Lançamentos contábeis: um conceito contábil fundamental a ser dominado

Para uma empresa, os lançamentos contábeis são as bases sólidas de uma contabilidade confiável que reflete sua situação financeira.

Mas o domínio dos lançamentos contábeis não é inato e é regido por um conjunto de princípios e regras com os quais você precisa estar familiarizado. Quer esteja fazendo uma compra ou uma venda, vamos decifrar juntos o que é um lançamento contábil e como inseri-lo no diário da maneira correta.

Bônus: descubra como reverter um lançamento se cometer um erro e como o arquivo de lançamentos contábeis pode ajudá-lo.

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O que é um lançamento contábil?

Definição

Um lançamento contábil é a entrada de um fluxo no diário contábil que registra todas as transações da empresa, sejam elas de natureza econômica, financeira ou comercial, e que afetam os ganhos ou os ativos.

Os lançamentos contábeis são a base da escrituração contábil. Eles são a base para a produção de demonstrações financeiras e outros documentos contábeis que refletem com precisão a saúde financeira da empresa.

Composição

Um lançamento contábil é composto de diferentes elementos:

• a data do documento de suporte (a fatura),
• a referência do documento
• o texto
• as contas envolvidas
• o valor do débito
• o valor do crédito.

Método de contabilidade

O registro dos lançamentos contábeis é baseado no princípio da escrituração contábil de dupla entrada.

Isso significa que cada lançamento contábil :

• deve incluir pelo menos duas linhas, uma com um valor de crédito e outra com um valor de débito;
• e o débito e o crédito devem estar equilibrados.

Isso permite rastrear a origem de cada transação contábil e reduz o risco de fraude.

Como fazer um lançamento contábil em 6 etapas

Etapa 1: Escolher o diário contábil

Você tem duas opções para registrar seus lançamentos contábeis:

• listá-los em um único diário contábil, que fornecerá um registro cronológico de todas as suas transações, independentemente da natureza delas;
• ou registrá-los em vários diários subsidiários que podem ser usados para agrupar transações de natureza semelhante:
  • diário de compras
  • diário de vendas
  • diário de caixa
  • diário de banco,
  • diário de operações diversas.

Etapa 2: Identificar as contas certas para suas transações

Como você pode ter certeza de que está escolhendo as contas certas para registrar seus lançamentos contábeis? A identificação da classe correta de conta é a primeira etapa.

E para descobrir exatamente as contas certas a serem usadas, consulte a lista completa em nosso artigo sobre o plano de contas geral.

Etapa 3: Faça o lançamento da maneira correta

Depois de identificar as contas certas, como você sabe se deve debitá-las ou creditá-las?

Dependendo do fato de a conta em questão se referir a ativos ou passivos, receitas ou despesas, creditar uma conta não terá o mesmo efeito: um aumento em um caso e uma diminuição no outro. O mesmo se aplica aos débitos.

Para não cometer erros, aqui está uma tabela resumida de como essas contas interagem com as colunas de débito e crédito:

Etapa 4: Faça o lançamento contábil da venda

Depois de identificar os vários valores na fatura que comporão o lançamento contábil:

• debitar a conta de receita (classe 7) pelo valor sem IVA;
• debitar a conta 4457 IVA cobrado pelo valor do IVA;
• creditar o valor incluindo o IVA na conta do cliente;
• registrar a transação bancária quando a fatura tiver sido paga pelo cliente:
  • crédito na conta 411 Customers pelo valor incluindo o IVA ;
  • débito na conta 512 Banco pelo valor incluindo o IVA.

Precisa ver um exemplo concreto de um lançamento contábil de vendas?

Etapa 5: inserir o registro contábil de compras

Depois de identificar os vários valores da fatura que comporão o lançamento contábil:

• crédito na conta 401 Fornecedores com o valor que inclui o IVA ;
• debite a conta 4456 IVA dedutível pelo valor do IVA;
• debitar a conta de despesas de compra (classe 6) pelo valor sem o IVA;
• lançar a transação bancária quando a fatura tiver sido paga:
  • débito na conta 401 Fornecedores pelo valor incluindo o IVA;
  • crédito na conta 512 Banco pelo valor que inclui o IVA.

Precisa ver um exemplo concreto de um lançamento contábil de compra?

Etapa 6: insira o lançamento contábil para alocar o lucro ou a perda

→ Você tem uma perda?

Se sim, transporte a perda para o próximo exercício financeiro registrando os lucros acumulados.

→ Você está tendo lucro?

Em caso afirmativo, você deve alocá-lo :

• para a reserva legal (mínimo de 5% dos lucros),
• para outras reservas opcionais (como a reserva estatutária),
• para dividendos a serem pagos aos acionistas.

Descubra em detalhes como contabilizar a apropriação de lucros seguindo as etapas passo a passo.

Reverter um lançamento contábil em caso de erro

Você cometeu um erro de lançamento contábil? Saiba que não é possível excluir ou modificar um lançamento contábil, mas é possível registrar um novo lançamento para retificar o antigo.

Isso é conhecido como estorno. Você repete a mesma operação, mas na direção oposta, de modo que as duas se equilibram e, portanto, se cancelam.

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O arquivo de registros contábeis: essencial no caso de uma auditoria fiscal

O FEC é um arquivo de computador que lista todos os seus lançamentos contábeis.

Útil e, em alguns casos, obrigatório, ele fornece às autoridades fiscais um banco de dados confiável a partir do qual podem realizar suas verificações, de forma rápida e remota.

Para gerar seu FEC e automatizar o gerenciamento de seus lançamentos contábeis na medida do possível, você precisa de um software de contabilidade.