Quais são os diferentes tipos de fatura? Saiba como diferenciá-los
Quais são os diferentes tipos de fatura?
Para aqueles que desejam emitir faturas para seus clientes, descubra os diferentes tipos de faturas e seus recursos específicos, para que você saiba quando usá-las.
Seja uma fatura antecipada, uma fatura de nota de crédito, uma fatura obrigatória ou uma fatura proforma, este artigo, escrito em conjunto com Charlène Serayet, diretora administrativa da Dasmind e especialista em gestão administrativa, apresenta uma visão geral dos diferentes tipos de fatura existentes. Ele também inclui um exemplo de fatura para download, para que você possa fazer ainda melhor do que os profissionais!
Definição de uma fatura
O que é uma fatura de cliente ou fornecedor? Em poucas palavras, é um documento contábil e comercial vinculado a uma ação comercial, listando os serviços e as mercadorias vendidas.
Os diferentes tipos de fatura
Faturas de adiantamento
Uma fatura de adiantamento é usada quando parte do valor final é paga antes da entrega de um bem ou da prestação de um serviço.
Esse pagamento antecipado deve constar na fatura final quando ela for emitida.
A fatura de crédito
A fatura de nota de crédito é usada para cancelar ou corrigir uma fatura que já tenha sido emitida.
O documento é usado para reconhecer o débito devido a um cliente e para corrigir os valores registrados nas contas da empresa.
A fatura obrigatória
A fatura obrigatória é simplesmente o documento que certifica o crédito do vendedor sobre o comprador após uma transação de vendas, ou seja, o valor que o comprador deve ao vendedor.
Faturamento provisório
Trata-se de uma fatura provisória ou antecipada enviada ao cliente várias vezes ao ano para distribuir o pagamento do consumo anual ou de uma grande quantia.
Fatura de ajuste
Uma fatura de ajuste geralmente é emitida quando é feita uma leitura do medidor ou quando o consumo excede as provisões para cobranças.
Fatura de fechamento
A fatura final põe fim a um período de consumo e encerra um contrato entre um prestador de serviços ou fornecedor e um cliente.
Fatura pro forma
Uma fatura pro forma é uma estimativa provisória na forma de uma fatura. Ela é usada para dar uma indicação de preços e termos e condições gerais de venda. Essa "fatura provisória" é um documento enviado para fins informativos, mas não tem valor legal ou contábil.
A fatura real
Esse é o documento definitivo emitido após a prestação do serviço ou a entrega dos bens.
Qual é a aparência de uma fatura?
Quais informações são necessárias em uma fatura?
As faturas são mais do que simples documentos: elas também têm valor legal.
Para ter status oficial, ela deve atender a determinados requisitos. Ela deve incluir a palavra "fatura" para ser identificada como tal e um determinado número de referências legais obrigatórias.
Uma palavra do especialista
É importante observar que a fatura é um documento oficial com força legal. Portanto, ela deve incluir um certo número de detalhes obrigatórios, como
- a data de emissão
- o número da fatura
- o nome e o endereço do cliente
- o nome e o endereço do vendedor,
- a descrição dos produtos ou serviços vendidos
- o preço unitário e a quantidade,
- o valor total da fatura,
- a taxa de IVA,
- as condições de pagamento.
Erros de gerenciamento de faturas a serem evitados
Para evitar erros financeiros e o risco de não conformidade, é essencial gerenciar suas faturas adequadamente. Aqui estão algumas falhas que devem ser evitadas nesse gerenciamento crucial:
- Esquecer de verificar a precisão das informações da fatura, como valores, datas, números de IVA, etc;
- Negligenciar a validação das faturas com os fornecedores para garantir que elas sejam autênticas e estejam em conformidade com as normas vigentes; e
- Não cumprir prazos de pagamento ou datas de vencimento de faturas, o que pode resultar em taxas de atraso ou disputas; e
- Usar métodos inseguros de armazenamento e arquivamento de faturas, o que pode resultar na perda de documentos importantes ou em problemas de conformidade; e
- Não reter cópias de faturas pelo período legalmente exigido, o que pode causar problemas em caso de auditoria fiscal ou disputas subsequentes.
Exemplo de uma fatura padrão
Gostaria de usar um documento pronto para uso? Você pode fazer o download de dois modelos de fatura, um com IVA e outro sem, gratuitamente:
Faturamento em total conformidade
Desde 1º de janeiro de 2018, as empresas registradas no IVA são obrigadas por lei a usar um software à prova de fraude para processar suas faturas. Aqui está uma seleção de ferramentas para tornar o faturamento simples e em conformidade:
- ClicFacture: a ferramenta de faturamento on-line para autônomos, artesãos e empresários autônomos.
- Henrri: software de faturamento gratuito para empresas muito pequenas.
- EBP Gestion Commerciale: a ferramenta que automatiza a produção de faturas personalizadas de acordo com a imagem de sua VSE ou SME.
- Factomos: a solução de faturamento eletrônico para PMEs.
- QuickBooks Invoicing: o principal software de cotação e faturamento para pequenas empresas.
- Sage 50 Compta & Facturation: a solução completa de gerenciamento de vendas e contabilidade para VSEs e PMEs, cuja experiência é reconhecida há mais de 30 anos.
- Sellsy Facturation & Gestion: o software francês de faturamento para VSEs e PMEs, que é abrangente e muito fácil de usar.
Essas ferramentas incluem a criação de diferentes tipos de faturas e podem ser usadas para gerenciar adiantamentos, compras, notas de crédito e cotações, entre outras coisas.
Essas ferramentas incluem
- criação de diferentes tipos de faturas
- gerenciamento de adiantamentos, notas de crédito e orçamentos.
Não hesite em se equipar com uma solução de software que lhe permita criar cada tipo de fatura de acordo com seus requisitos específicos e cumprir suas obrigações de faturamento diariamente.
Artigo traduzido do francês