Contabilidade? Você pode fazer isso! Siga as 10 etapas

Todas as empresas são obrigadas a registrar as transações que afetam seus ativos e atividades.

Cada lançamento contábil é necessário para rastrear o fluxo de atividades, mas também para elaborar um retrato padronizado, confiável e fiel da situação financeira da empresa.

Quer esteja acostumado a fazer isso ou nunca tenha feito antes, se você está aqui, é porque a contabilidade é uma de suas tarefas e você está procurando orientação contábil. Então, como se registram as transações contábeis? Como preencher o diário contábil e como inserir uma fatura?

Siga este guia, co-escrito por Raphael Berguig, contador e auditor estatutário da Nexco!

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Lançamentos contábeis: definição

Um lançamento contábil consiste em registrar na contabilidade todas as transações que entram ou saem da empresa, com um lançamento em um dos diários contábeis.

Todos os lançamentos contábeis, que constituem o registro contábil, são usados como base para calcular o resultado e o balanço patrimonial.

Não há nenhuma exigência legal quanto a quem deve fazer os lançamentos contábeis. Embora não seja necessariamente necessário ter um diploma em contabilidade, ainda assim é útil saber um pouco sobre escrituração contábil.

Entretanto, dependendo do tipo de empresa, essa tarefa geralmente é realizada por :

• o diretor da empresa, no caso de uma empresa muito pequena,
• o contador ou o departamento de contabilidade
• um contador registrado.

Como se registram as transações contábeis?

Etapa 1: Colete documentos de apoio

Por lei, toda compra ou venda deve ser acompanhada de uma fatura. E quando você faz um lançamento em sua contabilidade, precisa ser capaz de justificar cada lançamento com o documento comprobatório correspondente no caso de uma auditoria das autoridades fiscais.

Além das faturas de vendas e compras, há também :

• a fatura de obrigação, que é uma nota de crédito que registra uma dívida do cliente com o fornecedor,
• e a nota de crédito, que é uma nota de crédito que registra uma dívida do fornecedor para com o cliente.

Essas faturas são usadas para retificar possíveis discrepâncias entre a fatura e a realidade, seja no caso de um desconto comercial concedido a posteriori (se a entrega estiver atrasada, por exemplo), seja no caso de uma devolução de mercadorias.

Há, no entanto, algumas exceções, que não o isentam de apresentar qualquer documento que possa ser usado para justificar uma compra ou venda no caso de uma auditoria fiscal: planilha de peso, planilha de saída, nota fiscal, extratos bancários, livro caixa etc.

Uma palavra do especialista

A coleta rigorosa de documentos de apoio é essencial para garantir a transparência e a verificabilidade de cada lançamento contábil. Isso inclui não apenas as faturas de compra e venda, mas também outros documentos, como boletos e extratos bancários, que são essenciais no caso de uma auditoria fiscal.

Raphael Berguig,

Etapa 2: Escolha o diário

Se você optar pelo diário único, também conhecido como diário centralizador, poderá registrar todas as suas transações, independentemente da natureza, no mesmo diário. Portanto, você registrará tudo relacionado a compras, vendas, transações bancárias ou em dinheiro etc. no mesmo diário.

Mas a opção mais comum é usar diferentes diários subsidiários para separar as transações de acordo com seu tipo:

• O diário de vendas, para vendas de mercadorias, produtos acabados e serviços.
• O diário de compras, para compras de mercadorias, matérias-primas e determinados custos indiretos.
• O diário de caixa, para registrar transações comerciais vinculadas à caixa registradora. É essencial para empresas de varejo e vendas ao público em geral.
• O diário bancário, para transações em sua conta bancária. É particularmente útil no final de cada mês para conciliar transações bancárias.
• O diário de transações diversas (OD), para transações não relacionadas a vendas, compras ou fluxo de caixa.

Uma palavra do especialista

A escolha do diário contábil influencia a organização e a eficiência do monitoramento das transações. O uso de diários específicos para diferentes categorias de transações, como vendas ou compras, permite uma melhor segmentação e uma análise mais precisa das atividades financeiras.

