Auditoria de suas contas: o que esperar e como se preparar
A ideia de uma auditoria contábil faz você suar frio? Você é diretor ou gerente de uma empresa que recebeu um aviso de auditoria contábil e gostaria de saber o que esperar?
Não entre em pânico, explicaremos do que se trata para que você possa entender como o procedimento funciona.
O que é uma auditoria fiscal? Definição e objetivos
Auditoria: definição
Em poucas palavras, uma auditoria fiscal é um exame de todos os documentos contábeis e evidências de apoio relacionados às atividades de sua empresa no(s) ano(s) selecionado(s).
Local da auditoria:
É realizada pelas autoridades fiscais diretamente nas instalações da empresa.
Objetivos
O objetivo desse procedimento é garantir que a situação contábil real de uma empresa seja consistente com as informações declaradas, comparando vários elementos. Mais especificamente, ele verifica
- se foram mantidos registros contábeis completos ou simplificados, de acordo com as obrigações da empresa;
- a precisão dos registros feitos, com base em documentos de apoio, dados físicos da empresa e outras informações,
- se as declarações fiscais correspondem aos dados da contabilidade.
A verificação permite que o imposto seja ajustado para cima ou para baixo quando necessário. Isso é chamado de ajuste ou abatimento, respectivamente.
O que é uma auditoria fiscal ampliada?
Auditoria fiscal ampliada significa continuar o procedimento de exame de uma empresa com a situação fiscal pessoal do diretor ou gerente da empresa, ao mesmo tempo ou posteriormente.
Quais empresas são afetadas?
Todas as empresas que são obrigadas a manter documentos contábeis e devem ser capazes de apresentá-los são afetadas pela auditoria contábil.
De acordo com a definição do Bofip (Bulletin officiel des finances publiques) de uma auditoria contábil, esse procedimento :
"(...) é examinar, no local, as contas de uma empresa individual, uma empresa ou uma pessoa de direito público que esteja sujeita ao imposto sobre as sociedades (...) ou ao IVA (...)".
Bofip-impots.gouv.fr
Duração da auditoria
No caso de pequenas empresas, a auditoria contábil não pode durar mais de 3 meses. Isso se aplica a empresas cujo faturamento seja inferior ao limite do regime tributário simplificado, ou seja, :
- 818.000 euros para atividades de compra/venda,
- 247.000 euros para serviços.
O procedimento pode ser estendido por até 6 meses se forem detectadas irregularidades contábeis graves.
Como funciona uma auditoria contábil? 12 etapas
Antes da auditoria
1. preparação de documentos (livros contábeis, faturas, extratos bancários, contratos etc.) antes da auditoria: a pessoa responsável pelo procedimento procura reunir o máximo possível de informações sobre a empresa.
2. Recebimento do aviso de auditoria de contas, geralmente 15 dias antes da data. O aviso deve especificar :
- quais anos serão auditados
- se a empresa pode ser assistida por um consultor.
Durante a auditoria
3. Realização da auditoria contábil :
- inspeção dos documentos contábeis, tanto em termos de forma quanto de conteúdo,
- análise de documentos legais
- exame dos processos contábeis,
- fazer observações relevantes.
4. Visita às instalações da empresa.
5. Reunião resumida entre o diretor de auditoria, o representante da empresa e o advogado da empresa, se houver. Essas discussões oferecem uma oportunidade para a apresentação de argumentos, e os aumentos propostos podem ser retirados.
Ao final do procedimento
6. O auditor elabora um relatório e o envia a seus superiores. O documento contém os erros e anomalias identificados e as correções propostas notificadas à empresa.
7. Conclusão e recebimento pela empresa da notificação final:
- ou um aviso de não ajuste, quando nenhum procedimento de ajuste estiver previsto,
- ou uma proposta de reavaliação com base nas observações do auditor.
Ao final da auditoria
8. A empresa responde em até 30 dias após o recebimento da carta. No caso de um ajuste, a empresa pode apresentar suas observações e contestar os ajustes propostos. Se nenhuma resposta for recebida, a aceitação é tácita.
9. Segunda resposta fundamentada das autoridades fiscais: com base nas observações da empresa, as autoridades fiscais decidem se as aceitam ou rejeitam; elas então enviam uma nova carta propondo um ajuste.
10. Possibilidade de encaminhar o caso à comissão departamental ou nacional para revisão, caso a empresa conteste o procedimento de ajuste proposto.
11. Cobrança do imposto adicional: apesar de quaisquer objeções, a empresa é obrigada a pagar as quantias solicitadas.
12. Recurso ao tribunal administrativo, se a disputa continuar sem solução entre a administração e a empresa.
Quais são as consequências da não apresentação de documentos?
Se a empresa não puder apresentar os documentos necessários para a auditoria, o auditor elaborará um relatório sobre a não apresentação das contas.
Um procedimento de ajuste contraditório poderá ser aplicado.
No caso de rejeição das contas, ou seja, quando as contas forem consideradas inconclusivas, poderá ser iniciado um procedimento de avaliação ex officio . O próprio auditor estimará o volume de negócios.
Coloque todas as probabilidades a seu favor
Para evitar surpresas desagradáveis, aqui estão algumas dicas finais:
- Prepare-se cuidadosamente para a primeira visita do agente: com a ajuda de seu contador, reúna todos os documentos contábeis e de apoio que serão apresentados ao auditor, o que demonstrará sua disposição de seguir as regras.
- Certifique-se de ter as ferramentas certas para manter e monitorar suas contas, especialmente se você faz sua própria contabilidade.
O uso de software de contabilidade garante que você gerencie suas contas de forma rigorosa e correta durante todo o ano fiscal e que cumpra suas obrigações contábeis. Por exemplo, compare :
- Compta.com: muito abrangente, com recursos de contabilidade certificados,
- Itool Accounting: adequado para uma variedade de empresas, para VSEs e PMEs,
- Sage 100c Accounting: uma aposta segura para PMEs,
- Zefyr: focado em contabilidade e gerenciamento, com recursos avançados.
- Mantenha uma atitude profissional o tempo todo e evite demonstrar comportamento hostil ou desconfiado com relação ao inspetor. Isso pode ser considerado como resistência a uma auditoria fiscal e resultar em uma penalidade de 100% das reavaliações.
- Facilite o acompanhamento por parte do inspetor. Combine o cronograma de visitas com o auditor e coopere da melhor forma possível para garantir que o procedimento de auditoria não se prolongue demais.