentos franceses e europeus.
Embora a diretriz eIDAS insista que ela deve ser legível pelo destinatário, os artigos 289 bis e 289V do Código Geral Tributário também estabelecem as três obrigações a seguir:
- comprovar a autenticidade de sua origem, geralmente por meio da assinatura eletrônica de seu emissor;
- garantir que seu conteúdo não possa ser alterado;
- deve ser capaz de ser armazenado a longo prazo em um "cofre eletrônico" por cada uma das partes.
Consequentemente, a desmaterialização em conformidade com os impostos exige o uso dos seguintes processos.
Arquivamento eletrônico em conformidade com os impostos no setor privado
Para cumprir as exigências regulatórias, as autoridades fiscais permitem três métodos de desmaterialização de faturas:
- EDI, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados. Esse é um processo que substitui a troca física de documentos, usando um arquivo de computador estruturado e padronizado para atender aos padrões fiscais atuais.
- PDF assinado com uma assinatura eletrônica avançada e certificada que garante a autenticidade e a integridade do documento.
- O PDF simples e a trilha de auditoria confiável (PAF): isso permite certificar a validade da fatura e fazer a ligação com as transações e os pagamentos feitos por meio de um controle permanente implantado na empresa.
Faturamento eletrônico em conformidade com os impostos no setor público
A partir de 1º de janeiro de 2020, qualquer empresa que forneça produtos ou serviços ao setor público será obrigada a enviar as faturas em questão em formato eletrônico.
Para isso, elas devem enviar e transmitir documentos desmaterializados por meio do portal Chorus pro.
Como implementar a fatura eletrônica em conformidade com os impostos na sua empresa?
A implementação da fatura eletrônica em conformidade com os impostos deve ser baseada em um sistema unificado capaz de garantir, desde a geração até o armazenamento, a integridade absoluta dos documentos trocados com seu cliente ou fornecedor.
Padronizados e automatizados, os aplicativos de software são a ferramenta preferida, mas sua implementação requer uma decisão conjunta com seus parceiros de negócios.
Escolha o sistema eletrônico que garante a conformidade das faturas
O uso de uma solução de gerenciamento de faturas totalmente eletrônica garante a conformidade com os principais pontos de faturamento eletrônico em conformidade com os impostos mencionados acima.
De fato, esse tipo de ferramenta geralmente permite garantir que as faturas sejam trocadas :
- com registro de data e hora, para que possam ser usadas para fins legais e rastreadas em detalhes;
- validadas por sua assinatura eletrônica certificada
- arquivadas de acordo com a norma NF Z42-013, que estabelece requisitos rigorosos em termos de backup (redundância, etc.) e períodos de retenção digital.
Além disso, isso significa que você já está preparado para atender aos requisitos de faturamento eletrônico para contratos públicos.
Obter a concordância de seus parceiros de negócios
Não se esqueça de que a decisão de desmaterializar seus fluxos de faturas de acordo com as exigências fiscais não pode ser tomada sozinho!
Em todas as etapas, o procedimento requer a concordância e o envolvimento de seu parceiro comercial (cliente ou fornecedor) para que funcione perfeitamente.
A escolha, a instalação e o uso do gateway eletrônico necessário entre suas duas empresas devem, portanto, ser o resultado de um desejo compartilhado e, para obter o máximo de sucesso, fazer parte de uma parceria vantajosa para ambas as partes.
Nesse contexto, a ajuda de um prestador de serviços especializado em arquivamento eletrônico em conformidade com os impostos é altamente recomendada se você não tiver certeza sobre qual protocolo de transmissão compartilhar ou se tiver que lidar com problemas de interoperabilidade entre seus sistemas.
Como escolher o software de arquivamento eletrônico em conformidade com os impostos?
A seleção da sua ferramenta dedicada de faturamento eletrônico em conformidade com os impostos deve ser baseada em critérios técnicos e operacionais, para tornar o gerenciamento de documentos realmente simples, mais seguro, mais rápido e menos oneroso.
Quais critérios você deve levar em conta?
- A conformidade regulamentar do aplicativo planejado. Por exemplo:
- aprovação dupla do Ministério da Economia e Finanças da França e da GS1,
- Assinatura eletrônica de nível RGS2,
- e certificação ISO das instalações de TI,
são fatores muito tranquilizadores.