Raphael Berguig,

Etapa 3: Insira os elementos do lançamento contábil

Então, em que consiste, de fato, um lançamento contábil? Você precisa inserir as seguintes informações

• a data
• o valor do débito
• o valor do crédito,
• o título da transação
• o número da conta da transação,
• o número do comprovante.

O esquecimento de um desses elementos pode ter um impacto considerável em seus registros contábeis. Para garantir que nada seja esquecido, adquira um software de contabilidade: além de automatizar seus registros contábeis, ele economiza um tempo precioso em sua gestão contábil e administrativa.

• O Indy, por exemplo, é o software de contabilidade de referência para os autônomos . Ultrafácil de usar e totalmente personalizável, ele se sincroniza com seu banco e analisa e classifica automaticamente suas transações nas contas contábeis corretas, garantindo que seus registros contábeis e sua conta de lucros e perdas sejam claros e precisos. Você também pode aproveitar as vantagens das declarações de impostos edas declarações de IVA pré-preenchidas , que são automaticamente carregadas para a AGA ou CGA e para as autoridades fiscais, para um fechamento fiscal com um clique.
  
  
• Também devemos mencionar o Regate,o software de gerenciamento financeiro e contábil de referência para PMEs e contadores credenciados. Projetado como um verdadeiro cockpit financeiro, o Regate permite automatizar o faturamento, recuperar facilmente documentos de apoio e realizar reconciliações bancárias com apenas alguns cliques. 100% integrado ao seu software de produção habitual, o Regate gera automaticamente os lançamentos contábeis corretos.

Uma palavra do especialista

Cada lançamento deve mostrar claramente a data, os valores de débito e crédito, o título da transação e o número do comprovante. A precisão aqui é essencial para manter a integridade das contas e facilitar as auditorias.

Raphael Berguig,

Etapa 4: Siga os princípios contábeis

O registro de um lançamento contábil é uma operação relativamente simples. Entretanto, há alguns princípios contábeis que devem ser observados:

1. registrar as transações em ordem cronológica;
2. seguir a escrituração contábil de dupla entrada, o que significa que as colunas de débito e crédito devem estar equilibradas;
3. usar o lançamento reverso para cancelar um lançamento e, em seguida, fazer um novo lançamento, se necessário;
4. cada lançamento contábil deve fazer referência a um documento de apoio numerado para comprovar sua existência.

Uma palavra do especialista

O respeito aos princípios da escrituração contábil de dupla entrada e o registro cronológico das transações são fundamentais para uma contabilidade precisa e confiável. Isso garante que todas as contas estejam equilibradas e que os registros reflitam fielmente a realidade econômica da empresa.

Raphael Berguig,

Etapa 5: lançamento de uma fatura de compra

Como você registra uma fatura de compra?

1. Encontre as seguintes informações na fatura: valor sem IVA, valor com IVA, valor com IVA (e quaisquer outros encargos, como postagem).
   
   
2. Registre-as nas contas correspondentes:
   • creditar a conta Comercial pelo valor que inclui o IVA.
   • debite a conta 4456 IVA dedutível pelo valor do IVA,
   • debite a conta de despesas de compra (classe 6) pelo valor que exclui o IVA.
     
     
3. Em seguida, registre a transação bancária correspondente quando a dívida for paga:
   • débito da conta 401 Fornecedores pelo valor incluindo o IVA,
   • crédito na conta 512 Banco pelo valor incluindo o IVA.

Etapa 6: Inserir uma fatura de vendas

Como faço para inserir uma fatura de vendas?

1. Localize os seguintes itens na fatura: valor sem IVA, valor com IVA, valor com IVA (e quaisquer outros encargos, como postagem).
   
   
2. Registre-os nas contas correspondentes:
   • debite a conta de receita (classe 7) pelo valor que exclui o IVA,
   • debite a conta 4457 IVA coletado pelo valor do IVA,
   • creditar a conta do cliente com o valor incluindo o IVA.
     
     
3. Em seguida, registre a transação bancária correspondente quando a dívida for paga:
   • crédito na conta 411 Clientes pelo valor incluindo o IVA,
   • débito na conta 512 Banco pelo valor incluindo o IVA.

