Chega de erros de pagamento: descubra o poder da correspondência de 3 vias!
O processamento de faturas de fornecedores é um verdadeiro desafio para as empresas. O gerenciamento eficiente do fluxo de caixa é essencial para evitar erros de pagamento, fraudes e documentos fora de conformidade.
Para conseguir isso, muitas empresas estão recorrendo ao método de correspondência de 3 vias.
Mas o que é exatamente esse método e por que ele é tão popular? Descubra tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
O que é a correspondência de 3 vias?
Também conhecida como "correspondência de 3 vias " ou "correspondência de 3 fatores ", a correspondência de 3 vias define um método de verificação contábil que consiste na comparação de 3 documentos:
- o pedido de compra;
- a entrada de mercadorias ;
- a fatura do fornecedor.
O objetivo? Garantir a precisão de uma fatura antes que ela seja paga. Esse processo pode ser manual ou automatizado.
3 vias = 3 documentos no fluxo de trabalho de validação da fatura do fornecedor
Como o próprio nome sugere, a correspondência de 3 vias baseia-se nos 3 documentos envolvidos no processo de processamento e validação de faturas:
- O pedido de compra: o departamento de compras da empresa cria um pedido com seu fornecedor. Uma cópia do documento é salva internamente.
- Nota de recebimento: a empresa recebe o pedido e registra os produtos recebidos e as informações sobre a nota de despacho na ferramenta de gerenciamento.
- A fatura do fornecedor: o departamento de contabilidade verifica se a fatura do fornecedor corresponde ao pedido de compra e à nota de entrega.
Como funciona o processo de correspondência de 3 vias?
O método de correspondência em três vias geralmente é implementado quando uma fatura é recebida de um fornecedor ou prestador de serviços.
Ele envolve a verificação de que todas as informações são consistentes entre os documentos.
Os pontos de controle a serem definidos
Geralmente, vários pontos são selecionados para verificação (quantidade, preço, descrição do produto etc.), para que possam ser comparados no nível do pedido de compra, da nota de entrega e da fatura.
Os critérios de verificação de dados variam consideravelmente de empresa para empresa, mas, na maioria das vezes, incluem as seguintes informações obrigatórias
- o número da fatura;
- detalhes do fornecedor e do cliente
- a descrição do produto ou serviço
- preço unitário
- a taxa de IVA.
Eles também incluem a quantidade (comparação entre a quantidade pedida, entregue e faturada) ou o número de horas no caso de um serviço.
O resultado do processo
O método de verificação de correspondência de 3 vias leva a dois resultados: a aprovação da fatura ou a comunicação de uma anomalia ou falha.
- Se os pontos de controle nos três documentos coincidirem, a fatura é declarada em conformidade e o pagamento é autorizado.
- Se for encontrada uma discrepância, o pagamento será suspenso. O erro deve ser retificado ou a anomalia resolvida antes que o documento seja reaprovado e o pagamento efetuado. A fatura pode ser enviada de volta ao fornecedor, que fará as alterações necessárias.
Quais são as vantagens da correspondência de 3 vias no gerenciamento de faturas?
O processamento, a verificação e a validação de faturas de fornecedores são etapas cruciais para qualquer empresa.
A adoção do processo de correspondência em três vias reforça os controles e a confiabilidade do circuito de aprovação. Graças ao processo de reconciliação de três fatores, você evita o risco de erros (erros de digitação, vírgulas deslocadas, omissão de informações obrigatórias, destinatário errado etc.), que podem ter várias consequências
- na validade legal do documento;
- na saúde financeira da empresa (se a vírgula estiver deslocada, se houver um zero a mais, etc.);
- no relacionamento com o fornecedor.
O uso da reconciliação de três fatores simplifica o processo de validação da fatura e ajuda a cumprir as condições de pagamento. Também limita o risco de faturas não conformes ou fraudulentas, bem como de pagamentos duplicados ou maiores do que o esperado. Graças a essa verificação, você paga o valor exato do que pediu e recebeu.
☝️ Entretanto, o valor e a relevância da correspondência de 3 vias significam que o método deve ser aplicado com muito rigor!
Quais são os limites do processo manual de correspondência de 3 vias?
Se for realizada manualmente, a correspondência de 3 vias, como qualquer circuito de aprovação de faturas, representa um conjunto de tarefas complexas e demoradas, com pouco valor agregado, e muitas vezes é uma fonte de erros.
