Como posso criar uma fatura de forma fácil e correta?
Como faço para emitir uma fatura? Não é fácil encontrar uma resposta clara e abrangente quando se está apenas começando e é novo no gerenciamento de negócios. Quais informações devem ser incluídas ? Como você administra o IVA ? Como preparar as contas para o seu contador com tranquilidade?
Este artigo informa tudo o que você precisa saber para elaborar uma fatura no formato correto e em conformidade com a lei.
No programa: práticas recomendadas, modelo de fatura em Excel e seleção de software. Depois disso, você não precisará mais se preocupar com o faturamento - poderá se concentrar em sua empresa e em seus clientes!
1 - Escolhendo o tipo certo de fatura
A fatura é um documento comercial emitido em duas vias, que deve ser entregue ao cliente e guardado pelo fornecedor do produto ou serviço.
Há vários tipos de fatura. Cada tipo de fatura é usado para uma finalidade específica:
- a fatura de nota de crédito, emitida para corrigir uma fatura incorreta, cancelar uma fatura se a venda não for efetuada ou para conceder um desconto,
- a fatura de depósito, emitida quando o cliente paga parte do valor a ser pago antecipadamente,
- a fatura de saldo, emitida após o pagamento de um depósito, para pagamento final,
- a fatura recorrente, para assinaturas, por exemplo,
- faturas de progresso ou faturas de status, comuns no setor de construção e obras públicas, que correspondem a faturas intermediárias emitidas à medida que o trabalho avança em um local,
- a fatura pro forma, que não é realmente uma fatura, mas sim uma estimativa que assume a forma de uma fatura; ela não tem valor legal,
- a fatura de ajuste, emitida quando as provisões para encargos são menores do que o consumo real,
- a fatura final, emitida no final de um contrato.
Como elaborar uma fatura de empresário autônomo ? O status de empresário autônomo ou microempresário exige uma gestão simplificada do IVA. Você pode encontrar o método, os conselhos e as ferramentas de que precisa em nosso artigo sobre faturamento para empreiteiros autônomos.
2 - Respeitar os prazos de faturamento
O momento de emitir uma fatura ocorre após a conclusão da venda ou da prestação do serviço.
- Para uma venda de mercadorias : a fatura é emitida quando o comprador e o vendedor concordam em conjunto com um pedido.
NB. Em alguns casos, a fatura é emitida no momento da entrega das mercadorias, que pode ser diferente da data da venda. - Para serviços : a fatura é emitida quando o serviço é realizado.
Para serviços mais longos, é possível emitir faturas de progresso para escalonar os pagamentos e, portanto, não esperar até que o serviço seja concluído para fazer a fatura.
3 - Preencha as informações obrigatórias
Além da referência da fatura no cabeçalho, aqui estão todos os detalhes obrigatórios a serem incluídos:
- A identidade do vendedor
- o nome da empresa ou o nome do vendedor,
- o endereço
- Número do SIRET e local de registro,
- Número de identificação do IVA, se a fatura for superior a €150,
- status legal,
- o valor do capital social, se aplicável.
- A identidade do comprador
- O nome da empresa ou o nome do vendedor,
- o endereço,
- Referência da fatura
- o número - deve ser exclusivo, e os números devem ser seguidos uns pelos outros,
- a data da fatura.
- A lista de mercadorias ou serviços faturados
- sua descrição
- o valor unitário
- a quantidade
- a data de entrega ou a data em que o serviço foi concluído.
- O valor da fatura
- o valor total, excluindo o IVA, dos bens ou serviços faturados,
- a taxa de IVA aplicável,
- o valor total incluindo o IVA,
- se o IVA é ou não cobrado,
- quaisquer aumentos de preços ou descontos.
- Condições de pagamento
- a data de vencimento do pagamento,
- penalidades aplicáveis em caso de atraso no pagamento
- termos de desconto no caso de pagamento antecipado - caso contrário, indicar Desconto por pagamento antecipado: nenhum.
4 - Obrigações de retenção de faturas
As empresas são obrigadas a manter todos os documentos emitidos e recebidos.
As faturas, sejam de clientes ou fornecedores, devem ser mantidas por 10 anos a partir do final do ano fiscal (artigo L123-22 do Código Comercial Francês).
É claro que as empresas podem manter e arquivar as faturas por mais tempo, se desejarem. Isso se aplica tanto às faturas em papel quanto às eletrônicas.
5 - Crie sua fatura usando um modelo do Excel
Diga adeus às faturas em papel que você corre o risco de riscar, ter que começar de novo ou até mesmo perder!
A maneira mais fácil é usar um modelo do Excel que você pode personalizar para se adequar à sua empresa. As fórmulas predefinidas automatizam os cálculos.
Como faço para criar uma fatura no Excel? O Appvizer permite que você baixe um modelo gratuito de fatura do Excel :
6 - Ou (finalmente) mude para o faturamento eletrônico
Além de simplificar seu faturamento e garantir sua conformidade, a desmaterialização das faturas diz respeito gradualmente a todas as empresas desde a Lei de Finanças de 2020. O objetivo é combater a fraude do IVA.
