Como você gerencia o fluxo de caixa da sua associação?
Gerenciar adequadamente o fluxo de caixa da sua associação é fundamental para garantir que a organização funcione sem problemas e de forma transparente, e que seja sustentável no longo prazo.
Se você é responsável por fazer a contabilidade da sua associação, como faz isso? E como gerenciar o fluxo de caixa da associação?
Neste artigo, você encontrará os fundamentos de uma boa gestão de associação, conselhos sobre contabilidade e gestão de caixa e uma seleção de ferramentas especialmente desenvolvidas para associações.
Que tipo de sistema contábil uma associação deve usar?
Contabilidade de fluxo de caixa
A contabilidade de caixa (ou contabilidade de recebimentos de caixa), com seus procedimentos simplificados, é voltada para as menores estruturas do setor voluntário.
Na prática:
- Você mantém um registro cronológico dos recebimentos e desembolsos;
- Você mantém uma tabela de "receitas e despesas" na qual insere seus extratos bancários e documentos de apoio (recibos de caixa, canhotos de talão de cheques etc.). Todas as transações são registradas com base na conta bancária;
- A cada mês, você calcula o saldo entre receitas e despesas. O resultado fornece uma descrição da posição financeira da associação.
- Monitore regularmente as movimentações de caixa em sua conta bancária para garantir que estejam associadas às faturas.
Contabilidade de compromissos
A contabilidade de compromissos é a forma clássica de contabilidade usada por empresas comerciais. Ela é recomendada para associações de grande porte e obrigatória para aquelas que precisam cumprir as disposições do plano de contas da associação.
Na prática:
- Você registra as contas a receber e a pagar assim que elas surgem;
- Você mantém o controle das receitas e despesas, bem como das contas de clientes e fornecedores;
- Você elabora as contas anuais e está sujeito à auditoria de um auditor;
- O objetivo da sua contabilidade é informar aos membros, parceiros e financiadores sobre o uso do dinheiro pago (taxas de associação e doações).
Obrigações de fluxo de caixa para associações
Embora seja obrigatório que sua associação sem fins lucrativos, de acordo com a Lei de 1901, mantenha contas e gerencie seu fluxo de caixa, não há um formato definido para a apresentação das contas.
Portanto, suas obrigações dependerão da estrutura: a natureza da atividade, o tamanho da associação e as fontes de financiamento em particular.
Como você gerencia a posição de caixa da sua associação?
O fluxo de caixa refere-se ao dinheiro disponível nas contas da associação. Para gerenciá-lo da forma mais eficaz possível e garantir que você tenha capital de giro suficiente, é preciso acompanhar de perto o fluxo de caixa, mês a mês, como fazem as empresas.
Previsão de recebimentos de caixa
Os recebimentos de caixa que você precisa planejar para a sua associação incluem
- taxas de associação
- subsídios
- doações
- receita de vendas ou serviços auxiliares
- empréstimos bancários, etc.
Previsão de desembolsos
As saídas de caixa são essencialmente compostas de :
- custos fixos (aluguel, seguro, água, eletricidade e assinaturas de internet),
- encargos bancários
- salários, contribuições para a seguridade social e contribuições patronais
- impostos, quando aplicável,
- pagamentos a fornecedores
- pagamentos a prestadores de serviços (contadores, etc.),
- reembolso de empréstimos,
- compra de suprimentos,
- despesas relacionadas a eventos da associação,
- despesas com voluntários, etc.
Acompanhamento do seu fluxo de caixa com um plano de fluxo de caixa da associação
Para acompanhar de perto o seu fluxo de caixa, elabore um plano de fluxo de caixa. Esse documento contábil é uma tabela de previsão:
- a ser preenchido com base nos fluxos de caixa dos exercícios financeiros anteriores, com uma margem de cautela;
- a ser monitorado e atualizado de acordo com as tendências reais do fluxo de caixa;
- ajustar com suas novas previsões para antecipar problemas de fluxo de caixa.
☝️ A necessidade de capital de giro de uma associação é geralmente negativa, pois as assinaturas dos associados recebidas no início do ano geralmente cobrem as despesas do ano seguinte.
