Contabilidade de uma associação sem fins lucrativos nos termos da Lei de 1901: quais são os requisitos?
Contabilidade para associações sem fins lucrativos de acordo com a Lei de 1901: por onde começo?
Essa é uma pergunta legítima quando você cria uma associação nos termos da Lei de 1901 ou se torna tesoureiro, e quer fazer as coisas corretamente.
Então, quais são as obrigações contábeis da associação? Quais documentos contábeis são necessários? Você precisa seguir o plano de contas da associação?
Todas as respostas, nossos conselhos e uma seleção de ferramentas neste artigo!
As obrigações contábeis de uma associação sem fins lucrativos
Embora todas as organizações sem fins lucrativos sejam obrigadas a manter uma contabilidade, não há um formato definido para a apresentação dessas contas. Portanto, elas são livres para escolher se querem ou não manter a contabilidade.
Uma associação sem fins lucrativos nos termos da Lei de 1901 pode, portanto, optar por manter uma contabilidade de caixa, seja ela :
- Entrada única: a associação registra os recebimentos e desembolsos do ano em um diário,
- entrada dupla: os recebimentos e desembolsos também são registrados em um livro diário, mas com contas de compensação.
Por outro lado, algumas associações ainda estão sujeitas a obrigações relativas à apresentação de suas contas, dependendo :
- da natureza da atividade
- do valor do financiamento recebido
- do tamanho da organização.
Por que manter a contabilidade de uma associação?
Quando se trata de uma associação pequena, é fácil ficar tentado a ver a contabilidade como uma restrição e a dedicar o mínimo de tempo possível a ela.
No entanto, o fato de a missão da sua associação não ter fins lucrativos não significa que a contabilidade adequada não possa lhe trazer benefícios - muito pelo contrário!
Aqui estão apenas alguns dos benefícios:
- maior transparência em relação aos membros, que têm direito de acesso às contas da associação à qual pertencem
- em caso de auditoria pelas autoridades, a associação deve ser capaz de apresentar suas contas atualizadas e de acordo com as regras;
- melhor gerenciamento da associação para orientar seu desenvolvimento, graças a uma visão geral clara da situação financeira que permite a tomada de decisões informadas;
- solicitação de subsídios, o que exige a apresentação de contas e demonstrações financeiras para justificar o uso de recursos.
Órgãos de auditoria
Quem pode auditar as contas de uma associação? Há vários órgãos que podem auditar as contas de uma associação:
- a Inspetoria Geral de Finanças, se a sua associação tiver recebido subsídios do Estado, da UE ou de um órgão público,
- delegados territoriais, se a sua associação tiver recebido subsídios de uma autoridade local
- uma câmara regional, se a sua associação tiver recebido um subsídio de mais de € 1.500 de um órgão público ou de uma autoridade local,
- a Cour des Comptes, se a sua associação tiver recebido uma subvenção do Estado ou da União Europeia,
- URSSAF, para todas as questões relacionadas a encargos e contribuições de seguridade social,
- as autoridades fiscais, se a associação estiver sujeita ao imposto sobre as sociedades.
Consulte também: Um guia completo para gerenciar sua associação adequadamente
Certificação das contas de uma instituição beneficente
A sua associação precisa ter suas contas certificadas?
As contas anuais devem ser certificadas por um auditor estatutário se a associação :
- incluir essa obrigação em seu estatuto social
- receber mais de €153.000 em subsídios públicos por ano,
- for responsável pelo monitoramento da qualidade do ar,
- for responsável pelo gerenciamento de um fundo de solidariedade habitacional,
- for uma organização de treinamento vocacional contínuo e exceder dois dos três limites a seguir,
- Balanço patrimonial de 228.000 euros
- 153.000 em recursos
- 3 funcionários
- exerce uma atividade econômica e excede dois dos três limites a seguir
- 1.500.000 euros de balanço patrimonial
- 3.100.000 em recursos
- 50 funcionários
Se você não for obrigado a certificar suas contas, ainda poderá recorrer aos serviços de um auditor estatutário voluntariamente.
Como se faz para certificar as contas de uma associação?
Em primeiro lugar, é preciso escolher um auditor, que será nomeado quando os estatutos da associação forem elaborados ou na Assembleia Geral, se a associação já existir.