Quer você seja um empresário autônomo ou uma PME, o faturamento eletrônico irá :
- economizar seu tempo
- garantir que você emita faturas em conformidade.
Tudo isso sem precisar se preocupar com fórmulas, como faria no Excel.
Como é possível criar uma fatura on-line com facilidade?
Usando um software de faturamento dedicado. Suas vantagens incluem
- modelos de faturas prontos para uso,
- automação de tarefas
- envio fácil de faturas em vários formatos (e-mail, PDF, etc.),
- menos erros (erros de digitação, cálculos de IVA, etc.),
- a garantia de emissão de faturas em conformidade,
- gerenciamento mais fácil de lembretes e faturamento recorrente,
- rastreamento de pagamentos recebidos,
- trocas simplificadas com seu contador, se necessário.
É bom saber: assinar eletronicamente suas faturas on-line garante a integridade e autentica a origem delas. Para isso, obtenha um software de assinatura eletrônica aprovado, como o Universign, para apor sua assinatura em uma fatura eletrônica e, com apenas alguns cliques, dar a ela valor legal graças ao certificado eletrônico.
Como você escolhe seu software de faturamento?
Um software de faturamento on-line de baixo custo, ou mesmo um software gratuito como o Henrri, pode simplificar drasticamente seu faturamento.
Para ajudá-lo, aqui está uma seleção:
- O INFast é uma solução francesa voltada para pequenas empresas. Sua crença é que o gerenciamento de cotações e faturas não deve mais ser uma tarefa árdua, mas deve ser rápido e fácil :
- criar, personalizar e enviar cotações e faturas em conformidade,
- suporte para profissionais: conselhos, práticas recomendadas e suporte 7/7,
- uma interface fácil de usar, sem nada supérfluo, apenas o essencial,
- um modo off-line para que você possa trabalhar em qualquer lugar, mesmo sem acesso à Internet.
- O IPaidThat é um assistente para coletar e inserir automaticamente suas faturas. Ele é particularmente popular entre as empresas iniciantes e muito pequenas :
- modelos de faturas personalizáveis
- lembretes automáticos no caso de faturas não pagas,
- análise financeira de sua empresa usando painéis de controle,
- comunicação simplificada com seu contador registrado.
- O Kafinea é um pacote de software de contabilidade on-line desenvolvido para PMEs e VSEs. Ele oferece uma solução simples e eficaz para gerenciar as finanças de sua empresa, com :
- a criação de faturas personalizáveis com base em seus serviços e em seu setor,
- faturamento automatizado para serviços regulares,
- faturamento com base no andamento do trabalho, levando em conta as faturas já emitidas para o mesmo projeto.
- O Quickbooks Invoicing é popular entre empreiteiros e freelancers devido ao seu preço atraente:
- faturas personalizadas e em conformidade que refletem sua imagem,
- enviadas a seus clientes com apenas alguns cliques,
- ideal para empresas de serviços,
- conexão entre o Quickbooks e sua conta bancária.
- O Sage 50 Compta et Facturation é uma ferramenta on-line de gerenciamento de contabilidade, vendas e faturamento para empresas muito pequenas e comerciantes. Seus recursos incluem
- criação de orçamentos e todos os tipos de faturas,
- conversão automática de orçamentos em faturas e de faturas em lançamentos contábeis,
- pagamento simplificado graças ao pagamento on-line,
- sem esquecer os lembretes automáticos e o gerenciamento do IVA.
- O Sellsy Facturation & Gestion é um pacote de software de faturamento francês altamente intuitivo, desenvolvido para VSEs e PMEs. Essas empresas o apreciam especialmente por :
- conversão de cotações em faturas com apenas um clique,
- a automação de faturas recorrentes
- lembretes automáticos para faturas não pagas,
- a integração de assinaturas eletrônicas e pagamento on-line,
- suas funções pré-contábeis (conexão com contas bancárias, plano de contas, relatórios, etc.).
- A Zervantfacilitaa produção e o envio de faturas eletrônicas em conformidade para empreendedores e empresas muito pequenas . Seus pontos fortes incluem
-
- criar uma fatura em menos de um minuto,
- As faturas podem ser enviadas por e-mail, PDF ou correio,
- lembretes automáticos para faturas não pagas,
- rastreamento de transações e geração de relatórios pré-contábeis.
O faturamento se torna uma formalidade
Apostamos que, ao final deste artigo, sua pergunta não será mais "Como faço para emitir uma fatura?", mas sim "Como vou usar o tempo que economizei ao automatizar meu faturamento?".
O software de faturamento não apenas economiza seu tempo , facilitando o processamento de suas faturas. Ele também permite que você prepare melhor as contas para o seu contador.
Você vai se arriscar e optar por uma ferramenta on-line?
Artigo traduzido do francês