Se a previsão orçamentária for elaborada corretamente no início do ano fiscal, é menos provável que você tenha de encontrar novas fontes de financiamento para compensar os problemas de fluxo de caixa.
O papel do tesoureiro em uma associação
Uma associação é administrada por voluntários, inclusive um tesoureiro .
Embora não seja obrigatório nomeá-lo, o tesoureiro tem uma função muito importante a desempenhar.
Trabalhando em estreita colaboração com o Presidente, ele é responsável pela boa gestão financeira e pelo uso adequado dos fundos que lhe foram confiados em nome da associação.
Associathèque
Eles podem receber poderes delegados, como o poder de assinar pagamentos e acessar as contas bancárias da associação.
Dependendo do tamanho da organização, suas funções podem incluir
- Determinar as despesas a serem incorridas para o bom andamento das atividades da associação;
- Elaborar o orçamento provisório da associação de acordo com os objetivos e projetos votados;
- administrar e manter a contabilidade da associação, elaborando
- uma declaração de renda,
- um balanço patrimonial, para fechar as contas a cada ano,
- um relatório financeiro, com detalhes das receitas, despesas e mudanças de um exercício financeiro para o outro,
- uma prestação de contas do uso de recursos em caso de pedidos de doações públicas, etc;
- A presentar as contas da associação a todos os membros na Assembleia Geral Anual (AGM), geralmente uma vez por ano;
- cumprir ou supervisionar as obrigações contábeis, previdenciárias e tributárias:
- apresentar declarações dentro do prazo
- pagamento de faturas,
- arquivamento de documentos contábeis,
- gerenciar recebimentos de caixa,
- reconciliações bancárias,
- relacionamento com bancos, fornecedores, departamentos governamentais, contadores registrados, etc.
☝️ Dependendo do tamanho do fluxo de caixa a ser gerenciado, a equipe ou um contador credenciado pode auxiliar o tesoureiro nos casos (frequentes) em que ele não tem habilidades contábeis.
Seja qual for o caso, o tesoureiro é a pessoa responsável pelo controle financeiro da associação.
Simplifique a gestão de caixa com o Excel ou um pacote de software
Excel para monitorar o fluxo de caixa de uma associação
O Excel é o primeiro software que você pode pensar para manter a contabilidade simples de uma associação. Não é um software desenvolvido especificamente para a contabilidade, mas um programa de planilha eletrônica.
Ele pode atender às necessidades básicas de monitoramento de recebimentos e desembolsos de caixa.
Mas para uma contabilidade mais avançada, a ferramenta carece de intuitividade e de uma dimensão colaborativa.
No caso de uma auditoria, o arquivo .xls precisa ser convertido em um arquivo .pdf para que não possa mais ser modificado, pois os documentos contábeis não devem ser alterados.
Faça este teste para encontrar o software de gerenciamento certo para sua associação:
Os benefícios do software dedicado para associações
As organizações sem fins lucrativos também têm direito a ferramentas que facilitam ao máximo o gerenciamento de seu fluxo de caixa! O software de contabilidade on-line para organizações sem fins lucrativos oferece as seguintes vantagens
- elimina a necessidade de entrada manual de dados e reduz o risco de erros;
- economiza muito tempo ao automatizar tarefas como lançamentos contábeis;
- visibilidade em tempo real de sua posição de caixa , graças a dados e painéis constantemente atualizados;
- recursos colaborativos para trabalhar de forma mais eficiente com outros membros da associação;
- versões gratuitas ou de baixo custo adequadas para pequenas organizações ou para aquelas com atividade mínima,
▷ Aqui estão alguns exemplos de ferramentas de gerenciamento abrangentes que incluem contabilidade e outras funções:
- O AssoConnect oferece uma visão geral rápida e simplificada do seu fluxo de caixa e centraliza os lançamentos contábeis. Ele também permite monitorar sua posição de caixa em tempo real por meio da sincronização com seu banco.
- O BAWEB (associação B) inclui a capacidade de produzir contas de lucros e perdas, balanços e previsões orçamentárias. Até cinco pessoas podem trabalhar no gerenciamento de caixa ao mesmo tempo.