Normalmente, as empresas recebem faturas em papel ou por e-mail antes do recebimento das mercadorias, o que atrasa o processamento e a validação dos documentos, já que a correspondência de três fatores precisa esperar até a entrega.
Além disso, em um processo manual, muitas vezes é necessário inserir as informações da fatura para encontrar o pedido e as notas fiscais, uma operação demorada quando repetida e também propensa a erros.
E se uma das etapas anteriores (pedido de compra ou recebimento de mercadorias) não tiver sido executada corretamente, todo o processo poderá ser cancelado.E se um dos estágios anteriores (pedido de compra ou recebimento de mercadorias) não tiver sido realizado corretamente, todo o processo pode ser cancelado. E corretamente, todo o processo de reconciliação e validação, bem como o pagamento do fornecedor, é afetado e atrasado!
Felizmente, agora é possível automatizar esse processo de reconciliação e aprovação de três fatores usando um software especializado.
Por que desmaterializar seu processo de correspondência em três vias?
A desmaterialização e a automação do processo de correspondência de faturas oferecem várias vantagens.
Redução do tempo e dos custos de processamento
O processamento eletrônico ajuda a otimizar o gerenciamento de documentos (pedidos de compra, recebimentos de mercadorias, etc.) e a aprovação de faturas. Ele também reduz o tempo e os custos envolvidos nos processos de entrada de dados, verificação, validação, pagamento, etc.
Ter um sistema de desmaterialização de documentos promete ainda mais benefícios. Ao usar esse tipo de software, você padroniza e unifica seus documentos (pedidos de compra, recibos de entrega, faturas etc.), acelerando o procedimento de correspondência de três vias.
Ferramentas de processamento abrangentes, confiáveis e fáceis de usar
As soluções de software de desmaterialização e processamento de faturas geralmente são simples de implementar, configurar e usar. Elas são configuradas de acordo com os requisitos e as regras de reconciliação definidos pela empresa.
Além disso, essas ferramentas, que incorporam o método de correspondência de três vias, são capazes de identificar imediatamente discrepâncias e erros entre os três documentos. Elas sinalizam a anomalia para resolução rápida e pagamento em tempo hábil.
🛠️ Exemplo de software:
A solução de faturamento eletrônico Compleo Invoice Platform, destinada a PMEs, ETIs e grandes grupos, aproveita todo o potencial da inteligência artificial para simplificar a desmaterialização das faturas de fornecedores. Resultado: economize tempo em sua correspondência de 3 vias e em todas as suas operações em geral. Além disso, você pode configurar fluxos de trabalho para acelerar seus processos de validação.
Algumas boas práticas a serem observadas
Para garantir que a solução de software cumpra plenamente sua função, ela precisa ser selecionada de acordo com sua empresa e seus requisitos.
Há muitas ferramentas disponíveis no mercado, desde as mais simples até as mais sofisticadas. Reserve um tempo para examinar os recursos e serviços oferecidos e compare vários pacotes de software para encontrar aquele que realmente atenda às suas necessidades.
Por exemplo, uma grande empresa que lida com vários fornecedores e gerencia um grande número de faturas certamente recorrerá a um pacote de software abrangente e ágil, capaz de examinar documentos rapidamente. Esse não é necessariamente o caso de uma PME, cuja prioridade é otimizar seu gerenciamento financeiro.
Além disso, é fundamental treinar a equipe para usar adequadamente o software escolhido, de modo que o processo de verificação, mesmo que seja automatizado, permaneça eficiente e confiável. Afinal de contas, tudo começa e se origina de três documentos: o pedido de compra, a entrada de mercadorias e a fatura. Se um deles estiver desatualizado, toda a operação estará fora de controle.
Comparação em três vias: o que eu ganho com isso?
A correspondência em três vias é um processo de verificação contábil relevante que ajuda as empresas a evitar erros de pagamento e fraudes e a gerenciar melhor seu fluxo de caixa.
Ele se baseia em três documentos essenciais para o processamento de faturas (o pedido de compra, a nota de entrega e a fatura) e envolve vários pontos de controle (preço, quantidade, número do pedido etc.).
Realizado manualmente, esse processo pode ser tedioso e demorado. Ele também pode estar sujeito a erros. Para garantir eficiência e confiabilidade, recomendamos que você opte por uma solução sem papel capaz de automatizar a operação.
Artigo traduzido do francês