- Segurança e adaptabilidade ao seu ambiente de trabalho: esses são parâmetros essenciais a serem considerados na escolha de uma ferramenta de processamento de faturas eletrônicas.
- Qualidade dos serviços de arquivamento: dê preferência a soluções capazes de fornecer acesso a seus backups por pelo menos 10 anos.
Em termos operacionais, considere se os recursos do software são compatíveis com :
- seus métodos de trabalho (entrada manual ou automação completa do ciclo de faturamento),
- o volume de seus negócios, a fim de controlar o investimento e o tempo necessário para a implantação,
- a possível complexidade de suas relações com clientes ou fornecedores (envio de faturas internacionalmente, por exemplo).
PDF ou EDI?
Como vimos anteriormente, ambos os métodos são aceitos pelas autoridades fiscais. E cada um tem suas vantagens:
- PDF: o formato PDF é mais fácil de implementar, mesmo quando incorpora uma assinatura eletrônica certificada. Assim, os documentos podem ser simplesmente enviados por e-mail.
- EDI: embora essa opção seja mais complexa de configurar (tanto o remetente quanto o destinatário devem usar o Electronic Data Interchange), ela é particularmente adequada para organizações que lidam com um grande número de faturas. Além disso, alguns clientes só querem receber seus documentos dessa forma: como o EDI já está operacional em sua empresa, eles preferem receber faturas de seus fornecedores em um único formato para simplificar o processamento.
☝️ Alguns clientes só podem receber suas faturas desmaterializadas em formato PDF, pois não estão equipados para usar o EDI. Outros, por outro lado, desejam usar apenas o Electronic Data Interchange. Portanto, recomendamos que você opte por uma solução sem papel em conformidade com os impostos que combine os dois processos.
Exemplos de software para arquivamento eletrônico em conformidade com os impostos
A solução colaborativa, um ativo essencial para a produção de suas notas fiscais eletrônicas
Criado pela Generix Group, o Generix Invoice Services lhe oferece o benefício da experiência técnica e jurídica de um dos líderes europeus em desmaterialização de documentos.
Vantagens do Generix Invoice Services :
- compatibilidade com todos os arquivos assinados, trilhas de auditoria ou canais EDI,
- facilidade de implementação, independentemente do tamanho da empresa,
- funções de gerenciamento e monitoramento colaborativos para melhorar a qualidade e a rastreabilidade dos dados trocados,
- suporte a mais de 30 protocolos de transferência em 20 países para garantir a máxima interoperabilidade,
- gerenciamento mais fácil de atualizações e manutenção com sua distribuição no modo SaaS (serviço sob demanda).
Software de assinatura eletrônica para garantir a conformidade de suas faturas eletrônicas
A DocuSign é uma das principais empresas de assinaturas eletrônicas.
Ela oferece uma variedade de pacotes para atender a todos os tipos de necessidades de faturamento eletrônico em conformidade com os impostos, independentemente do tamanho da empresa.
Vantagens da DocuSign :
- Simplificação dos processos de assinatura eletrônica, com foco na experiência do usuário,
- Alta conformidade com os padrões de segurança, graças, em particular, à sua conformidade com os regulamentos eIDAS,
- desempenho da ferramenta, com um alto nível de disponibilidade,
- gerenciamento de assinaturas eletrônicas de todos os tipos de dispositivos (tablet, smartphone e computador) e ambientes (iOS, Android, Windows),
- mais de 350 integrações e APIs disponíveis (Salesforce, Oracle, etc.),
- painéis de controle para monitorar o status de suas faturas em um relance.
Conformidade e eficiência em seus processos sem papel em conformidade com os impostos!
O faturamento eletrônico em conformidade com os impostos oferece novas oportunidades para digitalizar os fluxos de fornecimento e vendas da sua empresa.
Reconhecidos pelo Código Geral de Impostos da França e por várias diretivas europeias, seus procedimentos oferecem gerenciamento totalmente eletrônico de suas faturas de IVA, desde a impressão até o arquivamento legal.
Para preservar a integridade desses processos e maximizar sua eficiência, é essencial usar um aplicativo de software B2B dedicado.