Etapa 7: reserva de um desconto

Para que o cliente reserve um desconto obtido de um fornecedor, você deve :

1. debitar a conta 401 Fornecedores,
2. creditar a conta 765 Descontos obtidos,
3. creditar a conta 44566 IVA sobre outros bens e serviços.

Para que o fornecedor registre um desconto concedido a um cliente, é necessário :

1. creditar a conta 411 Cliente,
2. debitar a conta 665 Descontos concedidos,
3. debitar a conta 44571 de IVA liquidado.

Etapa 8: Registrar uma nota de crédito do fornecedor

Fazer uma nota de crédito para corrigir a diferença é, portanto, uma prática comum. Mas como registrar essa nota de crédito do fornecedor?

Durante o período contábil

Registrando um desconto

1. débito na conta 4011 Fornecedores - Compras de mercadorias e serviços,
2. crédito na conta 44566 IVA suportado sobre outros bens e serviços,
3. crédito da conta 609 Descontos e abatimentos em compras,
4. garantir, no final do ano, que a conta 609 esteja equilibrada e que o valor tenha sido transferido para a conta de compras.

No caso de um ativo fixo, debite a conta 4041 e credite as contas 44562 e a conta de classe 2 relevante.

Lançamento de uma devolução

Credite a nota de crédito na conta de despesas debitada no momento da compra.

No final do período contábil

Em outras palavras, quando a nota de crédito não será recebida até o próximo período contábil.

Lançamento de um desconto ou devolução

1. débito da conta 4098 Descontos, abatimentos e reembolsos a serem obtidos e outras notas de crédito ainda não recebidas,
2. crédito da conta 44 586 Imposto sobre vendas em faturas ainda não recebidas,
3. creditar a conta de classe 6 correspondente.

Etapa 9: registro de uma nota de crédito de cliente

Como registrar uma nota de crédito concedida a um cliente?

Durante o período contábil

Lançamento de um desconto

1. débito da conta 709 Descontos e abatimentos concedidos pela empresa,
2. débito da conta 44571 IVA cobrado,
3. crédito da conta 4111 Clientes - Venda de mercadorias ou serviços,
4. No final do exercício, verifique se a conta 609 está equilibrada e se o valor foi transferido para a conta de compras.

No caso de um ativo fixo, debite as contas 775 e 4571 e credite a conta 4111.

Contabilização de uma devolução

Débito da conta 672 Encargos excepcionais de anos anteriores.

No final do exercício

Contabilização de um desconto ou devolução

1. debitar a conta de classe 7 correspondente,
2. débito da conta 44587 Imposto sobre vendas em faturas a serem emitidas,
3. crédito da conta 4198 Descontos, abatimentos e reembolsos a serem concedidos e outras notas de crédito a serem emitidas.

Se as contas a receber de clientes estiverem em crédito no final do exercício, ajuste debitando a conta 4111 e creditando a conta 4197.

Etapa 10: registro da apropriação de lucros

Registro de um prejuízo

Se você tiver um prejuízo no final do exercício financeiro, precisará transportar o prejuízo para o exercício financeiro seguinte.

1. conta de débito 119 Déficit transportado,

2. conta de crédito 129 Prejuízo do ano.

Contabilização de um lucro

Quando uma empresa gera lucros no final do exercício financeiro, ela deve alocá-los :

• para a reserva legal (mínimo de 5% dos lucros),

• para outras reservas opcionais (como a reserva estatutária),

• dividendos a serem pagos aos acionistas.

Veja como fazer isso

1. 1. débito da conta 120 Lucro do exercício,
   2. crédito da conta 1061 Reserva legal,
   3. crédito (conforme apropriado) na conta 1068 Outras reservas,
   4. crédito (conforme apropriado) na conta 457 Dividendos a pagar,
   5. crédito (se os lucros acumulados forem debitados no ano N-1) conta 119 Lucros acumulados débito.

Exemplo de um lançamento contábil

Vejamos o exemplo de uma empresa envolvida em uma atividade de compra e revenda. Isso nos permite ver tanto os lançamentos relativos à compra quanto os relativos à venda:

• a empresa compra de seu fornecedor um estoque de mercadorias no valor de 5.432,89 euros, excluindo o IVA,

• em seguida, revende cada unidade para seus clientes por 49,90 euros, incluindo o IVA.