O auditor verificará as contas no final do ano, realizando uma auditoria para verificar se tudo foi feito de acordo com as regras e se os documentos fornecidos correspondem à realidade. Se o tesoureiro ou um contador já tiver realizado esse trabalho de verificação, ele poderá repassá-lo ao auditor estatutário para facilitar sua tarefa.
Que tipo de contabilidade é exigida para uma associação sem fins lucrativos nos termos da Lei de 1901?
Contabilidade de caixa da associação
A contabilidade de caixa envolve o registro e o monitoramento apenas de despesas e receitas.
Cada entrada ou saída de caixa dá origem a um lançamento contábil que deve refletir :
- a data da transação
- a natureza da transação
- o valor da transação,
- se é uma despesa ou um recebimento.
No final de cada mês, a diferença entre despesas e receitas dá um resultado simplificado.
Para quais associações?
Esse tipo de contabilidade é suficiente para associações recém-criadas ou pequenas estruturas, que não precisam gerenciar dívidas e recebíveis.
Vantagens
Não requer conhecimento especial de contabilidade e leva pouco tempo para ser concluído.
Desvantagens
Não permite que você controle as dívidas e as contas a receber, para orientar adequadamente a administração e o desenvolvimento da associação, e não permite que você solicite subsídios ou contrate funcionários, por exemplo.
Veja também: Como você gerencia o fluxo de caixa da sua associação? Conselhos e um kit de ferramentas!
Contabilidade de compromissos
Além de registrar os fluxos de caixa, a contabilidade de compromissos também registra dívidas e contas a receber quando uma fatura é recebida ou emitida.
Para verificar se os lançamentos correspondem perfeitamente aos fluxos financeiros, as reconciliações bancárias precisam ser realizadas regularmente. Para isso, cada lançamento contábil vinculado à conta bancária deve ser comparado com os movimentos reais registrados nos extratos.
Para quais associações?
Uma associação usará a contabilidade de exercício se:
- seu estatuto social assim o previr,
- ela quiser solicitar subsídios,
- quiser recrutar pessoas,
- quiser realizar uma atividade econômica,
- seu objetivo for comercial e ela pagar imposto sobre as sociedades,
- sua atividade exige que ela tenha dívidas e contas a receber,
- ela simplesmente opta por fazê-lo.
Vantagens
Fornece um quadro completo da situação financeira e facilita a direção da associação.
Desvantagens
Mais complexo do que a contabilidade de caixa, consome muito tempo e pode ser difícil de ser mantido por alguém que não esteja familiarizado com a contabilidade, especialmente se não estiver equipado com um software de contabilidade ou não for acompanhado por um contador credenciado.
Plano de contas da Associação 2020: novas regras
Dependendo da situação, não há nada de trivial na contabilidade de uma associação sem fins lucrativos nos termos da Lei de 1901. Para as associações obrigadas a apresentar suas contas, em particular, isso pode ser complexo.
Foi com isso em mente que o plano de contas da associação foi introduzido no início dos anos 2000. Ele serve como referência para a manutenção das contas.
Uma versão alterada está em vigor desde 1º de janeiro de 2020.
Software de contabilidade para automatizar sua escrituração contábil?
O fato de ser uma associação não significa que você não possa ter um bom software de contabilidade. Eles oferecem uma série de vantagens, como
- menos erros manuais
- visibilidade em tempo real do fluxo de caixa graças aos painéis de controle,
- automação de determinadas tarefas (lançamentos contábeis, conciliação bancária, por exemplo),
- e considerável economia de tempo.
Aqui está uma seleção de softwares que podem ser úteis para você:
- O Itool da EBP atualiza dinamicamente seus dados e o lembra dos prazos para a declaração de impostos.
- O Sage 100c o mantém informado sobre pagamentos em atraso em tempo real. É bom saber: a Sage Foundation está oferecendo duas licenças gratuitas para organizações sem fins lucrativos qualificadas.
- Com a Zervant, você pode acompanhar facilmente seus recebimentos de caixa e gerar relatórios financeiros automaticamente. Essa solução ainda permite que você crie seu próprio site.
- Com o memboGo, especializado em gerenciamento de associações, você pode gerenciar seu diário contábil, assinaturas, renovações e contribuições financeiras em uma única interface.
Encontre o software de gerenciamento certo para sua associação com este teste:
Então, você está pronto para gerenciar suas contas adequadamente?
Artigo traduzido do francês