Às vezes você não tem certeza em quais contas registrar suas despesas e receitas? Consulte nosso artigo dedicado ao plano de contas geral e baixe nosso PCG.

Lançamento contábil para a compra

Lançamento contábil da transação bancária correspondente à compra

Lançamento contábil de uma venda

Lançamento contábil da transação bancária correspondente à venda

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Software para automatizar lançamentos contábeis

Todos esses mecanismos de lançamentos contábeis parecem um pouco complexos para você? Nós entendemos!

Então, por que não usar um software para facilitar essa tarefa tediosa? Ao automatizar processos como lançamentos contábeis e reconciliações bancárias, você pode :

• economizar tempo
• reduzir erros
• facilitar a verificação e o controle.

Uma palavra do especialista

Automatizar os lançamentos contábeis usando um software como o Indy ou o Regate simplifica a entrada de dados, reduz erros e aumenta a eficiência. Essas ferramentas também facilitam a conformidade fiscal e a reconciliação bancária, facilitando os fechamentos mensais e anuais.

Raphael Berguig,

Aqui estão alguns exemplos:

• O Dext é um pacote de software pré-contábil que coleta e centraliza suas faturas de compra e converte todos os dados em lançamentos contábeis, facilitando o registro. Ele pode lidar com um volume muito grande de faturas de fornecedores e se integra perfeitamente à sua solução de gerenciamento contábil.
  
  
• O iPaidThat é um software de gerenciamento e automação contábil que facilitará muito o seu dia a dia.Usando inteligência artificial e aprendizado de máquina, ele coleta suas faturas, insere-as nas contas e as reconcilia com o banco, tudo automaticamente. Assim, você pode ser mais eficiente e confiável, com uma ferramenta incrivelmente fácil de usar.
  
  
• O Macompta.fr é uma solução on-line desenvolvida para autônomos e empresas muito pequenas. Ela oferece uma boa relação custo-benefício e é fácil de usar, possibilitando a automação de uma ampla gama de operações, inclusive a contabilidade e a conciliação bancária. A plataforma é abrangente, com recursos avançados, como balanço patrimonial e demonstrações de lucros e perdas, além de gerenciamento de caixa e declarações de impostos.
  
  
• O Pennylane é um pacote de software de contabilidade abrangente, perfeitamente adequado às necessidades das PMEs e de seus contadores. No que se refere à contabilidade, a ferramenta automatiza suas operações tanto quanto possível e reduz as ações manuais. Assim, você pode se concentrar mais em tarefas com maior valor agregado! Mas a Pennylane vai ainda mais longe, cuidando de toda a gestão (faturamento, compras, etc.) e gestão de caixa. Assim, você economiza um tempo precioso e toma decisões melhores sobre suas finanças.
  
  

• O QuickBooks economizará seu tempo na contabilidade! Esse software, desenvolvido para autônomos, VSEs e PMEs, automatiza seus processos contábeis: desde a entrada de despesas e o monitoramento de previsões orçamentárias até pagamentos recorrentes e reconciliação bancária. Aproveite o suporte gratuito ao cliente para dominar a ferramenta em todo o seu potencial.
  
  

• O Sage Business Cloud Compta é um software 100% em nuvem adaptado às necessidades das VSEs e PMEs. Além de lhe dar o benefício da sólida experiência da Sage, a solução economiza seu precioso tempo. Por exemplo, ela automatiza a geração de entradas de compras, vendas e fluxo de caixa (importando suas faturas e extratos bancários), além de verificá-las e validá-las. Tudo isso com a ajuda de uma ferramenta modular e fácil de usar.
  
  

• O Spendesk é uma solução que centraliza todo o gerenciamento de despesas de sua empresa. Ele automatiza a entrada de dados, a coleta de faturas e a reconciliação bancária, além de fazer interface com seu software de contabilidade para exportar seus dados com um único clique, com a tranquilidade de saber que você tem dados confiáveis e todos os documentos de suporte associados às suas despesas.

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Você também pode usar um contador registrado on-line, uma solução de gerenciamento de contabilidade on-line que inclui uma ferramenta de automação e suporte personalizado de um especialista.